Na podstawie upoważnienia Nr 13/2017 z dnia 16 sierpnia 2017 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 17 sierpnia 2017 r. do 6 października 2017 r. kontrolę problemową w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Kielcach w spraw organizacyjno – prawnych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem, dochodów i wydatków oraz przestrzegania przepisów ustawy  Prawo zamówień publicznych za okres od dnia 01 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016r.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące nieprawidłowości:

• Brak zgodności przepisów wewnętrznych ze stanem faktycznym (obowiązującym)
  w jednostce w zakresie m.in: wysokości pogotowia kasowego w kasie głównej i kasach na obiektach, wysokości zaliczek stałych oraz osób uprawnionych do ich posiadania, wykazu osób upoważnionych do dysponowania  gotówką, stosowanych rejestrów do ewidencji dokumentów księgowych, zasad postępowania w przypadku braku kasy fiskalnej na obiekcie, a wykonywaną sprzedażą dla osób fizycznych, zakładowego planu kont opis konta 402 (nieaktualne paragrafy), konta 290 (brak zasad tworzenia odpisów aktualizujących należności), wykazu osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych pod względem formalno – rachunkowymi merytorycznymw Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Kielcach, dat wypłat i stawek ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.Ponadto w jednostce do dnia rozpoczęcia kontroli nie wprowadzono wewnętrznych uregulowań w zakresie zasad rozliczania podatku VAT, zasad korzystania z parkingu przy hali widowiskowo-sportowej przy ul. Żytniej 1, w szczególności: zasad wydawaniai zwrotu kart i breloków, pobierania opłat, zawierania umów z klientami, zasad rozliczaniai uzupełniania hoperów na ww. parkingu, zasad określających tryb i warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników MOSiR. 
• W jednostce prowadzony jest rejestr wydanych pełnomocnictw i upoważnień oraz rejestr wydanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Zapisy
  w powyższych rejestrach są nieaktualne i niepełne tzn. nie ma tam wpisanych wszystkich upoważnień i pełnomocnictw. Ponadto w kontrolowanym okresie upoważnienia były także wydawane przez kierowników  poszczególnych obiektów,
  a nie przez Dyrektora MOSiR-u.
• Zabezpieczenie gotówki w pomieszczeniu kasy AH jest nieodpowiednie (gotówka pochodząca z wpłat znajduje się w kopercie w zamykanej na klucz szafce. Ponadto stwierdzono, że w 2016 roku wysokość pogotowia kasowego nie była zachowana zarówno w kasie głównej jak i w kasach na obiektach.
• Podczas wyrywkowej kontroli raportów kasowych za okres od lipca do września 2016 roku stwierdzono, że data przyjęcia gotówki do kasy AH za opłatę parkingową  nie jest zgodna z datą zafiskalizowania w kasie SH operacji sprzedaży usługi parkingowej ze względu na brak kasy fiskalnej w obiekcie przy ul. Żytniej 1.
• Z informacji uzyskanej od Głównej Księgowej jednostki zaliczki stałe w 2016 r. mieli udzieleni trzej pracownicy. Z analizy zapisów na koncie 234 wynika, że inne osoby oprócz wskazanych przez Główną Księgową dokonywały zakupów gotówkowych przez cały 2016. Zaliczki te są zwracane pracownikom na bieżąco (zwrot wydatków) w całości na podstawie przedkładanych faktur bez konieczności zwrotu pomiędzy pobraną zaliczką, a kwotą dokonanych zakupów. W związku z powyższym osoby, którym zostały udzielone zaliczki stałe wydatkują pieniądze z pobranych zaliczek, lecz nie dokumentują tych wydatków na odpowiednich drukach tzn. na rozliczeniach zaliczki.
• Na koncie 221 zaewidencjonowana jest nadpłata w wysokości 0,20 zł z 2015 roku,
  a na koncie 240 zaewidencjonowany jest niezawiniony niedobór w kasie Hotelu przy
  ul. Krakowskiej 72 w wysokości 556,20 zł z 2005 r. Do dnia rozpoczęcia czynności kontrolnych nie dokonano stosownych przeksięgowań na konta zespołu 7.
