Na podstawie upoważnienia Nr 12/2017 wydanego przez Prezydenta Miasta Kielcepracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 03 lipca2017 r. do 04 sierpnia2017 r. kontrolę doraźnąw zakresie sprawdzenia danych zawartych we wnioskach o udzielenie dotacji oraz miesięcznych informacji o aktualnej liczbie uczniów oraz prawidłowości rozliczenia otrzymanych dotacji, przeznaczenia i wykorzystania środków otrzymanych w ramach dotacji.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

• Kontrola wykazała, że w przypadkuMedycznej Szkoły Policealnej Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach listy  obecności nie były prowadzone. Z wyjaśnień Dyrektora szkoły wynika, że prowadzone były dzienniki lekcyjne i na ich podstawie obliczana jest frekwencja na zajęciach. Przeprowadzenie zajęć edukacyjnych nauczyciel potwierdza podpisem. Ponadto w dniu 16 stycznia 2017 r. przekazano do Urzędu Miasta Kielce kwotę 262,37 zł za jednego ucznia Medycznej Szkoły Policealnej Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach, który w miesiącu grudniu 2016 roku nie spełnił warunku wymaganej co najmniej 50% frekwencji na zajęciach edukacyjnych, o której mowa w art. 90 ust. 3 ustawy o systemie oświaty. Ustalenie prawidłowej kwoty zwrotu nie było możliwe ponieważ przedłożone do kontroli dzienniki nie zawierały wymaganych ustawowo list obecności z podpisami osób uczestniczących w zajęciach lekcyjnych.
• Stwierdzono rozbieżności polegające na wykazywaniu w informacji większej lub mniejszej liczby uczniów niż wynika to z badanej dokumentacji przebiegu nauczania. Z weryfikacji rzeczywistej liczby uczniów na podstawie frekwencji wynika, żew Liceum Ogólnokształcącym Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach w miesiącu grudniu 2016 r. wykazano o 1 osobę więcej. Natomiast w Szkole Policealnej Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach wykazano o 1 osobę więcej w miesiącu marcu, o 2 osoby więcej w miesiącu maju oraz wrześniu, a w miesiącach czerwiec- sierpień i listopad - grudzień 2016 r. o 1 osobę więcej. Z ustaleń kontroli wynika, że na 1-szy dzień miesiąca liczba uczniów Liceum Ogólnokształcącego Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcachwykazanych do dotacji w miesiącach kwiecień- sierpień 2016 r. powinna wynosić 26, a w miesiącu wrześniu 28. W informacji przekazanej do Urzędu Miasta Kielce wykazano w miesiącach kwiecień - wrzesień 24 uczniów. Natomiast liczba uczniów w Szkole Policealnej Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach powinna wynieść w miesiącu kwietniu 256, zaś w informacji wykazano 257.Ponadto podczas kontroli frekwencji stwierdzono, że lista obecności nie spełnia podstawowych kryteriów. Rubryka z imieniem i nazwiskiem ucznia uzupełniana była przez ucznia, często nieczytelnie, podpisem skróconym, bądź pozostaje pusta, podpisy na zajęciach są w większości przypadków zupełnie nieczytelne. W związku z powyższym, tj. podaniem większej liczby uczniów niż wynika z dokumentacji,  kwota dotacji pobranej w nadmiernej wysokości wynosi 781,01 zł, z czego 98,41 złdotyczy Liceum Ogólnokształcącego Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach, zaś 682,60 zł dotyczy Szkoły Policealnej Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach.
• Analiza danych zawartych w rozliczeniach rocznych dotacji poszczególnych szkół wykazała, że dokumenty źródłowe przedstawione do kontroli będące podstawą rozliczenia nie odpowiadają poszczególnym pozycjom wydatków ujętych w rozliczeniach w zakresie nazwy dowodu źródłowego, numeru dowodu, daty wydatku (zapłaty), kwoty, czy celu wydatku, zawierają dane nie mające odzwierciedlenia w dokumentacji finansowo-księgowej, źródła finansowania tego wydatku, nie zawierają szczegółowych opisów, a kwota wydatku sfinansowanego z dotacji udzielonej z budżetu miasta Kielce w 2016 roku nie jest wpisana na pieczątce. Zdarzają się dokumenty, w których brak potwierdzenia płatności zgodnego z wystawionym dokumentem tj. płatności przelewem. Z wyjaśnień wynika, że takie dokumenty zostały zapłacone kartą płatniczą lub przelewem z konta Dyrektora Szkoły.
• Kontrola prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji wykazała, że szkoła z dotacji zapłaciła odsetki naliczone przez kontrahenta za nieterminową wpłatę za usługi telekomunikacyjne oraz błędnie wykazano w rozliczeniu kwotę wydatków. W związku z powyższym wydatki poniesione z dotacji w kontrolowanym okresie w wysokości łącznej5,29 zł zostały pobrane w nadmiernej wysokościz czego 0,09 złdotyczy Liceum Ogólnokształcącego Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach, 0,08 zł dotyczy Szkoły Policealnej Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach, zaś 5,12 zł dotyczy Medycznej Szkoły Policealnej Centrum Edukacji „Pro Civitas" w Kielcach. Kontrola wykazała, że od dnia 01.01.2015 r. w Jednostce obowiązuje Regulamin wykorzystania i rozliczania dotacji. W myśl pkt II. 5 Regulaminu „rozliczenie dotacji uwzględnia przede wszystkim miejsce świadczenia pracy, przeznaczenia zakupu usług lub wyposażenia. Wydatki wspólne powinny być rozliczane z dochowaniem staranności i przy uwzględnianiu udziału poszczególnych szkół w tych wydatkach w skali roku. Przy czym udział ten może być liczony zarówno w odniesieniu rocznym lub do pojedynczych wydatków. Do podziału wydatków wspólnych stosuje się udział szkoły liczony wg udziału kwoty dotacji (proporcjonalnie do łącznej kwoty dotacji) lub przyjmuje się średnią, planowaną liczbę uczniów w danym roku lub półroczu." Szkoła nie stosuje się do powyższych zapisów rozliczając wydatki naprzemiennie raz w jednej raz w drugiej szkole, bądź dzieląc kwotę faktury na dwie bądź trzy równe części.