Sprawozdanie z kontroli

Sprawozdanie z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Rejonowym Przedsiębiorstwie Zieleni i Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Kielcach.

Na podstawie upoważnienia Nr 12/2014 z dnia 8 sierpnia 2014 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 11 do 14 sierpnia 2014 r. w Rejonowym Przedsiębiorstwie Zieleni i Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Kielcach kontrolę problemową w zakresie prawidłowości pracy systemu parkingowego wraz z systemem poboru opłat.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje:

obsługa parkingu wykonuje swoje zadania w oparciu o indywidualne zakresy czynności oraz polecenia wydawane bezpośrednio przez przełożonych. Z wyjaśnień uzyskanych od pracowników oraz kadry kierowniczej Spółki wynika, że w jednostce brak jest procedury określającej tryb wykonywania zadań przez obsługę parkingu np. sposób postępowania w przypadku awarii kas automatycznych, przypadki w jakich pracownik może użyć karty serwisowej czy dokonywać otwarcia kasy, itp.;

analiza Rejestru dyżurów wykazała że w okresie maj – lipiec 2014 r. pracownicy odnotowali 5 zdarzeń dotyczących nieprawidłowego funkcjonowania systemu, które głównie dotyczyły funkcjonowania kas, np. błędne wydawanie monet z kasy. Pozostałe opisy zdarzeń tj. „awaria kasy”, nie pozwalają na stwierdzenie jakiego typu usterka miała miejsce. W tym samym okresie Kierownik parkingów pisemnie kilkakrotnie informował kierownictwo Spółki (3 pisma skierowane do Kierownika ZOPiT, 2 pisma skierowane do Prezesa Spółki) o złym działaniu systemu parkingowego. Pisma dotyczyły m.in. przypadków awarii całego systemu, w tym również kas samoobsługowych czy błędnej pracy kas polegających np. na niewydawaniu reszty przez automaty;

z wyjaśnień złożonych przez Kierownika Zakładu Obsługi Parkingów i Targowisk Miejskich wynika, że od samego początku pracy systemu parkingowego awaryjność kas była duża. Zgłoszenia dotyczące usterek, awarii czy błędnej pracy systemu parkingowego dokonywane były na bieżąco do firmy Vertex Poland Sp. z o.o., w formie pisemnej, mailowej i telefonicznej. Naprawy kas w okresie działania systemu parkingowego dokonywane były zdalnie (drogą elektroniczną) lub na Parkingu po przyjechaniu przedstawiciela firmy na miejsce. Na Parkingu nie jest prowadzony żaden rejestr usuniętych awarii czy zaistniałych błędów w pracy systemu (np. w formie książki serwisowej);

z wyjaśnień uzyskanych od Zastępcy Głównego Księgowego oraz z dokumentacji przedstawionej do kontroli wynika, że inwentaryzacje kas samoobsługowych dokonywane są w okresach tygodniowych. Z zestawienia sporządzonego na potrzeby kontroli wynika, że tygodniowe inwentaryzacje kas wykazały różnice, zarówno nadwyżkę kasową jak i niedobory. Najwyższe niedobory kasowe wykazano w czerwcu i lipcu 2014 r. na kasie nr II (kasa od ZUS) w kwotach odpowiednio: 9.446 zł i 7.100 zł. Przyczyny różnic nie zostały dotychczas wyjaśnione. W celu weryfikacji danych wykazanych w powyższym zestawieniu kontrolujący poprosili o zestawienie stanów kasowych wygenerowane wprost z systemu w analogicznym okresie w ujęciu miesięcznym. Zestawienie kwot z raportów miesięcznych z kwotami gotówki wykazanymi podczas inwentaryzacji kas również wykazuje różnice, nadwyżki i niedobory gotówki. Wykazane niedobory i nadwyżki kasowe w wyżej przedstawionym zestawieniu różnią się od odchyleń wykazanych w zestawieniu sporządzonym na podstawie raportów okresowych. Do dnia zakończenia kontroli Spółka nie wyjaśniła przyczyn różnic pomiędzy raportami miesięcznymi, a sumą raportów okresowych generowanych przez kasy. Należy nadmienić, że kasy automatyczne w jakie wyposażony jest Parking Centrum dopuszczają możliwość błędów, wynikających z mechanicznego liczenia monet. Dopuszczalny margines błędu kształtuje się na poziomie mniejszym lub równym 0,02% co jednak stanowi wartość znacznie niższą od błędów wykazanych podczas przeprowadzanych inwentaryzacji;

zapisy Instrukcji kasowej dotyczące gospodarki kasowej realizowanej na Parkingu są zdawkowe i nieprecyzyjne. Instrukcja kasowa nie określa fizycznych zabezpieczeń jakie powinny spełniać pomieszczenia, w których prowadzony jest obrót gotówką. Brak szczegółowych regulacji kto i w jakich sytuacjach może otworzyć kasę automatyczną. Monitoring (kamery) umieszczone nad kasami nie zapewnia możliwości rejestrowania wszystkich czynności wykonywanych przez obsługującego kasę automatyczną. Brak regulacji wewnętrznej określającej sposób postępowania z kluczami do kas automatycznych i do kaset z pieniędzmi znajdującymi się wewnątrz kas oraz z kluczami do pomieszczenia, w którym znajduje się kasa fiskalna na Parkingu. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że do pomieszczenia portierni Parkingu, w której przechowywana jest kaseta z gotówką oraz kasa fiskalna, drzwi nie są zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych.

Autor: Mariusz Osiński	Osoba publikująca: Mariusz Osiński Kancelaria Prezydenta
Data utworzenia: 16 wrzesień 2014 08:23	Data publikacji: 16 wrzesień 2014 08:23
Wersja: 1.0

Strona Archiwalna BIP

aktualna strona BIP Urzędu Miasta w Kielcach
(od dnia 01.01.2022 r.) to:

bipum.kielce.eu

Na skróty