• Kontroli poddano książki budowlane czterech obiektów przy czym w księdze budowlanej  Hali Widowiskowo – Sportowej przy ul. Żytniej 1 stwierdzono brak wpisu odnośnie protokołu odbioru obiektu oraz pozwolenia na użytkowanie obiektu. Na pozostałych obiektach  w prowadzeniu książek budowlanych nieprawidłowości nie stwierdzono.
• W trakcie  kontroli stwierdzono, że na sprzętach oprócz naklejek z kodami z programu ProInwenta znajduje się stare oznakowanie ułatwiające pracownikom identyfikację wyposażenia. Środki trwałe oznaczone są wyłącznie kodami kreskowymi z programu Integra One. Brak jednolitych zasad prowadzenia analitycznych papierowych ksiąg inwentarzowych na poszczególnych obiektach oraz ewidencji ilościowej wyposażenia. W przypadku niemożności oznaczenia wyposażenia naklejką jest ona umieszczania na karcie środka trwałego lub pozostałego środka trwałego, ale w takim wypadku sprzęt nie jest w ogóle oznaczony np. nazwą jednostki, czy obiektu. Wyposażenie kupowane w zestawach czy kompletach ma nadany jeden numer  ewidencyjny bez podziału na poszczególne sztuki. Na podstawie zapisów z papierowych ksiąg inwentarzowych nie da się zidentyfikować składników majątkowych znajdujących się na terenie obiektów MOSiR – potrzebny do tego jest czytnik kodów kreskowych. Na koncie 013 zaewidencjonowany jest drobny sprzęt sportowy, elektroniczny, zasilacze itp., który powinien być objęty tylko i wyłącznie ewidencją ilościową.
• Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że obieg dokumentów dotyczących przyjęcia, zmiany miejsca użytkowania lub likwidacji danego składnika majątkowego nie jest właściwy (od momentu otrzymania środka trwałego do sporządzenia  dokumentów OT  mija czasami ponad miesiąc)  co powoduje, że umorzenie nie jest liczone od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania tj. według daty otrzymania kompletnego środka trwałego na podstawie faktury bądź protokołu przyjęcia, a od daty sporządzenia przez wyznaczonego pracownika dokumentu OT, LT lub MM.
• Jeden z pracowników jednostki miał przyznany dodatek specjalny nieprzerwalnie od  dnia 01.07.2014 r. do  31.12.2017 r. Początkowo był przyznany w związku
  z nieobecnością specjalisty ds. kosztów i rozliczeń oraz remontów/inspektor nadzoru. Z dniem 01.01.2017 r. zostało zlikwidowane ww. stanowisko zatem obowiązki zmarłego pracownika powinny wejść w zakres czynności innej osoby lub powinny być podzielone na kilku pracowników jeżeli zachodziłaby taka potrzeba lub zakłóciłoby to funkcjonowanie jednostki w zakresie realizacji zadań remontowych i inwestycyjnych. Ponadto Główny Specjalista ds. organizacyjno - kadrowych nie ma przyznanego dodatku funkcyjnego. Zgodnie z § 11 ust. 2 Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach  z dnia 10.06.2015 r. oraz  załącznikiem 1 do ww. Regulaminu takowy dodatek powinien być przyznany.
• Skontrolowano naliczenie wynagrodzenia pracowników z tytułu urlopu okolicznościowego oraz pracowników wychowujących przynajmniej jedno dziecko
  w wieku do 14 lat, którym przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
  U jednego pracownika zatrudnionego na ½ etatu ww. wynagrodzenie zostało przeliczone według faktycznych godzin pracy. W 2016 roku wykorzystał on 2 dni opieki na dziecko, ale zamiast otrzymać wynagrodzenie za 2 dni  lub 16 godzin otrzymał wynagrodzenie za 4 dni czyli 32 godziny. Ponadto wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego oraz  wynagrodzenie dla pracowników wychowujących przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat zostało policzone tylko i wyłącznie z wynagrodzenia zasadniczego, a nie ze wszystkich przysługujących w miesiącu nieobecności pracownikowi składników wynagrodzenia, a co za tym idzie z podstawy dodatkowego wynagrodzenia pracowników zostało wyłączone wynagrodzenie za usprawiedliwione nieobecności w pracy tj. urlop  okolicznościowy czy opiekę na dziecko do lat 14 w błędnej wysokości.
