Na podstawie upoważnienia Nr 10/2017 wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 12 maja 2017 r. do 30 czerwca 2017 r. kontrolę problemową w zakresie prawidłowości prowadzenia spraw organizacyjno – prawnych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem, dochodów i wydatków budżetowych oraz przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych za okres od 01 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r.

W wyniku kontroli stwierdzono niżej opisane nieprawidłowości i uchybienia, które powstały wskutek nieprzestrzegania uregulowań wewnętrznych i obowiązujących przepisów prawa przez osoby odpowiedzialne:

• Brak zgodności ze stanem faktycznym instrukcji kasowej stanowiącej załącznik Nr 3 do polityki rachunkowości w zakresie ujmowania w raportach kasowych wpłat gotówkowych oraz zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania stanowiących załącznik Nr 4  do polityki rachunkowości w zakresie ewidencji druków ścisłego zarachowania. Ponadto stwierdzono brak zgodności ze stanem faktycznym zakładowego planu kont stanowiącego załącznik Nr 7 do polityki rachunkowości w zakresie klasyfikacji działów i rozdziałów. Dodatkowo stwierdzono, że w regulaminie wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Kielcach brak zapisów dotyczących terminów wypłat np. ekwiwalentu za urlop oraz brak zapisów dotyczących składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku. W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono niespójności w zapisach dotyczące zapomóg losowych oraz brak zapisów dotyczących terminu wypłaty przysługującego pracownikom dofinansowania w ramach ZFŚS.
• Stan gotówki w kasie na dzień kontroli nie był możliwy do ustalenia na postawie prowadzonego raportu kasowego. Przeprowadzone operacje przychodu i rozchodu nie były na bieżąco ujmowane w raporcie. Uzyskano jedynie ustną informację od kasjera o stanie kasy, co zostało potwierdzone podczas kontroli kasy.
• Na podstawie wpisów zawartych w dwóch księgach druków ścisłego zarachowania, stwierdzono, że stan druków nie jest możliwy do ustalenia ponieważ pod jedną pozycją ewidencjonowany jest zarówno przychód jak i rozchód druków, stan jest zawsze zerowy, co nie jest zgodne z rzeczywistą ilością druków. Osobą pobierającą bądź wydającą druki jest zawsze osoba pobierająca. Brak ujęcia pracownika odpowiedzialnego za zakup druków i wprowadzenia ich przychodu. Ponadto jednostka nie przeprowadziła likwidacji druków niewykorzystanych.
• Kontroli poddano rozrachunki za okres od 01.10.2016 roku do 31.12.2016 roku i stwierdzono przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań przez jednostkę. Nieterminowe płatności wynikają z przekazania dokumentu do Działu Finansowo- Księgowego MOPR bez zachowania terminu wynikającego z Zarządzenia Nr 18/2011 Dyrektora MOPR w Kielcach z dnia 30 czerwca 2011 r. w sprawie kontroli i obiegu dowodów księgowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Kielcach. W przypadku ww. dokumentów wskazywana jest osoba odpowiedzialna za zaistniałą sytuację, która w momencie naliczenia odsetek za nieterminową płatność zostaje nimi obciążona. Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168 z późn. zm.) naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie w terminie zobowiązania jednostki sektora finansów publicznych, w tym obowiązku zwrotu należności celnej, podatku, nadpłaty lub nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, którego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub opłat albo oprocentowanie tych należności. Powyższe działanie w myśl art. 26 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych nie skutkuje wszczęciem postępowania o naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponieważ jego przedmiotem są środki finansowe w wysokości nieprzekraczającej jednorazowo, a w przypadku więcej niż jednego działania lub zaniechania – łącznie w roku budżetowym, kwoty minimalnej. Kwotą minimalną jest kwota przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski" zgodnie z art. 5 ust. 7 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 z późn. zm.), zwanego dalej „przeciętnym wynagrodzeniem".
• Kontrola magazynu ogólnego MOPR zlokalizowanego na ul. 1- go Maja 196 w Kielcach  (magazyn odzieży, obuwia i sprzętu rehabilitacyjnego) wykazała brak możliwości porównania rzeczywistego stanu poszczególnych materiałów znajdujących się w magazynie ze stanem magazynu wynikającym z kartotek magazynowych ze względu na utrudniony dostęp do tych przedmiotów.
