Na podstawie upoważnienia Nr 11/2015 z dnia 21 sierpnia 2015 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 24 sierpnia 2015 r. do 7 października  2015 r. kontrolę problemową wTeatrze Lalki i Aktora „Kubuś" w Kielcach oraz Kieleckim Centrum Kultury w Kielcach w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz przychodówi kosztów,a także przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

1. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Teatrze Lalki i Aktora „Kubuś" w Kielcach stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności ze stanem faktycznym w jednostce m.in. instrukcji kasowej w zakresie wysokości pogotowia kasowego, momentu odprowadzania nadwyżki ponad ustalony limit gotówki w kasie, stosowanych druków ścisłego zarachowania (czeki), regulaminu organizacyjnego w zakresie schematu struktury organizacyjnej TLiA „Kubuś" w Kielcach, regulaminu wynagradzania w zakresie sposobu naliczania i wypłacania nagród jubileuszowych.
• W badanym okresie czasu stwierdzono przekroczenia tzw. „pogotowia kasowego" ponad ustalony limit.
• Środki finansowe rozliczone jako zaliczka na wydatki bieżące zostały wydatkowane przed datą pobrania zaliczki przez wskazanego we wniosku pracownika.
• W trakcie wyrywkowej kontroli stwierdzono, że data przyjęcia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dowód OT) oraz data wpisu do książki inwentarzowej środków trwałych nie odpowiada dacie pod którą dany składnik majątku (środek trwały lub wartość niematerialna i prawna) został zaewidencjonowany na koncie 011 lub 023, dotyczy to np. licencji programu RESOLUME, projektorów BenQ MW820 st., podłogi baletowej oraz taśmy.
• W aktach osobowych jednego pracownika stwierdzono brak aktualnych badań okresowych.
• Skontrolowano naliczenie oraz wypłatę nagród jubileuszowych wybranych pracowników, przy czym u jednego pracownika wypłata nagrody nastąpiła przed datą nabycia do niej prawa , jak wynika z dokumentacji kadrowej , a u drugiego pracownika 26 dni po nabyciu do niej prawa. Ponadto u czterech pracowników w podstawie naliczenia nagrody jubileuszowej uwzględniono np. składniki zmienne, które były  wyliczane zarówno z okresu 3-y miesięcznego, jak i 12-sto miesięcznego w zależności od tego, która opcja wyliczenia była korzystniejsza dla pracownika. Zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagród jubileuszowych podstawą obliczenia nagrody jubileuszowej jest wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia do niej prawa, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Nagrodę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Ponadto wypłata nagrody powinna nastąpić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika do niej prawa.
• Skontrolowano naliczenie oraz wypłatę wynagrodzeń wybranych pracowników, przy czym w jednym przypadku stwierdzono, że pracownik, który został zatrudniony w trakcie miesiąca otrzymał wynagrodzenie brutto o 32,80 zł niższe od tego, które powinien otrzymać w miesiącu kwietniu 2014 r.

2. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Kieleckim Centrum Kultury w Kielcach stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności ze stanem faktycznym w jednostce m.in. regulaminu pracy w zakresie udzielania pracownikowi dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedziele, regulaminu organizacyjnego w zakresie schematu organizacyjnego KCK.
• Jednostka posiada ustalone pogotowie kasowe w wysokości 20.000 zł , które może być przekroczone w związku z organizowaniem imprez artystycznychnp. OFF FASHION. W takim wypadku zgodnie z zarządzeniem Nr 1 Dyrektora KCK w Kielcach z dnia 2 stycznia 2014 roku nadwyżka środków powinna być odprowadzona do banku niezwłocznie po rozliczeniu raportu kasowego. Przykładowo w dniach 23-24.05.2014 r. zorganizowano  OFF FASHION, gotówka została podjęta 23.05.2014 r., a nadwyżka odprowadzona dopiero 28.05.2014.
• Stwierdzono, że dokumenty źródłowe operacji kasowych nie mają nadanych kolejnych numerów nie są trwale połączone z wydrukiem raportu kasowego. 
• W trakcie wyrywkowej kontroli stwierdzono, że jednostka udziela zarówno stałych jak i jednorazowych zaliczek dla pracowników. Zaliczka stała, na bieżące wydatki, rozliczana co najmniej raz do roku została przydzielona trzem pracownikom jednostki. W przypadku zaliczek jednorazowych rozliczenie powinno nastąpić w ciągu 14 dni od jej udzielenia, zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami. Ponadto aby otrzymać kolejną zaliczkę należy rozliczyć się z poprzedniej zaliczki. W trakcie kontroli środków finansowych wydatkowanych z zaliczek stwierdzono, że kierowca otrzymał zaliczkę stałą oraz zaliczkę jednorazową, które zostały rozliczone dopiero 22.12.2014 r. W trakcie 2014 roku ww. pracownik wydatkował środki finansowe z zaliczki, ale rozliczano je jako zwrot kosztów, a nie jak rozliczenie zaliczki na stosownych drukach. Ponadto druk  rozliczenia zaliczki nie ma wpisanej daty pobrania zaliczki, brak daty i podpisu osoby pobierającej.
• W jednostce prowadzony jest rejestr druków ścisłego zarachowania, w którym ewidencjonowane są operacje tylko i wyłącznie rozchodu kart drogowych, potwierdzone własnoręcznym podpisem osób pobierających. W rejestrze powinien być także ewidencjonowany przychód kart drogowych tj. ilość i data przychodu, podpis osoby przyjmującej na stan.