• Skontrolowano naliczenie oraz wypłatę nagród jubileuszowych wybranych pracowników przy czym w przypadku nagród za 20 lat pracy u pięciu pracowników stwierdzono, że do podstawy naliczenia nagrody jubileuszowej został przyjęty 19% dodatek stażowy, a nie 20%. Jedna nagroda została wypłacona po terminie, gdyż prawo do nagrody pracownik nabył 13.04.2016 r., a nagroda została wypłacona 04.05.2016 r. Wypłata powinna nastąpić niezwłocznie po nabyciu do niej prawa. Pracodawca może określić w regulaminie wynagradzania inny termin wypłaty
  (w MOSiR wypłata nagrody jubileuszowej może  nastąpić w terminie 14 dni od dnia nabycia). W związku z tym nagroda powinna zostać wypłacona najpóźniej dnia 27.04.2016 r., a nie 04.05.2016 r.  Ponadto w 2016 roku nie wypłacono nagrody jubileuszowej jednemu pracownikowi, do której nabył on prawo 14.08.2016 r.  Faktyczna wypłata nagrody jubileuszowej nastąpiła dopiero dnia 30.08.2017 r. na podstawie sporządzonej listy płac.
• Wypłata odpraw rentowych dwóch pracowników oraz ekwiwalentów za niewykorzystany urlop dla siedmiu pracowników została dokonana po rozwiązaniu stosunku pracy, a nie w ostatnim dniu pracy. Jeden pracownik otrzymał ekwiwalent za niewykorzystany urlop dzień przed rozwiązaniem stosunku pracy.
• W kontrolowanym okresie MOSiR wypłacał wynagrodzenia chorobowe, zasiłki chorobowe, zasiłki opiekuńcze, zasiłki macierzyńskie oraz świadczenia rehabilitacyjne. W podstawie wymiaru ww. wynagrodzeń związanych z chorobą uwzględniono dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości 1/12 bez uzupełnienia pomimo tego, że składnik ten jest proporcjonalnie zmniejszany za okres nieobecności usprawiedliwionych i powinien być uzupełniony zgodnie z art. 37 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2016 r. poz. 372 z póź. zm). We wszystkich skontrolowanych wynagrodzeniach stwierdzono, że dodatek stażowy za czas chorobowy wyliczany jest według dni kalendarzowych, a nie jako 1/30 za każdy dzień choroby, co jest niezgodne z art.36 ust 2  ww. ustawy.
• Dodatkowe wypłaty np. dofinansowanie okularów dla pracowników czy delegacje służbowe  są  wypłacane gotówką z kasy. Zgodnie z art. 86 § 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2016 r., poz.1666 z późn. zm.) obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika jeżeli pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. W związku z powyższym jeżeli pracownicy MOSiR wyrazili zgodę na wypłatę wynagrodzenia na wskazane indywidualne rachunki bankowe to wszelkie wypłaty bez względu na źródło finansowania czy rodzaj związane ze stosunkiem pracy powinny być regulowane w jeden sposób tj. bezgotówkowo.
• Kontrola wykazała, że w 2016 roku jeden z pracowników kupował bilety komunikacji miejskiej i ich zakup rozliczał w pobieranej zaliczce. Bilety powinny być dostępne dla każdego pracownika wypełniającego obowiązki służbowe, a ich przychód i rozchód powinien być odpowiednio ewidencjonowany w siedzibie głównej MOSiR-u (Biurze).
• Z jednym pracownikiem podpisano umowę na korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych  w trakcie miesiąca, a wypłacono mu należność za cały miesiąc, na podstawie złożonego przez niego oświadczenia. Żaden z pracowników odpowiedzialnych za rozliczenie ryczałtów samochodowych nie sprawdził danych zawartych w oświadczeniu z umową.
