Na podstawie upoważnienia Nr 9/2017 wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 4 maja 2017 r. do 26 maja 2017 r. kontrolę doraźną w zakresie gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz dochodów
i wydatków budżetowych za okres od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia 30 kwietnia 2017 r.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

• Przepisy wewnętrzne dotyczące gospodarki finansowej nie są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz nie odpowiadają stanowi faktycznemu obowiązującemu w jednostce.
• Do dnia rozpoczęcia kontroli księgi rachunkowe za rok 2016 nie zostały zamknięte i tym  samym nie wyeliminowano możliwości dokonywania w nich kolejnych zapisów.W trakcie kontroli stwierdzono, że główny księgowy nie drukuje na bieżąco zestawienia obrotów i sald oraz nie dokonuje ich bieżącej archiwizacji.
• W trakcie kontroli ustalono, że jednostka nie prowadzi kasy (brak ewidencji na koncie 101- kasa, nie sporządza raportów). Stwierdzono, że pomimo braku kasy w jednostce pracownicy dokonują zakupów gotówkowych. Zwrot kosztów następuje na rachunek bankowy pracownika po przedłożeniu rachunku lub faktury u Dyrektor Przedszkola, a następnie w księgowości jednostki.
• Ustalono, że główna księgowa nie prowadzi ewidencji na koncie 975, a na pozostałych kontach pozabilansowych nie stosuje zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289).
• W rachunku zysków i strat w pozycji D.III. Inne przychody operacyjne została ujęta kwota 5.285,84 zł, a powinna być ujęta kwota 5.282,60 zł. Różnica w wysokości 3,24 zł dotyczy nadpłat za 2016 rok z tytułu umowy najmu lokalu mieszkalnego znajdującego się w budynku przedszkola. Kwota miesięcznego obciążenia wynikająca z umowy najmu wynosi 406,73 zł, a naliczenie na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne" było robione w wysokości 407 zł. Zdaniem kontrolujących kwota 3,24 zł powinna zostać zaewidencjonowana na odpowiednim koncie zespołu 2 jako kwota do wyjaśnienia. Do dnia zakończenia kontroli kwestia nadpłaty nie została wyjaśniona (uregulowana). W pozycji B.VI Koszty działalności operacyjnej Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia dla pracowników w 2016 roku zostały zaliczone w poczet kosztów na koncie 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia dla pracowników" naliczenia zasiłków i podatku od tych zasiłków płatnych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w kwocie 17.570,04 zł. W związku z powyższym kwota ujęta w rachunku zysków i strat PS nr 27 na dzień 31.12.2016 r. powinna wynosić 229.916,10 zł, a nie 247.486,14 zł.
• Stwierdzono przypadki nieterminowego regulowania zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych pracownika oraz pracodawcy, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz fundusz pracy w okresie 01.01.2016 do 30.04.2017 r., np. dopłata do ubezpieczeń społecznych za luty 2016 r. w kwocie 6.399,32 zł dokonana 18 marca 2016 r., dopłata do składek za marzec 2016 na ubezpieczenia społeczne dokonana  w dniu 20.10.2016 r. w kwocie 1.473,42 zł.
• W kontrolowanym okresie stwierdzono, że ewidencja księgowa na kontach 225 „Rozrachunki z budżetami" oraz 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne" była prowadzona nierzetelnie. Porównanie zapisów na ww. kontach z dokumentacją źródłową (listy płac, zestawienia zbiorcze do list płac, deklaracje miesięczne DRA, przelewy) wykazało błędy zarówno w zakresie naliczeń jak i płatności. W zakresie zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego ustalono:

- brak naliczenia podatku dochodowego w miesiącu październiku 2016 r.,

- brak naliczenia podatku od wypłat sfinansowanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w miesiącu lipcu oraz grudniu 2016 r.

- w styczniu 2017 roku zobowiązanie w kwocie 128 zł (podatek od wynagrodzeń FORUM) zostało zapłacone dwa razy tj. 30.01.2017 r. oraz 20.02.2017 r.

W zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ustalono:

- brak naliczenia składek w miesiącu lutym oraz październiku 2016 r.  ,

- zasiłki płacone przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych były błędnie ewidencjonowane
 w ciężar kosztów jednostki,

- w miesiącu styczniu 2017 r. jak wynika ze zbiorczego zestawienia do list płac i zapisów na koncie 229 w deklaracji DRA za styczeń 2017 r. nie wykazano składki na Fundusz Pracy w wysokości 1.440,96 zł,

- w miesiącu kwietniu składki do ZUS za marzec 2017 r. (ubezpieczenie zdrowotne
i fundusz pracy) zostały zapłacone w dniu 06.04.2017 r. z konta Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w wysokości 12.458,89 zł i w tym samym dniu zwrócone z rachunku bieżącego.

- dnia 10.04.2017 r. zostały dopłacone składki na fundusz pracy najprawdopodobniej zaległe w wysokości 2.421,22 zł (identyfikator składek S20170301, a fundusz pracy z DRA za marzec 2017 r. kwota 340,11 zł ).

- do dnia zakończenia kontroli nie dopłacono i nie rozliczono niedopłaty za miesiąc marzec 2016 r. w wysokości 16,92 zł -składki na ubezpieczenia społeczne, 110,33 zł – składki na ubezpieczenie zdrowotne, 1,33 zł – składki na fundusz pracy.

