Na podstawie upoważnienia Nr 19/2017 wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 6 listopada 2017 r. do 30 listopada 2017 r. kontrolę problemową w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, przychodów i kosztów oraz przestrzegania przepisów ustawy – prawo zamówień publicznych.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

·Stan gotówki w kasie „waga" był wyższy o 54 zł niż wynikało to z raportu kasowego wagi wygenerowanego na moment kontroli. Z wyjaśnień pracownika wynikało, że nadwyżka gotówki w kasie była własnością prywatną pracownika, ponieważ w kasie nie było odpowiedniej ilości gotówki do wydawania reszty klientom.

· Jednostka posiadała w kontrolowanym okresie ustalone pogotowie kasowe
w wysokości 4.000,00 zł, co stanowi ustalony zapas gotówki na bieżące wydatki (Zgodnie z Zarządzeniem Nr 2A/04/2006 z dnia 19.04.2006 r. Prezesa Zarządu PGO Sp. z o.o. w sprawie pogotowia kasowego). Kontrola wykazała, że jednostka w 2016 r. nie przestrzegała ustalonego pogotowia kasowego. Od dnia 01.01.2017 r. zgodnie z Zarządzeniem Nr 1/01/2017 Prezesa Zarządu PGO sp. z o.o. pogotowie kasowe ustalono w kwocie do 8.000,00 zł. Kontrolującym udostępniono do wglądu raporty kasowe za okres I półrocza 2017 r. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

· Podczas kontroli dokumentów źródłowych i analizy zapisów na koncie 234 ustalono, że pracownicy spółki pobierają zaliczki stałe. Zgodnie z zapisami instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych w PGO Sp. z o.o. w Promniku zaliczki stałe  może otrzymać Prezes Zarządu w kwocie 1.000,00 zł. oraz specjalista ds. zaopatrzenia w kwocie 3.000,00 zł. Kontrola wykazała, że specjalista ds. zaopatrzenia w dniu 11.01.2016r. pobrał z kasy głównej zaliczkę w kwocie 3.000,00 zł, którą rozliczył  w dniu 30.12.2016 r. Przez cały ten okres pracownik dokonywał zakupów na rzez Spółki i miał dokonywany zwrot wydatków na podstawie przedkładanych faktur/rachunków, a nie poprzez uzupełnienie udzielonej zaliczki. Ponadto ustalono, że faktury płacone były kartą płatniczą, a z informacji uzyskanych od Głównej Księgowej i Kasjera wynika, że jednostka posiada tylko kartę bankomatową, na podstawie, której może dokonywać wypłat z rachunku bieżącego w celu uzupełnienia pogotowia kasowego. Ponadto na dokumencie źródłowym pracownik kwituje odbiór gotówki w kwocie wydatku, a nie widać tego na koncie 234, gdyż dokument ten idzie bezpośrednio w koszt Spółki. Identyczna sytuacja miała miejsce w przypadku zaliczki udzielonej Prezesowi Spółki. Kontrola dowodów źródłowych ujętych w raportach kasowych wykazała, że Spółka nie stosuje się do zapisów art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy
o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.) tzn. ujęcie wpłat i wypłat gotówką powinno następować w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, dotyczy to m.in. RK 1/2016, RK 2/2016, RK 3/2016, RK 4/2016, RK 5/2016, RK 9/2016, RK 12/2016, RK 14/2016, RK 15/2016, RK 16/2016, RK 31/2016. W rzeczywistości zakupy gotówkowe są rozliczane po paru dniach w momencie dostarczenia ich do kasjera.

· Analiza zapisów konta 409 – 1 koszty podróży służbowych wykazała, że zaksięgowano tam  fakturę  FV 2/2/02/2016 z dnia 03.02.2016 dotyczącą udziału w wyjeździe szkoleniowym Prezesa Spółki. Faktura ta powinna zostać zaksięgowana na koncie 406-4 szkolenia, ta jak i pozostałe koszty szkolenia, np. delegacji. Ponadto na koncie 406-4 została zaksięgowana faktura VAT Nr 3/08/05/2016 z dnia 30.05.2016 r. za szkolenie z zakresu nowelizacji  ustawy prawo zamówień publicznych, a pozostałe koszty szkolenia (delegacja) zostały zaksięgowane na koncie 409-1.

· Skontrolowano naliczenie oraz wypłatę nagród jubileuszowych wybranych pracowników. Zgodnie z zapisami Regulaminu wynagradzania pracowników PGO Sp. z o.o „ pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do nagrody, podstawą obliczenia nagrody jubileuszowej jest wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeśli jest to korzystniejsze dla pracownika, wynagrodzenie w dniu wypłaty. Nagrodę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu jak za urlop wypoczynkowy." Ustalono, że nagroda jubileuszowa dla pracownicy za 35 lat pracy została wypłacona dnia 29.09.2016 r., a z wyliczeń referenta ds. Kadr i Płac wynika, że na dzień 26.09.2016 r. staż pracy wynosił 35 lat 1 m-c 15 dni. W związku z tym nagroda została wypłacona za późno oraz przeliczona w sposób błędny tzn. średnia z trzech miesięcy ze składników zmiennych została podzielona przez współczynnik urlopowy oraz pomnożona przez ilość dni roboczych miesiąca września. W przypadku nagród jubileuszowych dwóch pracowników błędnie została ustalona podstawa nagrody jubileuszowej, gdyż składniki zmienne zostały zliczone z miesiąca lutego 2016, stycznia 2016 oraz grudnia  2015, a powinny być z miesiąca marca, lutego i stycznia 2016 ponieważ nagroda została wypłacona dnia 20.04.2016, czyli po wypłacie wynagrodzenia za miesiąc marzec (wynagrodzenie za miesiąc poprzedni płatne jest do 10 następnego miesiąca). Ponadto wyżej wymienione nagrody zostały wypłacone w miesiącu nabycia nagrody, a nie w dniu jej nabycia.

