Na podstawie upoważnienia Nr 5/2014 z dnia 21 marca 2014 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 24 marca 2014 r. do 18 kwietnia 2014 r. w Zespole Szkół Ekonomicznych im. Mikołaja Kopernika w Kielcach kontrolę problemową w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz dochodów i wydatków, a także przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje:

·    Główny księgowy jednostki został zatrudniony niezgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r.;

·    W jednostce stwierdzono brak uregulowań dotyczących służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu kończącego tę służbę;

·    W trakcie kontroli stwierdzono brak zgodności instrukcji i regulaminów wewnętrznych jednostki
z obowiązującymi przepisami prawa oraz ze stanem faktycznym w jednostce;

·    W aktach osobowych kasjera brak jest zapytania o karalność lub oświadczenia pracownika,
z którego wynikałoby, że osoba prowadząca kasę Zespołu Szkół Ekonomicznych im. Mikołaja Kopernika w Kielcach nie była notowana w Centralnym Rejestrze Skazanych za przestępstwo popełnione umyślnie oraz że korzysta z pełni praw publicznych;

·    Jednostka posiada ustalone pogotowie kasowe w kwocie 1.000,00 zł, które stanowi ustalony zapas gotówki na bieżące wydatki. Wyrywkowa kontrola wykazała jego przekroczenia w okresie od 01.02.2013 do 31.08.2013 roku. Ponadto jednostka nie stosuje się do § 3 pkt 4 Instrukcji Kasowej Zespołu Szkół Ekonomicznych im. Mikołaja Kopernika w Kielcach, który mówi, że „znajdującą się na koniec dnia nadwyżkę gotówki ponad ustaloną wysokość, należy odprowadzić-wpłacić do banku w tym dniu, w którym powstała nadwyżka”;

·    Z przedstawionej dokumentacji wynika, że kierownik gospodarczy jest w posiadaniu stałej zaliczki w wysokości 500 zł. W trakcie kontroli ustalono, że żaden z pracowników nie posiada stałej zaliczki;

·    Instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania zawiera nieaktualny wykaz druków używanych w jednostce. W załączniku nr 1 z 6 stycznia 2009 roku do wyżej wymienionej instrukcji osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania jest  specjalista ds. administracyjnych. Kontrola wykazała, że książkę dotyczącą legitymacji, świadectw oraz indeksów prowadzi specjalista ds. administracyjnych, a książkę z drukami KP, KW oraz arkuszami spisu z natury prowadzi starszy księgowy/kasjer. Kontrola wykazała brak podliczeń
w księdze z legitymacjami;

·    Ewidencja księgowa analityczna do konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami powinna umożliwić weryfikację ze względu na poszczególne tytuły rozrachunków oraz poszczególnych pracowników. Jak wynika z przedstawionej dokumentacji księgowej zarówno wypłata pożyczki z środków ZFŚS, jak i naliczenie odsetek od pożyczki z ZFŚS dla dwóch różnych osób zostały zaewidencjonowane na tym samym koncie 234  80130  2. Ponadto wypłaty zapomóg, świadczeń świątecznych czy dofinansowania za wypoczynek ze środków ZFŚS powinny być ewidencjonowane na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami, a nie na koncie 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;

W kontrolowanej jednostce rachunki za wynajem powierzchni ewidencjonowane są na kontach 240 Pozostałe rozrachunki w korespondencji z kontem 760 Pozostałe przychody operacyjne, a powinny być na kontach 201 w korespondencji z kontem 760. Naliczenie odsetek na koniec kwartału jednostka ewidencjonuje na kontach 240 w korespondencji z kontem 750, a umorzenie na kontach 761 Pozostałe koszty operacyjne, a powinno być na kontach 201 w korespondencji z kontem 750 (naliczenie) oraz 751 Koszty finansowe w korespondencji z kontem 201 (umorzenie).Podczas kontroli stwierdzono, że konto 980 na koniec roku nie zostało zamknięte. Wykazało saldo Wn oraz saldo Ma;

·    Księgowania dotyczącego rozliczenia pogotowia kasowego dokonano jednostronnie na koncie
130-1-80130-4210 oraz na koncie 130-1-80130-4360.;