• Kontrola wykazała, że w jednostce nie ma ujednoliconego oznakowania środków trwałych, jak i pozostałych środków trwałych. W zależności do której książki wpisany jest dany środek trwały takie oznaczenie on otrzymuje. Ponadto ustalono, że jednostka posiada środki trwałe  otrzymane w ramach udziału w programie EFS, które już dawno przeszły na stan jednostki, ale nadal mają inne oznaczenia. Stwierdzono również rozbieżności pomiędzy datą przyjęcia na stan – wpis do księgi inwentarzowej, a datą wprowadzenia do ewidencji księgowej np. zakup bojlera  (wpis do księgi inwentarzowej z  datą 01.02.2017; wpis do ewidencji księgowej 21.02.2017), zakup pieca konwekcyjno-parowego  (wpis do księgi inwentarzowej z  datą 01.02.2017; wpis do ewidencji księgowej 01.03.2017), zakup komputera (wpis do księgi inwentarzowej z  datą 01.02.2017; wpis do ewidencji księgowej 06.02.2017). W przypadku zbiorów bibliotecznych główna księgowa jednostki zbiorczo naliczyła na dzień 30.12.2016 r. wszystkie zakupy na podstawie zliczonych faktur zakupowych.  Kontrolujące nie były w stanie sprawdzić, czy podana kwota jest prawidłowa, gdyż w książce inwentarzowej zbiorów bibliotecznych nie były wpisywane wartości danych pozycji oraz nie było podliczenia roku 2016 r. W 2017 r. na ewidencji księgowej brak trzech pozycji z księgi inwentarzowej (nr inwentarza 713,714,715 ) na łączną kwotę 221 zł. Na koncie 020 zaewidencjonowano system operacyjny Microsoft Windows 10 Home, który nie powinien zostać zaewidencjonowany na tym koncie, gdyż stanowi integralna część „sprzętu komputerowego" i podwyższa jego wartość. Ponadto pracownicy jednostki odpowiedzialni za gospodarowanie składnikami rzeczowymi majątku nie znają i nie stosują się do zapisów Zarządzenia Nr 524/2010 Prezydenta Miasta Kielce z dnia 14 grudnia 2010 roku w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe i zakłady budżetowe z późn. zm.
• W toku kontroli sprawdzono wyrywkowo prawidłowość naliczenia umorzenia i amortyzacji. Stwierdzono, że stawka przyjęta dla placów i chodników jest nieprawidłowa. Główna księgowa zamiast przyjąć stawkę dla gr. II 4,5 % przyjęła 2,5%.
• Porównano stan magazynu ze zbiorczego zestawienia obrotów indeksów materiałowych (2.154,85 zł) na dzień 30.04.2017 r. z zapisami na koncie 310 materiały (2.154,14 zł) na dzień 30.04.2017 r. Stwierdzono różnicę w wysokości 0,71 zł, której główny księgowy do dnia 24.05.2017 r. nie zweryfikował zgodnie z zapisami instrukcji magazynowej obowiązującej w jednostce.
• W trakcie kontroli ustalono, że na koniec 2016 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości ( t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.1047 ) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Zgodnie z art. 18 ust. 1  ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r.  o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ( t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.168 ) naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie przeprowadzenia lub  rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.1047).
• Kontrola sprawozdań Rb-28S za miesiące luty, marzec, wrzesień, październik, listopad, grudzień 2016 r. oraz luty, marzec, kwiecień 2017 r. wykazała niezgodności pomiędzy kwotą wydatków wykonanych wykazaną w sprawozdaniach w poszczególnych paragrafach, a wynikającą z ewidencji księgowej (zestawienie obrotów i sald konta 130 z dnia 08.05.2017 – dotyczy roku 2016 oraz zestawienie obrotów i sald konta 130 z dnia 11.05.2017 dotyczy roku 2017).
• Kontrola sprawozdań Rb-27-S , Rb-34 oraz Rb-N za okres 2016 roku oraz styczeń - kwiecień 2017 roku wykazała nieprawidłowości pomiędzy danymi zawartymi w sprawozdaniach, a ewidencją księgową.
• Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że sprawozdania budżetowe tj. Rb-27S, Rb-28S, Rb-34 S, Rb-N za rok 2016 oraz okres styczeń - kwiecień 2017 r. w większości robione były na podstawie własnych wyliczeń księgowego oraz zestawień ręcznych, a nie na podstawie ewidencji księgowej.  Zgodnie z art. 18 ust. 2  ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r.  o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ( t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.168 ) naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów  gromadzenia środków publicznych  i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
• Stwierdzono przypadki błędnie naliczonego dodatku stażowego, ponadto w 2017 roku kierownik jednostki trzem pracownikom podwyższył wynagrodzenie na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, które w 2017 r. wynosi 2.000,00 zł. Po przeliczeniu wynagrodzenia stwierdzono, że kwota brutto przewyższa tą wartość. W związku z tym kierownik jednostki podwyższył wynagrodzenie zasadnicze bez zgody organu prowadzącego;
• W trakcie kontroli naliczenia i wypłaty wynagrodzenia za czas urlopu dla nauczycieli ze zmiennych składników ustalono, że w przypadku wynagrodzenia M. Stańczyk za miesiąc sierpień, wrzesień 2016 r. nie uwzględniono pełnych okresów wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe, doraźne oraz rewalidacyjne poprzedzające wypłatę. Powyższe stanowi naruszenie przepisów Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz.U. 2001 nr 71 poz. 737 z póź. zm.);