• Podczas kontroli stwierdzono opóźnienia w zapłacie za cztery faktury T-MOBILE za telefon komórkowy, skutkujące naliczeniem odsetek w wysokości 12,19 zł.
• W wyniku przeprowadzonej wizji na terenie jednostki wyrywkowo dokonano kontroli oznaczenia numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia jednostki. W powyższym zakresie stwierdzono, że składniki majątku posiadają nieaktualne (niejednolite) oznaczenia, mają podwójne oznaczenia lub nie są oznaczone w ogóle np. projektor CANTATA, fotel skórzany, efektowy oświetlacz LED XEOS, telewizor i DVD w sali konferencyjnej, telewizor w barku, dźwiękowy system ostrzegawczy, biurko w rekwizytorni, rekwizyty sceniczne (dzik, owca), telefon stacjonarny PANASONIC w sali konferencyjnej, komoda w holu przy barku. Na terenie jednostki znajdowały się przedmioty (wyposażenie -meble) nie będące własnością KCK (własność pracowników).  W pomieszczeniach znajdują się spisy inwentarza, które są nieaktualne np. sala konferencyjna spis inwentarza z dnia 14.10.2009 r., pokój informatyka spis inwentarza z dnia 04.11.2009 r.  Ostatnia całościowa inwentaryzacja została przeprowadzona w 2011 roku, a więc wykazy składników majątkowych znajdujące się w pomieszczeniach powinny być po tej inwentaryzacji zaktualizowane.
• Podczas wyrywkowej kontroli ewidencji czasu pracy stwierdzono, że jednostka nie stosuje się do art. 133 Kodeksu pracy oraz do § 25 oraz §38 Regulaminu pracy  Kieleckiego Centrum Kultury, dotyczącego przerw w pracy (czasu odpoczynku).
• Kontrola wykazała, że w wynagrodzeniu za czas urlopu ze zmiennych składników do podstawy przyjęto kwoty wypłacone w okresie 3-ech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu i podzielono na normę godzin z trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, zamiast faktycznie wypracowanych i wypłaconych. Wypłata zmiennych składników (godzin ponadwymiarowych, nocnych) następuje do 10-tego następnego miesiąca.  Ponadto jeden ekwiwalent pieniężny za urlop został błędnie wyliczony, gdyż w podstawie uwzględniono składniki zmienne w niewłaściwej wysokości.
• W wynagrodzeniu chorobowym i zasiłku chorobowym jednego pracownika stwierdzono, że w podstawie wynagrodzenia i zasiłku nie uwzględniono dodatku funkcyjnego, wypłaconego za okres 12-stu miesięcy poprzedzających okres zwolnienia, a proporcjonalnie pomniejszanego za okres choroby. Ponadto program Kadry i płace przy naliczaniu dodatku stażowego i dodatku funkcyjnego za czas choroby błędnie potrącał ww. składniki przyjmując ilość dni kalendarzowych zamiast 1/30 jak wynika z art. 36 ust.3  ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
• Jednostka prowadzi rejestr delegacji i tam ewidencjonuje wydane delegacje. W rejestrze tym ujęto polecenie wyjazdu służbowego nr 51/2014 (wyjazd odwołany)  oraz polecenia wyjazdu służbowego w godzinach pracy nr 98/2014, 116/2014, 117/2014. U pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie rejestru brak ww. druków potwierdzających te wyjazdy służbowe, stanowiące podstawę do usprawiedliwienia nieobecności w pracy.  W kontrolowanym okresie brak wniosków pracowników do pracodawcy o wyrażenie zgody na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym (prywatnym). W przypadku podróży służbowych zagranicznych Kieleckie Centrum Kultury ustaliło indywidualne warunki rozliczania zaliczek na podróż służbową zagraniczną, z których wynika, że rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień udzielenia zaliczki. W trakcie wyrywkowej kontroli stwierdzono, że dwie delegacje do Rzymu, na które została udzielona zaliczka  10.07.2014 r., 11.07.2014 r., zostały rozliczone niezgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami. W przypadku ww. delegacji rozliczenie kosztów podróży służbowej zagranicznej nastąpiło na podstawie dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, itp.), które były przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego wydatek udokumentowany fakturą, rachunkiem, a nie według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień udzielenia zaliczki. Podczas kontroli  oświadczeń pracowników w związku z korzystaniem z samochodu prywatnego do celów służbowych stwierdzono, trzy przypadki nie uwzględnienia odliczenia dni delegacji trwającej co najmniej 8 godzin.
• W wyniku wyrywkowej kontroli stwierdzono, że w jednostce brak jest umowy z VECTRA S.A. Oddział w Kielcach na złoty abonament telewizji kablowej.
• Na fakturach zakupowych czy raportach kasowych brak numeru dziennika nadanego przez program, pod którym dokument ten został ujęty w księgach rachunkowych jednostki. Jednostka na ww. dokumentach  umieszcza numer pod którym dokument został ujęty np. w rejestrze zakupu (faktury zakupowe).
• W trakcie kontroli ustalono, że w zamówieniu publicznym na usługi poligraficzne występują rozbieżności dotyczące godziny składania ofert pomiędzy ogłoszeniem, a specyfikacją. W zamówieniu publicznym na ochronę fizyczną osób i mienia oraz obsługi urządzeń ochrony technicznej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało przekazane do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych dopiero 5 miesięcy po zawarciu umowy na ww. usługi.