· Ponadto kontroli poddano wynagrodzenia chorobowe, zasiłki opiekuńcze, chorobowe, zasiłek ojcowski. Stwierdzono, że podstawa wynagrodzenia za czas choroby od dnia 13.05.2016 r. do dnia 26.05.2016 r. pracownicy została ustalona w nieprawidłowej wysokości, ponieważ w podstawie wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2016 r. nie została uwzględniona kwota wynikająca z dodatkowej umowy zlecenia (podstawa prawna art. 36 ust. 4 ustawy o świadczeniach). W okresie od 27.05.2016 r. do dnia 03.06.2016 r. został wypłacony zasiłek chorobowy również ze złej podstawy. Ponadto przy zasiłku chorobowym za okres od 26.08.2016 do dnia 09.09.2016 r. oraz od 21.09.2016 r. do 16.11.2016 r. podstawa zasiłku chorobowego została niepotrzebnie ustalona na nowo. Zmiana podstawy może nastąpić tylko w przypadku, gdy zostały zachowane warunki określone w art. 40  oraz 43 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2016 r. poz. 372 z póź. zm). Ponadto w miesiącu grudniu pracownica otrzymała wynagrodzenie za 7 dni choroby (od 01.12.2016 do 07.12.2016), a z przedstawionej dokumentacji wynika, że powinna dostać wynagrodzenie za 6 dni choroby (od 01.12.2016 r. do 03.12.2016 r. oraz od 05.12.2016 r. do 07.12.2016 r.). Kontrola wykazała, że urlop ojcowski został wypłacony za 15 dni. Zgodnie z art. 182³ § 1 Kodeksu Pracy pracownik - ojciec wychowujący dziecko ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni.

· Pracownicy Spółki mieli wypłacane wynagrodzenie za czas urlopu. Na podstawie otrzymanych dokumentów kontrolujące nie były w stanie stwierdzić z jakich składników zmiennych liczone jest to wynagrodzenie, ponieważ po przeliczeniu  zmiennych składników z trzech miesięcy poprzedzających urlop pracownika nie wychodziła stawka jaka widniała na pasku. Z wyjaśnień specjalisty ds. płac i kadr wynika, że przy naliczaniu podstawy wynagrodzenia za urlop (pracownicy fizyczni) system nieprawidłowo przyjmował składniki zmienne. Ponadto ustalono, że pracownica przyjmowała wyliczenia systemowe nie przeliczając ich i nie weryfikując. Konsekwencją braku weryfikacji są  rozbieżności między zestawieniem na deklaracji ZUS DRA, a zapisami na kontach 228-1,228-2,228-3. Z notatki głównej księgowej wynika, że aktualnie weryfikowane są wyżej wymienione konta i sprawdzane pod względem zgodności zapłaty do ZUS z zapisami na nich. Jak wynika z wyjaśnień drugiego specjalisty ds. kadr i płac dnia 01 sierpnia 2017 r. został wdrożony nowy program kadrowo-płacowy E-nowa, który nalicza składniki wynagrodzenia poprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracownik ten w trakcie kontroli sprawdził podstawę urlopu wypoczynkowego, podstawę wynagrodzenia za chorobę, godziny nadliczbowe, dodatki do godzin nadliczbowych, podstawę do wyliczenia nagrody jubileuszowej.

· Zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania pracowników Przedsiębiorstwa Gospodarki Odpadami Sp. z o.o. przy rozliczaniu delegacji ma zastosowanie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W trakcie kontroli ustalono, że Kierownik ds. Obróbki Biologicznej w dniu 07.06.2016 r. był na szkoleniu z zakresu nowelizacji ustawy – prawo zamówień publicznych w Strykowie. Jak wynika z oferty szkoleniowej opłata za szkolenie obejmowała bufet kanapkowy oraz obiad, a pomimo to pracownikowi została wypłacona dieta w wysokości 15 zł. W myśl  § 7 ust. 2  pkt. 1 ppkt. b pracownikowi przebywającemu w delegacji od 8 do 12 godzin przysługuje dieta w wysokości 50%. Jednak zgodnie z § 7 ust. 3 pkt. 2 ww. rozporządzenia dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25% diety ;obiad – 50% diety;  kolacja – 25% diety. W dniu 2 czerwca 2016 r. czterej pracownicy spółki przebywali w delegacji
w Stalowej Woli. Analiza dokumentów wykazała, że pracownikom wypłacona została dieta w wysokości 15 zł. Ponadto jeden z pracowników przedstawił do rozliczenia delegacji duplikat faktury za wyżywienie, pomimo, że została mu wypłacona dieta.

· W przypadku świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS stwierdzono, że w miesiącu marcu zostało wypłacone świadczenie pieniężne z okazji Dnia Kobiet. W regulaminie ZFŚS pracodawca określa zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Zgodnie z ustawą o Zakładowym Funduszu  Świadczeń Socjalnych (tj. Dz. U.  z 2016 poz. 800) działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe, na warunkach określonych umową. Z przytoczonego zapisu wynika, że przekazanie prezentów okolicznościowych
(w formie gotówki bądź rzeczy) nie stanowi działalności socjalnej.