• Koszty noclegu pokryte przez pracodawcze w trakcie delegacji służbowej zostały zaewidencjonowane na § 4300 „Pozostałe usługi", a powinny być zaewidencjonowane na § 4410 „ Podróże służbowe krajowe".
• Dowody księgowe, potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej powinny zawierać informację o dacie i sposobie ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacje). Dekretacja dokumentów w jednostce prowadzona jest ręcznie lub komputerowo przez osobę odpowiedzialną i uprawnioną zgodnie z zakresem czynności. W przypadku dowodów księgowych potwierdzających zakup to mają one nadany ręcznie numer dziennika i numer z rejestru zakupu oraz dołączony ręczny dekret, na którym wskazane są tylko oznaczenia konta zgodnie z wykazem kont syntetycznych (bilansowych) stanowiącym załącznik nr 2 do  polityki rachunkowości. Na koniec miesiąca drukowane jest zbiorcze zestawienie (raport) zaewidencjonowanych w danym okresie sprawozdawczym dokumentów, które zawiera m.in. informację o dacie księgowania, dacie dokumentu, pozycji dziennika, pozycji w rejestrze zakupu, dekretacji.  Natomiast na dowodach księgowych potwierdzających sprzedaż brak jakiegokolwiek dekretu czy informacji o pozycji dziennika czy pozycji z rejestru sprzedaży. Na koniec miesiąca drukowane jest zbiorcze zestawienie (raport)  zaewidencjonowanych w danym okresie sprawozdawczym dokumentów.
• W instrukcji obiegu dowodów księgowych znajduje się wykaz osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie dokumentów pod względem merytorycznym (Dyrektor, Zastępca Dyrektora) oraz  formalno – rachunkowym (Kierownik lub Zastępca Działu Ekonomiczno – Administracyjnego) oraz  do wypłaty (Dyrektor, Zastępca Dyrektora, Główny Księgowy, Zastępca Głównego Księgowego). Podczas czynności kontrolnych ustalono, że  kierownik Działu Ekonomiczno – Administracyjnego posiada upoważnienie na okoliczność nieobecności w pracy Głównej Księgowej MOSiR do podpisywania/ akceptowania w jej imieniu dokumentów księgowych i finansowych.  Główny Specjalista ds. zamówień publicznych podczas nieobecności Głównej Księgowej w miesiącu listopadzie 2016 roku zatwierdzał dokumenty do wypłaty. Pracownicy ci nie posiadają odpowiednich kwalifikacji, zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późniejszymi zmianami). Kierownik Działu Ekonomiczno – Administracyjnego jest  także zobowiązany zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych do sprawdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, a potem do ich przekazania do zatwierdzenia przez Głównego Księgowego i Dyrektora jednostki lub przez osoby upoważnione. Ponadto na fakturach zakupowych podpisuje się on, że dany wydatek mieści się w planie finansowym  jednostki bez wiedzy na ten temat ( bierze on udział w przygotowywaniu planów finansowych MOSiR, ale na bieżąco w trakcie roku nie sprawdza jego realizacji na poszczególnych paragrafach i nie bierze udziału w sporządzaniu miesięcznych sprawozdań Rb-28 S i Rb- 27 S).
• Wyrywkowa kontrola faktur zakupowych wykazała, że nowozatrudniani pracownicy  wykonali badania wstępne w Sanepidzie na własny koszt, po czym po przedstawieniu faktury wystawionej na MOSiR dokonywano im zwrotu poniesionych wydatków w formie gotówkowej.
• Kontrola faktur sprzedażowych za usługi parkingowe wykazała, że w jednostce brak jest jakichkolwiek uregulowań w zakresie zasad korzystania z parkingu znajdującego się przy ul. Żytniej 1 oraz zasad dotyczących wydawania oraz zwrotu kart i breloków umożliwiających wjazd i wyjazd z parkingu. Z przedstawionego kontrolującym cennika dotyczącego opłat za korzystanie z ww. parkingu wynika wysokość opłaty godzinowej pobieranej za postój samochodów osobowych, busów, autokarów oraz wysokość abonamentu miesięcznego. Ponadto pobierane są także opłaty w wysokości za 7 dni postoju oraz za 14 dni postoju, których brak w obowiązującym cenniku zatwierdzonym przez Dyrektora. Ponadto  korzystający z parkingu nie mają podpisanych umów na korzystanie z miejsc parkingowych znajdujących się przy ul. Żytniej 1, a na pozostałych obiektach takowe umowy są sporządzane.
