Na podstawie upoważnienia Nr 13/2017 z dnia 16 sierpnia 2017 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 17 sierpnia 2017 r. do 6 października 2017 r. kontrolę problemową w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Kielcach w spraw organizacyjno – prawnych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem, dochodów i wydatków oraz przestrzegania przepisów ustawy  Prawo zamówień publicznych za okres od dnia 01 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016r.

1.  Wnioski pokontrolne (zalecenia) Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji Kielcach:

Wniosek pokontrolny nr 1

Dostosować przepisy wewnętrzne do obowiązujących przepisów prawa oraz do stanu obowiązującego w jednostce.

Wniosek pokontrolny nr 2

Rejestrwydanych pełnomocnictw i upoważnień oraz rejestr wydanych upoważnień do przetwarzania danych osobowychnależy uzupełnić oraz zadbać, o to aby wpisy w ww. rejestrach były dokonywane na bieżąco. W dalszej działalności jednostki dopilnować, aby wszelkie upoważnienia oraz pełnomocnictwa dla pracowników MOSiR były wydawane tylko i wyłącznie przez Dyrektora jednostki.

Wniosek pokontrolny nr 3

W dalszej działalności jednostki zadbać o należyte oznaczenie i zabezpieczenie gotówki w kasie AH oraz przestrzegać ustalonej w jednostce wysokości pogotowia kasowego dla kasy głównej, jak i dla kas na obiektach.

Wniosek pokontrolny nr 4

Zadbać o to, aby na każdym obiekcie, gdzie dokonywana jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna znajdować się kasa fiskalna.

Wniosek pokontrolny nr 5

Uregulować kwestię zaliczek przyznawanych pracownikom oraz właściwie ją dokumentować oraz rozliczać.

Wniosek pokontrolny nr 6

Wszelkie niedobory i nadwyżki na kontach bilansowych wyjaśniać na bieżąco, a w księgach rachunkowych jednostki stosować odpowiednie zapisy korygujące.

Wniosek pokontrolny nr 7

Uzupełnić książkę obiektu budowlanegoHali Widowiskowo – Sportowej przy ul. Żytniej 1 o brakujące wpisy zgodnie z § 5 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 nr 120 poz. 1134).

Wniosek pokontrolny nr 8

Środki trwałe oraz wyposażenie oznaczać tak, aby można było je zidentyfikować na podstawie wpisów w księgach inwentarzowych.  Ewidencję ilościowo – wartościową oraz ilościową prowadzić tylko i wyłącznie za pomocą posiadanego (wdrożonego) programu komputerowego. Drobne wyposażenie o niskiej wartości określonej w załączniku nr 8 do polityki rachunkowości przenieść do ewidencji ilościowej.

Wniosek pokontrolny nr 9

Skrócić do minimum obieg dokumentów  dotyczących przyjęcia środka trwałego.

Wniosek pokontrolny nr 10

Dodatek specjalny oraz dodatek funkcyjny przyznawać zgodnie z zapisami Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach oraz zgodnie z  ustawą z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2016, poz. 902, późn. zm).

Wniosek pokontrolny nr 11

Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego oraz wynagrodzenie dla pracowników wychowujących przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat obliczać zgodnie  z wymiarem zatrudnienia oraz złożonym wnioskiem, ze szczególnym uwzględnieniem § 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie Pracy.

Wniosek pokontrolny nr 12

Przy naliczaniu nagród za 20 lat pracy stosować odpowiednią wysokość dodatku stażowego. Przestrzegać terminu wypłaty nagród jubileuszowych wynikającego z § 8 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2014 r. poz.1786, z późn. zm) lub Regulaminu wynagradzania pracownikówMiejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach.

Wniosek pokontrolny nr 13

Wszelkie wypłaty  związane z rozwiązaniem stosunku pracy należy wypłacać w ostatnim dniu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem odpraw rentowych czy ekwiwalentów za pracę.

Wniosek pokontrolny nr 14

Podstawę wynagrodzeń związanych z chorobą oraz wysokość dodatku stażowego wypłacanego podczas choroby obliczać zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych
z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2016 r. poz. 372
z póź. zm).

Wniosek pokontrolny nr 15

Wszystkie dodatkowe wypłaty bez względu na źródło finansowania czy rodzaj związane ze stosunkiem pracy powinny być regulowane w jeden sposób wskazany przez pracownika w stosownym oświadczeniu, w tym wypadku bezgotówkowo.

Wniosek pokontrolny nr 16

W dalszej działalności jednostki bilety komunikacji miejskiej powinny pozostawać w dyspozycji pracodawcy i być udostępniane poszczególnym pracownikom. Za prawidłową    ewidencję przychodu i rozchodu powinno być odpowiedzialne Biuro.

