ZAPROSZENIE do składania ofert na realizację usługi pn: „Zorganizowanie autokarowej wycieczki do Niemiec dla laureatów konkursu „Zielony Patrol".

Urząd Miasta Kielce,

Wydział Środowiska

ul. Strycharska 6,

25-659 Kielce

 

Śr-V. 605.2.10.2015

ZAPROSZENIE

do składania ofert na realizację usługi pn:

 „Zorganizowanie autokarowej wycieczki do Niemiec dla laureatów konkursu „Zielony Patrol".

 

 

Przedmiot zamówienia realizowany na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych:

 

1. Opis przedmiotu zamówienia,

Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie autokarowej wycieczki do  Niemiecdla grupy ok. 58 osób (w tym uczniów w wieku 10-16 lat – 45 osób) w terminie 28.06. – 4.07.2015r. Ostateczna liczba osób, uczestników wycieczki, zostanie podana wykonawcy najpóźniej na 10 dni przed planowanym terminem wycieczki. Liczba osób, uczestników wycieczki może ulec zmniejszeniu o max 5 osób bez zmiany ceny jednostkowej.

Wymagany minimalny zakres zamówienia tj. program i wymagania Zamawiającego dotyczące wycieczki, zawarty został w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Zaproszenia.

Wykonawca zobowiązany jest, w ramach niniejszego zamówienia, do:

1. zorganizowania i przeprowadzenia autokarowej wycieczki do Niemiec, zgodnie
   z wymaganym minimalnym zakresem zamówienia określonym w Załączniku nr 1 do Zaproszenia oraz zgodnie z opracowanym przez wykonawcę szczegółowym programem wycieczki;

b) sporządzenia i przekazania Zamawiającemu szczegółowego programu wycieczki, na co najmniej 14 dni przed terminem wycieczki, zawierającego w szczególności:

• opis bazy noclegowej – miejsce i warunki zakwaterowania (w tym nazwa hotelu i jego kategoria),
• opis transportu (ze wskazaniem rodzaju i klasy autokaru),
• program wycieczki uwzględniający wymagany minimalny zakres zamówienia określony w Załączniku nr 1 do Zaproszenia, z wykazem obiektów, które będą zwiedzane z zewnątrz i tych, do których przewidziany jest wstęp;
• rezerwacji i zakupu biletów wstępu/wejść do wskazanych obiektów/miejsc;
• zapewnienia transportu autokarem uczestnikom wycieczki oraz niezwłocznego (do 3 godz.) podstawienia, w przypadku awarii, autokaru zastępczego o parametrach określonych
  w Załączniku nr 1 do Zaproszenia;

e) zapewnienie transportu w trakcie wycieczki do zwiedzanych obiektów/miejsc (w tym ew. biletów na komunikację zbiorową w zwiedzanych miastach);

f)   zawarcia na rzecz osób uczestniczących w wycieczce umów ubezpieczenia od następstw

nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia i ubezpieczenia bagażu, na każdą osobę, na kwoty nie niższe niż: 7.000 zł – NNW, 10 000 euro – KL, 200 euro – bagaż oraz przesłania Zamawiającemu kopii tych umów ubezpieczenia najpóźniej na 2 dni przed terminem wyjazdu na wycieczkę.

 

2.  Nie dopuszcza się złożenia ofert częściowych.

 

3. Zastrzega się, ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, że całość zamówienia tj. zorganizowanie wycieczki nie może być powierzona podwykonawcom.

 

4.  Nie przewiduje się udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

 

5. Warunki udziału w postępowaniu dotyczące wykonawców oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków w zakresie:

1. uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa   nakładają obowiązek ich posiadania:
2. posiadanie wszelkich uprawnień wymaganych prawnie do świadczenia usług turystycznych wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 223,poz. 2268 z późn. zm.),

- sposób dokonania oceny spełnienia warunków: załączone do oferty zaświadczenie o wpisie do Rejestru Organizatorów i Pośredników Turystycznych oraz dokument umowy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej lub ubezpieczenia na rzecz klientów;

      Wymagana forma dokumentów - oryginał lub kopia poświadczona „za zgodność z oryginałem" zgodnie
      z opisem w pkt 9 lit. i niniejszego Zaproszenia

1. wiedzy i doświadczenia:
2. wykonanie w sposób należyty co najmniej jednejwycieczkizagranicznej, minimum                             5-ciodniowej, dla młodzieży w grupie wiekowej 7-18 lat;

            - sposób dokonania oceny spełnienia warunków: załączony do oferty wykaz usług;                          

               Wymagana forma dokumentu - oryginał  

 

1. potencjału technicznego:
2. dysponowanie autokarem klasy lux (klimatyzacja, barek - dostępny bez ograniczeń ilościowych - bezpłatna kawa, herbata, cukier, mleko, telewizor LCD, video, czynna toaleta), wyprodukowanym nie wcześniej niż w 2012 r., o liczbie miejsc siedzących dla co najmniej 58 osób;  

   - sposób dokonania oceny spełnienia warunków: załączony do oferty wykaz sprzętu.                   

       Wymagana forma dokumentu - oryginał  

 

6. Opis sposobu obliczenia ceny

Cena brutto za zorganizowanie i przeprowadzenie wycieczki stanowić będzie iloczyn przewidywanejilości uczestników wycieczki (58 osób) oraz ceny jednostkowej brutto za jednego uczestnika wycieczki.

Ceny (cena brutto zazorganizowanie i przeprowadzenie wycieczki dla 58 uczestników oraz cena jednostkowa brutto za 1 uczestnika) winny zawierać wszelkie koszty niezbędne do należytego zrealizowania całego planowanego przedmiotu zamówienia, a w szczególności określone w Załączniku nr 1 do Zaproszenia.