• Wyrywkowa kontrola umów oraz faktur dotyczących: najmu powierzchni reklamowych wykazała, że stawki za 1 m ² powierzchni reklamowej nie odpowiadają stawkom wskazanym w Zarządzeniu Nr 8/2016 z dnia 01.02.2016 r. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach w sprawie ustalenia na 2016 rok cennika powierzchni reklamowych na obiektach  Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach  oraz umowy są zawierane na czas nieokreślony lub dłuższy niż 3 lata. W przypadku najmu lokali użytkowych i nieruchomości administrowanych przez MOSiR odbywa się on na podstawie Zarządzenia Nr 31/2012 z dnia 31.07.2012 r.  Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach określającego zasady organizacji przeprowadzania przetargów na lokale użytkowe i nieruchomości administrowane przez Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Kielcach. Z przedstawionej do kontroli dokumentacji nie wynika na podstawie czego ustalana jest minimalna stawka czynszu za 1 m ² w celu realizacji zadań wynikających z Uchwały Nr XLIV/1062/2009 Rady Miejskiej w sprawie zasad gospodarowania obiektami stanowiącymi mienie komunalne administrowanymi przez Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Kielcach z późniejszymi zmianami. Jedna umowa współpracy dotycząca  świadczenia usług sportowo rekreacyjnych klientom korporacyjnym została zawarta na czas nieokreślony. W jednostkach budżetowych jeżeli chodzi o zasady  zawierania umów to wynikają one z art. 44 ust.4 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późniejszymi zmianami ), a co za tym idzie mają tu zastosowanie m.in. przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r.) oraz Kodeksu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2017 r., poz. 459 z póź.zm.).
• W przypadku dofinansowania do okularów jest ono przyznawane na podstawie faktur dostarczonych do księgowości, opisanych merytorycznie przez głównego specjalistę ds. bhp i ppoż. Kwota dofinansowania wynika z Zarządzenia nr 69/2009 z dnia 22.10.2009 r. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach. Jednak ww. przepisie nie wskazano na podstawie jakich dokumentów ma być dokonywane dofinansowanie i jakie dane powinny zawierać faktury czy rachunki tzn. pracodawcy (MOSiR-u) czy pracownika.
• Zgodnie z przedstawioną do kontroli dokumentacją (listami płac, zestawieniami pracowników, którym należy wypłacić ekwiwalent z poszczególnych obiektów) oraz z wyjaśnień głównego specjalisty ds. bhp i ppoż ekwiwalent za pranie w MOSiR jest wypłacany dwa razy do roku (na koniec czerwca oraz na koniec grudnia). W 2016 roku pierwsza wypłata została dokonana po terminie, w miesiącu sierpniu. Wysokość i zasady naliczenia ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej zostały określone w Zarządzeniu Nr 76/2010 z dnia 03.12.2010  r. Dyrektora MOSiR w Kielcach. Pracownicy przebywający na urlopie wypoczynkowym otrzymują ekwiwalent w pełnej wysokości. Ekwiwalent nie należy się pracownikom, którzy przebywają na zwolnieniu lekarskim powyżej 30 dni. Natomiast z list płac oraz zestawień pod listy płac wynika, że ekwiwalent za pranie jest także obniżany w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy. 