• Kontrola losowo wybranych akt osobowych  wykazała, że w części A akt osobowych pracowników znajdują się zaświadczenia, certyfikaty uzyskane w trakcie zatrudnienia. Dodatkowo stwierdzono przypadki niezachowania chronologii w dokumentach znajdujących się w części B akt osobowych. Ponadto kontrola wykazała, że w części C akt osobowych pracowników ponownie nawiązujących stosunek pracy z dotychczasowym pracodawcą znajdowały się świadectwa pracy wydane po każdej zakończonej umowie okresowej. W aktach osobowych tych pracowników brak pisma z żądaniem wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę.
• Kontroli poddano naliczenie wynagrodzenia urlopowego pracowników, u których występowały składniki zmienne (godziny nocne, godziny ponadwymiarowe). Wynagrodzenie urlopowe za miesiąc lipiec i październik 2016 r. obliczono dzieląc podstawę wymiaru przez miesięczną normę czasu pracy zamiast przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Ponadto kontroli poddano naliczenie i wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracowników. Z przedstawionych do kontroli pism wynika liczba dni urlopu za który przysługuje pracownikom ekwiwalent zamiast liczba godzin. Na tej podstawie naliczano również wysokość przysługującego ekwiwalentu. Ponadto stwierdzono przypadki wypłaty ekwiwalentu przed rozwiązaniem umowy o pracę. Przykładowo: wypłata ekwiwalentu nastąpiła w dniu 26.10.2016 r. zaś umowę o pracę rozwiązano z dniem 31.10.2016 r.; wypłata ekwiwalentu nastąpiła w dniu 23.12.2016 r. zaś umowę o pracę rozwiązano z dniem 31.12.2016 r.
• Skontrolowano naliczenie i wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2016 wypłaconego w lutym 2017 r. Stwierdzono, że wyłączane z podstawy  inne usprawiedliwione nieobecności w pracy (urlopy okolicznościowe, opieki na dziecko do lat 14) zostały błędnie obliczone. Z podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego zostało potrącone jedynie wynagrodzenie zasadnicze zamiast wszystkie składniki stałe i zmienne z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
• W trakcie kontroli ustalono, że zapisy w dziennikach dokonywane były poprzez przyporządkowanie każdemu miesiącowi nowej numeracji dla zdarzeń, jakie wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dodatkowo z opisu dokumentu księgowego, dekretu czy też pieczęci o kontroli pod względem formalno-rachunkowym i zatwierdzeniem do zapłaty nie wynika klasyfikacja działów i rozdziałów, co uniemożliwia przyporządkowanie danego dokumentu księgowego do właściwego działu i rozdziału z jakiego jest wydatkowany. Stosowane zasady dotyczące oznaczenia numerowego nie są nigdzie opisane.
• Kontrola wykazała, że jednostka nie generuje wyciągów bankowych z rachunku bieżącego (płacowego). Księgowanie list płac odbywa się z rachunku bieżącego na koncie 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń w kwocie ogólnego zobowiązania płacowego wynikającego z danej listy płac. Z umowy zawartej z ING Bank Śląski wynika, że rachunek płacowy prowadzony jest jako rachunek przeznaczony do realizacji płatności związanych wyłącznie z wynagrodzeniami pracowników tj. przelewów płacowych.
• Dokonano sprawdzenia naliczenia i wypłaty ekwiwalentu za pranie i naprawę odzieży oraz ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego. Ustalono, że pracownikom wykonującym pracę w terenie w wymiarze minimum 50 % czasu pracy przysługuje ekwiwalent. Ekwiwalent wypłacany jest pracownikom w dwóch częściach: za okres od dnia 01 stycznia 2016 r. do dnia 30 czerwca 2016 r. oraz za okres od 01 lipca 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. Wypłata ekwiwalentu następuje na podstawie złożonych przez uprawnionych wniosków. Stwierdzono, że wnioski o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego zostały złożone przez uprawnionych pracowników i zatwierdzone przez kierownika komórki organizacyjnej (zatwierdzenie dotyczy przepracowania w okresie od 01.01.2016 r. do 30.06.2016 r. w terenie 50% czasu pracy) przed upływem okresu, za który ekwiwalent przysługuje. Na przykład wniosek z dnia 03.06.2016 r., z dnia 08.06.2016 r., z dnia 24.06.2016 r., z dnia 27.06.2016 r.