Na podstawie upoważnienia Nr 14/2012 z dnia 10 września 2012 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownik Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadził w dniach od 11 września do 12 października 2012 r. w Wydziałach Architektury i Urbanistyki, Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa, Organizacyjnym, Budżetu, Spraw Obywatelskich oraz Komunikacji i Działalności Gospodarczej przez pracownika Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce kontrolę problemową w zakresie prawidłowości wdrożenia i stosowania przepisów znowelizowanej Instrukcji Kancelaryjnej. 

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje: 

1.   Wydział Architektury i Urbanistyki

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia. 

W skontrolowanych sprawach stwierdzono brak daty złożenia parafki na projekcie pisma. 

- W wydziale niepotrzebnie założono teczki AU-IV.2410 oraz AU- IV.2403, ponieważ komórką merytoryczną odpowiedzialną za realizację ww. spraw jest Wydział Organizacyjny i znakiem nadanym przez tę komórkę należy się posługiwać. 

2.   Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa 

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia. 

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak daty złożenia parafki na projekcie pisma. 

- Zgodnie z § 52 ust. 4 Instrukcji Kancelaryjnej znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. 

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak nadania numeru sprawy na korespondencji wpływającej do Wydziału. 

- Poszczególne elementy znaku sprawy określa § 5 ust. 4 i 9 Instrukcji Kancelaryjnej. 

W jednej skontrolowanej sprawie stwierdzono, że nadany znak sprawy nie jest zgodny z zapisami Instrukcji Kancelaryjnej. 

- Podteczki z zakresu finansów i budżetu nie są założone zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną, nie ma założonych teczek macierzystych dla podteczek, w numeracji spraw brak zachowania chronologii. 

- Zgodnie z § 49 Instrukcji Kancelaryjnej po otrzymaniu korespondencji należy dokonać dekretacji, która polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na piśmie wraz z datą i podpisem dekretującego. 

W dwóch przypadkach nie dokonano dekretacji.

3.   Wydział Organizacyjny 

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia. 

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak daty złożenia parafki na projekcie pisma.

- Zgodnie z § 52 ust. 4 Instrukcji Kancelaryjnej znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. 

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak nadania numeru sprawy na korespondencji wpływającej do Wydziału. 

4.   Wydział Budżetu

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia. 

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak daty złożenia parafki na projekcie pisma. 

- Zgodnie z § 52 ust. 4 Instrukcji Kancelaryjnej znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak nadania numeru sprawy na korespondencji wpływającej do Wydziału. 

- W wydziale niepotrzebnie założono teczkę B-IV.2403, ponieważ komórką merytoryczną odpowiedzialną za realizację ww. sprawy jest Wydział Organizacyjny i znakiem nadanym przez tę komórkę należy się posługiwać. 

5.   Wydział Spraw Obywatelskich

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak złożenia parafki i daty jej złożenia na projekcie pisma. 

- Zgodnie z § 52 ust. 4 Instrukcji Kancelaryjnej znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak nadania numeru sprawy na korespondencji wpływającej do Wydziału.

- W wydziale niepotrzebnie założono teczki SO-IV.2403 oraz SO-IV.2410, ponieważ komórką merytoryczną odpowiedzialną za realizację ww. spraw jest Wydział Organizacyjny i znakiem nadanym przez tę komórkę należy się posługiwać. 

6.   Wydział Komunikacji i Działalności Gospodarczej 

- Zgodnie z § 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) oraz datę jego złożenia. 

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak złożenia parafki i daty jej złożenia na projekcie pisma. 

- Zgodnie z § 52 ust. 4 Instrukcji Kancelaryjnej znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. 

W kilku skontrolowanych sprawach stwierdzono brak nadania numeru sprawy na korespondencji wpływającej do Wydziału. 

- W wydziale niepotrzebnie założono teczki KDG-IV.2410 oraz KDG- IV.2403, ponieważ komórką merytoryczną odpowiedzialną za realizację ww. spraw jest Wydział Organizacyjny i znakiem nadanym przez tę komórkę należy się posługiwać. 

- Zgodnie z § 49 Instrukcji Kancelaryjnej po otrzymaniu korespondencji należy dokonać dekretacji, która polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na piśmie wraz z datą i podpisem dekretującego. 

W dwóch przypadkach nie dokonano dekretacji.