• W 2016 roku jeden z pracowników zwrócił się z wnioskiem do Kierownika jednostki o  dofinansowanie studiów podyplomowych na kierunku bezpieczeństwo i higiena pracy. Jego wniosek został pozytywnie zaopiniowany i otrzymał on takowe dofinansowanie. Kontrolujące ustaliły, że w jednostce nie ma opracowanego zarządzenia w sprawie określenia trybu postepowania i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników MOSiR. Ponadto w aktach osobowych pracownika brak dokumentacji, z której wynikałyby wzajemne prawa i obowiązki stron tzn. umowy lub porozumienia z pracownikiem. Ponadto stwierdzono, że niektórzy pracownicy m.in. konserwatorzy, kierownicy, zastępcy kierowników mieli sfinansowaną przez pracodawcę opłatę za egzaminy kwalifikacyjne na uprawnienia gazowe i energetyczne. W przypadku, gdy pracodawca w trakcie pracy stwierdza, że dobrze by było, aby wszyscy pracownicy, a nie wybrana grupa pracowników mogła się szkolić lub korzystać z jakiejś innej formy dokształcania i wyraża zgodę na finasowanie np. samego egzaminu to wtedy taki wydatek powinien być zaewidencjonowany na § 4300 „Pozostałe usługi", a nie na § 4430 „Różne opłaty i składki".
• W  kontrolowanym okresie pracownicy jednostki korzystali ze służbowych telefonów komórkowych, na podstawie Zarządzenia Nr 30/2014 z dnia 18.08.2014 r. oraz Zarządzenia Nr 71/2016 z dnia 05.12.2016 r. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach w sprawie ustalenia Regulaminu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych przez pracowników Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kielcach. Każdy z ubiegających się pracowników składa wniosek o przyznanie telefonu służbowego do Dyrektora jednostki oraz oświadczenie, że przyjmuje telefon komórkowy z miesięcznym limitem kosztów (łącznie z abonamentem i podatkiem VAT). Od dnia 05.12.2016 r. limit wydatków na telefony komórkowe obejmuje także dodatkową kwotę w wysokości 10 zł brutto doliczaną co miesiąc do abonamentu celem zabezpieczenia wydatków na służbowe połączenia telefoniczne, których nie obejmuje abonament. Analiza faktur za usługi telefonii komórkowej wykazała, że limity wydatków były przekraczane, pracownicy wykonywali połączenia roamingowe, przyznane im limity na wydatki były niższe niż kwota abonamentu brutto.
• Skontrolowano wydatki finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy czym stwierdzono, że bezzwrotna pomoc rzeczowa lub finansowa (zapomogi pieniężne bezzwrotne) jest udzielana bez wymaganej regulaminem dokumentacji tzn. brak indywidualnej dokumentacji dotyczącej okoliczności powstania trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej lub dotknięcia wypadkiem losowym oraz oświadczenia o wysokości dochodów na moment powstania tych okoliczności.
• W przypadku jednego zamówienia publicznego, które zostało przeprowadzone zgodnie z zasadami i sposobem postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, których równowartość nie przekracza wyrażonej w złotych  równowartości kwoty wskazanej w art.4 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Kielcach stwierdzono, że nie zostały zachowane warunki umowy dotyczące zmiany wysokości wynagrodzenia tzn. wszelkie zmiany dotyczące zmiany terminu oraz zmiany wynagrodzenia wykonawcy powinny być potwierdzone aneksem do umowy. W dokumentacji tego zamówienia brak stosownego aneksu podpisanego przez obie strony. Roboty zostały rozliczone na podstawie kosztorysu powykonawczego. W związku z powyższym przy zmianie wynagrodzenia powinien być podpisany aneks do umowy, którego w aktach sprawy brak.
• W ramach prowadzonych zamówień wykonawcy składają w depozycie  zabezpieczenia wykonania umów w formie  gwarancji i weksle, które wpisywane są w rejestr depozytów. Osobą odpowiedzialną za kontrole terminów ważności i zwrot kontrahentowi gwarancji oraz weksli jest zastępca kierownika Działu Ekonomiczno – Administracyjnego ds. inwestycji i eksploatacji. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że ww. rejestr prowadzony jest przez  specjalistę ds. ekonomicznych. Stwierdzono, że nie jest on uzupełniany na bieżąco oraz brak w nim wpisów dotyczących dwóch gwarancji ubezpieczeniowych Wpisy zostały uzupełnione przed zakończeniem kontroli na podstawie duplikatów.
• Dokumentacja dotycząca zamówień publicznych jest przechowywana  po części przez Dział Zamówień Publicznych oraz przez Dział Ekonomiczno – Administracyjny.