Na podstawie upoważnienia Nr 2/2014 z dnia 28 stycznia 2014 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownik Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadził w dniach od 30 stycznia do 21 lutego br. z wyłączeniem 10-14 lutego br. w Wydziałach Inwestycji, Mieszkalnictwa, Podatków, Środowiska, Zarządzania Usługami Komunalnymi oraz w Urzędzie Stanu Cywilnego kontrolę problemową w zakresie prawidłowości wdrożenia i stosowania przepisów znowelizowanej Instrukcji Kancelaryjnej

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

1.   Wydział Inwestycji

- Zgodnie z § 52 ust. 4 Instrukcji Kancelaryjnej znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

W jednej skontrolowanej sprawie stwierdzono brak nadania numeru sprawy na korespondencji wpływającej do Wydziału przez pracownika prowadzącego sprawę.

 - Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak daty złożenia parafki na projekcie pisma.

2.   Wydział Mieszkalnictwa

W skontrolowanych sprawach nie stwierdzono naruszenia przepisów Załącznika Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Instrukcja Kancelaryjna.

 

3.   Wydział Podatków

- Zgodnie z § 52 ust. 4 Instrukcji Kancelaryjnej znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak nadania numeru sprawy na korespondencji wpływającej do Wydziału przez pracownika prowadzącego sprawę.

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak daty złożenia parafki na projekcie pisma.

 - Poszczególne elementy znaku sprawy określa § 5 ust. 4 i 9 Instrukcji Kancelaryjnej.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono, że nadany znak sprawy nie jest zgodny z zapisami Instrukcji Kancelaryjnej.

4.   Wydział Środowiska

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak daty złożenia parafki na projekcie pisma.

 

 

5.   Wydział Zarządzania Usługami Komunalnymi

- Zgodnie z § 50 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak dekretacji przez kierownika referatu.

- Zgodnie z § 52 ust. 4 Instrukcji Kancelaryjnej znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak nadania numeru sprawy na korespondencji wpływającej do Wydziału przez pracownika prowadzącego sprawę.

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak daty złożenia parafki na projekcie pisma.

6.   Urząd Stanu Cywilnego

W skontrolowanych sprawach nie stwierdzono naruszenia przepisów Załącznika Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Instrukcja Kancelaryjna.