Na podstawie upoważnienia Nr 19/2013 z dnia 29 listopada 2013 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od dnia 2 grudnia 2013r. do dnia 15 stycznia 2014 r. z przerwą od dnia 23 grudnia 2013r. do dnia 6 stycznia 2014 r. kontrolę doraźną w Zakładzie Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce w zakresie realizacji projektu „e-Świętokrzyskie” – budowa sieci światłowodowych wraz z urządzeniami na terenie Miasta Kielce, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 (Umowa nr UDA-RPSW.02.02.00-26-023/10-00; Projekt nr WND-RPSW.02.02.00-26-023/10).

Kontroli szczegółowej poddano następujące kategorie wydatków w ramach realizowanego projektu:

1. Zarządzanie projektem: Inżynier projektu, nadzór autorski, inspektor nadzoru.

a)   CBW OPTOTRAKT Lublin - pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu - umowa z 2011 r.

2. Budowa kanalizacji i kabli światłowodowych (część pasywna)

a)   Z.I.E.iT. Wieloch Józef Busko-Zdrój - budowa kanalizacji teletechnicznej - ul. Warszawska – Świętokrzyska,

b)   OPF SA Uniszowice 97A, Motycz - budowa kanalizacji i kabli światłowodowych,

c)   ELTEL NETWORKS SA POZNAŃ - budowa kanalizacji i kabli światłowodowych - umowa główna z 2012 r.,

d)   ELTEL NETWORKS SA POZNAŃ - budowa kanalizacji i kabli światłowodowych - umowa dodatkowa z 2013 r.

3. Dostawa sprzętu aktywnego sieci.

a)     WASKO SA Gliwice - umowa główna na dostawę sprzętu,

b)    WASKO SA Gliwice - umowa dodatkowa na dostawę sprzętu.

4.   Zarządzanie projektem (wynagrodzenia i pochodne oraz wynagrodzenie radcy prawnego).

a)   należność za usługi świadczone przez radcę prawnego.

5.   Promocja projektu.

a)   PPUH "D.W.A" Kielce-wykonanie, dostawa i montaż 6 tablic informacyjnych w 2011r.

b)   Organizacja konferencji w dn. 29.05.2013 r. (Usługi gastronomiczne "BISTRO w Ratuszu" Kielce oraz druk materiałów promocyjnych - WIGRAF STUDIO Kielce).

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące nieprawidłowości:

Ad. 4 a) Zarządzanie projektem (wynagrodzenia i pochodne oraz wynagrodzenie radcy prawnego). Należność za usługi świadczone przez radcę prawnego.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, iż wybór kancelarii prawnej do obsługi kontrolowanego projektu został dokonany bez przeprowadzenia zapytania ofertowego, mającego na celu dokonanie wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę, co jest niezgodne z § 10, ust. 5 umowy zawartej w dniu 31.12.2010 r. Nr UDA-RPSW.02.02.00-26-023/10-00 o dofinansowanie Projektu Nr WND-RPSW.02.02.00-26-023/10.

Ponadto aneksem nr 3 do ww. umowy (w § 1, pkt 12 i 13) z dnia 31.08.2012 r. zobowiązano beneficjenta do ogłaszania na stronie internetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego (RPOWŚ) na lata 2007-2013 zapytań ofertowych dotyczących wyboru wykonawców/dostawców dla zamówień realizowanych w ramach przedmiotowego projektu, których wartość nie przekracza kwoty obligującej do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (poniżej 14.000 euro) oraz określono sposób dokumentowania wyboru wykonawcy/dostawcy. W trakcie kontroli ustalono, że przedmiotowe zapisy aneksu nie zostały zrealizowane w ww. zakresie.

Ad. 5 b) Promocja projektu. Organizacja konferencji w dn. 29.05.2013 r. (Usługi gastronomiczne "BISTRO w Ratuszu" Kielce oraz Druk materiałów promocyjnych – „WIGRAF STUDIO” Kielce)

Podczas kontroli ustalono, że w trakcie realizacji projektu „e-ŚWIĘTOKRZYSKIE – budowa sieci światłowodowych wraz z urządzeniami na terenie Miasta Kielce”, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 w dniu 29 maja 2013 r. Zakład Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce zorganizował konferencję dla dyrektorów i przedstawicieli jednostek organizacyjnych objętych projektem. Podczas tej konferencji rozdawane były materiały promocyjne (skrypty) dotyczące projektu a także zorganizowano poczęstunek dla uczestników.

Łączna kwota wydatków poniesionych z tytułu organizacji konferencji zamknęła się kwotą 6.599,59 zł (z czego 2.500,00 zł to zakup usługi gastronomicznej a 4.099,59 zł to druk materiałów promocyjnych).

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, iż wybór usługodawców realizujących ww. zlecenia został dokonany bez przeprowadzenia zapytania ofertowego, mającego na celu dokonanie wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę, a także bez ogłaszania tego zapytania na stronie internetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego (RPOWŚ) na lata 2007-2013, co jest niezgodne z § 10, ust. 5 i 6 umowy zawartej w dniu 31.12.2010 r. Nr UDA-RPSW.02.02.00-26-023/10-00 o dofinansowanie Projektu Nr WND-RPSW.02.02.00-26-023/10 (wraz z późniejszymi aneksami).

W pozostałym zakresie kontrolowanych wydatków w ramach realizowanego projektu nie stwierdzono nieprawidłowości.