• W trakcie kontroli ustalono, że nagroda jubileuszowa za 30 lat pracy dla nauczycielki została wypłacona dnia 6.11.2016 r., a z akt osobowych pracownika wynika, że  pracownica prawo do nagrody nabyła w dniu 20.06.2016 r. Ponadto stwierdzono 3 przypadki  wypłaty nagrody po dacie nabycia. Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z  dnia 30 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania (Dz. U. z 2001 r., nr 128, poz.1418) nauczyciel nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu, w którym upływa okres uprawniający do nagrody. Ponadto w podstawie nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy pracownika administracji uwzględniono średnią z godzin nocnych  za okres od lutego do kwietnia 2016 r. uzupełnioną o wynagrodzenie za czas urlopu wypłacone z tego okresu. W związku z czym nagroda jubileuszowa powinna wynieść 3.112,80 zł, a nie 3.199,13 zł. Ponadto stwierdzono, że nagroda dla ww. pracownika powinna zostać wypłacona w roku 2015 r.
• Kontroli poddano naliczenie i wypłatę ekwiwalentu dla Pani A. Grzyb, stwierdzono, że ekwiwalent powinien być wypłacony za 6 dni urlopu (za 1 dzień 2017 roku i 5 dni 2016 roku), a nie jak wynika z dokumentacji przedstawionej do kontroli za 29 dni. Ponadto na świadectwie pracy wpisano, że ekwiwalent wypłacono za 9 dni urlopu. Do ustalenia stawki dziennej przyjęto złą stawkę procentową dodatku stażowego.
• W kontrolowanym okresie dowody księgowe, potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej nie zawierały sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w  księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, co jest niezgodne z art. 21, ust. 1, pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  ( t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.1047).
• W trakcie kontroli ustalono, że w jednostce w kontrolowanym okresie nie dokonywano pełnej dekretacji ręcznej dowodów księgowych, nie drukowano także dekretów z programu księgowego.
• W wyniku wyrywkowej kontroli dowodów zakupu finansowanych z budżetu stwierdzono przypadki stosowania błędnej podziałki klasyfikacji budżetowej, np. faktura 179/2016 z dnia 16.02.2016 r. za naprawę drukarki jest § 4270 a powinien być § 4300, faktura FV 00010/2016 z dnia 09.03.2016 za modernizację wewnętrznej sieci telefonicznej jest § 4300 a powinien być § 4270, faktura nr 2130/01/190098/2016/17272 z dnia 28.01.2016 za materiały dla nauczycieli §4240 a powinno być 4210, faktura  nr 09/00441/2016 z dnia 29.02.2016 r. za wodę opłata abonamentowa jest w § 4260, a powinna być w § 4300.
• W przypadku świadczeń finansowanych z środków ZFŚS stwierdzono, że osoby odpowiedzialne za gospodarowanie tymi środkami nie stosują się do zapisów Regulaminu Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązującego w Integracyjnym Przedszkolu Samorządowym nr 27w Kielcach. W trakcie kontroli ustalono, że zgodnie z aneksem do regulaminu w Przedszkolu zrezygnowano z procentowego wyliczania kwot, a kwoty przyznawanych świadczeń będą każdorazowo ustalane w zależności od posiadanych na ten cel środków. Ustalono dwie kwoty bazowe przy dopłacie do wczasów turystycznych 700 zł oraz 600 zł dla kolonii i obozów dla dzieci, ale z aneksu nie wynika w jaki sposób będą one dzielone dla grup dochodowych. Ustalono, że dofinansowanie dla dzieci (obozy i kolonie) wyliczone zostało procentem od kwoty bazowej. Ponadto świadczenie to zostało wypłacone wszystkim uprawnionym w jednym terminie, tj. 11 lipca 2016 r., a zgodnie z zapisami regulaminu „realizacja dopłat do wypoczynku zorganizowanego dla dzieci następuje po przedłożeniu przez pracownika dokumentów świadczących o poniesionych kosztach związanych z organizacją wypoczynku dla dzieci tj. kolonii, obozu, zielonej szkoły". W trakcie kontroli ustalono, że dwie osoby nie dostarczyły wymaganych dokumentów. W związku z tym pracownice zwróciły pieniądze na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W dniu 30.01.2017r. komisja socjalna ustaliła kwotę 58,13 zł na paczki świąteczne dla uprawnionych dzieci pracowników. W trakcie kontroli ustalono, że każda grupa dochodowa dostała świadczenie w równej wysokości. W dniu 21 grudnia 2016 roku zorganizowano spotkanie integracyjne dla pracowników Integracyjnego Przedszkola Samorządowego nr 27 w Kielcach oraz, że dnia 22.12.2016 r. pracownik z konta prywatnego wpłacił 235,00 zł tytułem podatku za pracowników - spotkanie integracyjne. W dokumentacji jednostki brak dokumentów, na podstawie których została ustalona wysokość wpłaconego podatku. Ponadto wysokość wypłacanych świadczeń w trakcie roku nie wynika z żadnego planu finansowego dla ZFŚS.
• W trakcie kontroli ustalono, ze przedszkole posiada własny kontener na śmieci, za który uiszczania jest opłata w wysokości 270,83 zł miesięcznie zgodnie ze złożoną deklaracją. W poczet opłaty wynajmowanego mieszkania wchodzi opłata za odpady komunalne w wysokości 12,00 zł. Ustalono, ze najemca nie posiada własnego pojemnika na odpady, tylko korzysta z kontenera przedszkola.  Główna księgowa jednostki od ogólnego kosztu jednostki odejmuje kwotę 12,00 zł. Zdaniem kontrolujących najemca lokalu powinien złożyć własną deklarację na odbiór śmieci i posiadać własny pojemnik. Kwoty wpłacane za media przez najemcę powinny być wpłacane bezpośrednio do dostawców, a nie stanowić refundację kosztów jednostki.