Wniosek pokontrolny nr 17

Ryczałty za używanie przez pracowników  samochodu prywatnego do celów służbowych wypłacać zgodnie z zawartymi umowami oraz danymi w niej zawartymi, a także ze składanymi przez pracowników oświadczeniami.

Wniosek pokontrolny nr 18

Wszelkie koszty dotyczące podróży służbowych krajowych ewidencjonować zgodnie z  załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm).

Wniosek pokontrolny nr 19

W dalszej działalności jednostki zadbać o należyte dekretowanie dokumentów księgowych, ze szczególnym uwzględnieniem art. 14, 20, 21 oraz 23 ustawy o rachunkowości ( Dz. U.
z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.)

Wniosek pokontrolny nr 20

Uaktualnić wykaz osób odpowiedzialnych z zatwierdzanie dokumentów pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, do wypłaty oraz zatwierdzających, że dany wydatek mieści się w planie finansowym jednostki. Podczas nieobecności głównej księgowej jednostki wskazać osoby mogące ją zastępować, jednak posiadające niezbędne kwalifikacje.

Wniosek pokontrolny nr 21

Koszty wszelkich badań pracowników pokrywać bezpośrednio ze środków finansowych jednostki, zgodnie z Działem X, Rozdziałem VI Kodeksu pracy z dnia 26.06.1974 r. (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r., poz. 1666 z późniejszymi zmianami).

Wniosek pokontrolny nr 22

Opracować zasady korzystania z parkingu znajdującego się przy ul. Żytniej 1 ze szczególnym uwzględnieniem zasad dotyczących wydawania oraz zwrotu kart i breloków umożliwiających wjazd i wyjazd z parkingu. Podpisać z osobami lub firmami korzystającymi z usług parkingowych stosowne umowy.

Wniosek pokontrolny nr 23

Stawki najmu powierzchni reklamowej ustalać zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach w sprawie ustalenia cennika powierzchni reklamowych na obiektach  Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach. Zadbać o właściwy termin zawierania umów zgodnie z art. 44 ust.4 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późniejszymi zmianami ). Corocznie przeprowadzać analizę podpisanych umów, a co za tym idzie  stawek czynszowych dotyczących najmu lokali użytkowych i nieruchomości administrowanych przez MOSiR w celu określenia minimalnej stawki za 1 m ² umożliwiającej realizację zadań wynikających z Uchwały Nr XLIV/1062/2009 Rady Miejskiej w sprawie zasad gospodarowania obiektami stanowiącymi mienie komunalne administrowanymi przez Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Kielcach z późniejszymi zmianami. W przypadku ustalania cen w drodze negocjacji zawierać taką informację  w treści umowy. Przestrzegać terminów, na które zawierane są umowy, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r.) oraz Kodeksu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2017 r., poz. 459 z póź.zm.) oraz  art. 44 ust.4 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 z późniejszymi zmianami ).

Wniosek pokontrolny nr 24

Opracować nowe zasady dotyczące dofinansowania do okularów niezbędnych przy pracy przy monitorze komputerowym zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU z 1998 r, nr 148, poz. 973), ze szczególnym wskazaniem dokumentów na podstawie, których ma być wypłacone dofinansowanie oraz jakie powinny zawierać dane.

Wniosek pokontrolny nr 25

Przestrzegać ustalonych terminów wypłat ekwiwalentu za pranie odzieży oraz wysokości
i zasad naliczenia ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej określonych w Zarządzeniu Dyrektora MOSiR w Kielcach.

Wniosek pokontrolny nr 26

Opracować procedury wewnętrzne dotyczące  określenia trybu postępowania i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników MOSiR. Ponadto ewidencję wydatków ww. zakresie ewidencjonować zgodnie z  rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U.
z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm).

Wniosek pokontrolny nr 27

Przestrzegać zasad korzystania ze służbowych telefonów komórkowych oraz miesięcznych limitów kosztów wskazanych w Regulaminie korzystania ze służbowych telefonów komórkowych przez pracowników Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach.

Wniosek pokontrolny nr 28

W dalszej działalności jednostki wypłaty finansowane ze  środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wypłacać na podstawie kompletnej, wymaganej regulaminem dokumentacji .

Wniosek pokontrolny nr 29

Przestrzegać zapisów umowy w zakresie zmiany terminu oraz zmiany wynagrodzenia wykonawcy.

Wniosek pokontrolny nr 30

W dalszej działalności jednostki rejestr depozytów powinien prowadzić na  bieżąco zastępca kierownika Działu Ekonomiczno – Administracyjnego ds. inwestycji i eksploatacji, jako osoba  odpowiedzialna za kontrole terminów ważności i zwrot kontrahentowi gwarancji oraz weksli.

Wniosek pokontrolny nr 31

Całość dokumentacji w zakresie zamówień publicznych  bez względu na wartość zamówienia, formę czy rodzaj przechowywać w jednym dziale.