·    Podczas kontroli stwierdzono, że umorzenie darowizn rzeczowych pomocy dydaktycznych zaewidencjonowano na § 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, a powinno być zaewidencjonowane na § 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Dzięki takim zapisom darowizny stanowiące pomoce dydaktyczne umarza się jednorazowo tzn. zalicza w koszty w miesiącu przyjęcia do używania;

·    Zespół Szkół Ekonomicznych im. Mikołaja Kopernika użytkuje bez tytułu prawnego nieruchomości gruntowe, oznaczone w ewidencji gruntów Urzędu Miasta w Kielcach jako działki:

- 577/1 o powierzchni 0,5230 ha objętej HIP 958, 577/2 o powierzchni 0,1176 objętej księgą wieczystą KI1L/00089132/8, na której znajduje się budynek szkoły, boisko wielofunkcyjne oraz ogrodzenie;

- 575/1 o powierzchni 0,0081 ha objętej HIP 128, 575/2 o powierzchni 0,0713 ha objętej księgą wieczystą KI1L/00147742/2, na której znajduje się biblioteka oraz dwa garaże murowane.

Jednostka posiada dwie książki obiektu budowlanego (szkoła, biblioteka). Przedmiotowe książki nie zawierają:

- pozwolenia na użytkowanie obiektu - nazwę organu, który wydał, numer i datę wydania,

- protokołu odbioru obiektu - numer i datę sporządzenia,

- zmianę właściciela lub zarządcy - numer i datę protokołu przejęcia obiektu (w książce biblioteki),

- dane ogólne o obiekcie wraz z wykazem dokumentacji, w tym dokumentacji technicznej przekazanej właścicielowi (zarządcy) przy zakładaniu książki;

·    W trakcie kontroli wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych stwierdzono rozbieżności pomiędzy datą przyjęcia na stan – wpis do księgi inwentarzowej, a datą wprowadzenia do ewidencji księgowej. Jednostka nie prowadzi ponadto ewidencji przedmiotów nie będących własnością jednostki, lecz pracowników. Wyrywkowa kontrola oznaczenia numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia jednostki wykazała, że wyposażenie posiada nieaktualne oznaczenia bądź nie jest w ogóle oznaczone, faktyczne miejsce użytkowania nie odpowiada oznaczeniu w książce inwentarzowej. Stwierdzono braki spisów inwentarza lub były one nieaktualne oraz niekompletne – brak pozycji z książki inwentarzowej. Pracownicy posiadający sprzęt o znacznej wartości nie podpisali oświadczenia o powierzonym mieniu szkoły;

·    W kontrolowanym okresie jednostka przy rozliczeniu podróży służbowej zagranicznej nie zastosowała się do zapisu z § 20 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,
w związku z czym zaliczka została rozliczona według kursu z kantoru, a nie według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego. Rachunek za hotel i wyżywienie został wystawiony w języku litewskim i nie przetłumaczony na język polski. Na poleceniach wyjazdu służbowego brak sprawdzania rachunków pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym;

·    W trakcie kontroli stwierdzono, że wypłata odpraw emerytalnych oraz odpraw z tytułu art. 20 pkt 1 ust. 2 Karty Nauczyciela z dnia 26.01.1982 r. dla trojga nauczycieli została wypłacona niezgodnie
z art. 40 wyżej wymienionej ustawy;

·    W kontrolowanym okresie dowody księgowe, potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej nie zawierały sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji) oraz nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca – dotyczy raportów kasowych, faktur zakupowych.

W trakcie kontroli ustalono, że w jednostce w kontrolowanym okresie nie dokonywano pełnej dekretacji ręcznej dowodów księgowych (faktur zakupowych), nie drukowano także dekretów
z programu księgowego.

Kontrolowana szkoła prowadzi ewidencję księgową w jednym dzienniku głównym. Podczas kontroli stwierdzono, że FV 00521/12/2013 została zaewidencjonowana pod dwoma pozycjami dziennika - ewidencja dowodów księgowych prowadzona jest w rozbiciu na rejestr zakupu budżet RZ-01 oraz rejestr zakupu dochodów jednostek budżetowych (oświatowych) RZ-02 – jeżeli stosuje się dzienniki częściowe grupujące zdarzenia według ich rodzajów to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.

W trakcie kontroli stwierdzono, że daty ujęcia w księgach rachunkowych umieszczone na dokumentach źródłowych (fakturach zakupowych) nie są zgodne z datami z wydruków dziennika głównego.