Dla porównania złożonych ofert brana będzie pod uwagę podana przez Wykonawcę w formularzu ofertowymcena brutto zazorganizowanie i przeprowadzenie wycieczki dla 58 uczestników. Natomiast wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn faktycznej ilości uczestników wycieczki i ceny jednostkowej brutto za jednego uczestnika wycieczki. Do rozliczenia obowiązująca będzie cena jednostkowa brutto podana w ofercie za organizację i przeprowadzenie wycieczki dla jednego jej uczestnika.

Oferowane ceny winny uwzględniać należny podatek od towarów i usług VAT oraz powinny być podane cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

 

7. Proponowane kryteria wyboru ofert, wraz z podaniem znaczenia kryteriów oraz sposobu oceny ofert: cena – 100%

 

1. C_min

C = --------- x 100pkt.

C_B

C – wartość punktowa ceny

C_min – cena najniższa spośród wszystkich ofert spełniających wymagania Zamawiającego

C_B – cena badanej ofert

 

8. Przewiduje się zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie

     której dokonano wyboru wykonawcy w następujących przypadkach:

a) zmiany kolejności zwiedzania obiektów/miejsc,

b) zmiany osób realizujących umowę pod warunkiem, że osoby te będę spełniały wymagania określone w zaproszeniu,

c) w każdym przypadku, gdy zmiana ta jest korzystna dla Zamawiającego (np. gdy obniży to koszty realizacji umowy).

 

9. Opis sposobu przygotowania ofert :

  9.1 Wymogi formalne:

1. każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;
2. oferta musi obejmować całość zamówienia i musi być sporządzona zgodnie
   z wymogami zawartymi w niniejszym Zaproszeniu,
3. do oferty winny być dołączone wszystkie oświadczenia i dokumenty wskazane
   w Zaproszeniu w pkt 5;
4. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty i załączników do oferty na formularzach
   sporządzonych przez Wykonawcę, pod warunkiem, że ich treść odpowiadać będzie formularzom określonym przez Zamawiającego w załącznikach do niniejszym Zaproszeniu;
5. oferta oraz załączniki do oferty muszą być sporządzone w języku polskim, pisemnie na papierze, przy użyciu nośnika pisma nieulegającego usunięciu bez pozostawiania śladu;
6. Zamawiający uznaje, że podpisem jest: złożony własnoręcznie znak, z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego, a jeżeli własnoręczny znak jest nieczytelny lub nie zawiera imienia i nazwiska to musi być on uzupełniony napisem (np. w formie odcisku stempla), z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego;
7. formularz oferty, oświadczenia również te złożone na załącznikach do niniejszego zaproszenia  muszą być podpisane przez Wykonawcę/upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy
   w sposób wskazany w lit.f);
8. każda poprawka w ofercie musi być podpisana przez osobę/y podpisującą/e ofertę.
9. kopie wymaganych dokumentów winny być poświadczone „za zgodność z oryginałem", przez upoważnionego/ych przedstawiciela/li Wykonawcy w sposób wskazany w  lit. f).

    9.2. Opakowanie oferty

1. ofertę należy złożyć w trwale zamkniętym, nieprzejrzystym i nienaruszonym opakowaniu
   (kopercie), uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty przed upływam
   terminu składania ofert;
2. opakowanie musi zostać opatrzone:

-	adresem Zamawiającego:	Urząd Miasta Kielce, Wydział Środowiska ul. Strycharska 6, 25-659 Kielce
-	napisem:	Oferta na: „Zorganizowanie autokarowej wycieczki do Niemiec  dla laureatów konkursu „Zielony Patrol".
-	adresem Wykonawcy: (DOPUSZCZA SIĘ ODCISK STEMPLA)	Nazwą Wykonawcy(nazwą/firmą), dokładnym adresem (siedzibą), numerem telefonu i faksu

 

lub podobnym napisem dostatecznie wyróżniającym ofertę spośród innej korespondencji
wpływającej do Zamawiającego;

1. wszelkie elementy oferty nieopakowane i nieoznaczone w powyższy sposób mogą nie być brane pod uwagę podczas porównania i oceny ofert, a brak powyższych adnotacji
   Wykonawcy może być przyczyną otwarcia oferty w sposób i w terminie niezgodnym
   z zapisami niniejszego Zaproszenia.

10. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego:

Urząd Miasta Kielce, Ul. Strycharska 6, 25-659 Kielce, 

Sekretariat Wydziału Środowiska lub Kancelaria ogólna pok. 12

1. Termin składania ofert upływa w dniu  03.06.2015r.  o godz. 10:00.                    
2. Zamawiający niezwłocznie zwraca ofertę, która została złożona po terminie.
3. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego:

Urząd Miasta Kielce, Wydział Środowiska

Ul. Strycharska 6, 25-659 Kielce,  pok. nr 310, III piętro

w dniu  03.06.2015r.  o godz. 10:30.  Otwarcie ofert jest jawne.

1. Dokonując otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców,

a także informacje dotyczące ceny za wykonanie zamówienia.

 

 

 

 

 

 

 

 

Kielce, dnia   28.05.2015r.                                                      Witold Bruzda

Dyrektor Wydziału Środowiska UM Kielce

 

 

 

W załączeniu:

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia	– Załącznik nr 1
Formularz ofertowy	– Załącznik nr 2
Wykaz usług	– Załącznik nr 3
Wykaz sprzętu	– Załącznik nr 4
Wzór umowy	– Załącznik nr 5