Na podstawie upoważnienia Nr 8/2017wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 12 kwietnia 2017r. do 12 maja 2017r. kontrolę doraźną w zakresie prawidłowościi celowości wydatkowania środków z budżetu jednostki za okres od dnia 01 stycznia 2016r. do dnia 31 marca2017r.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

• Kontrola wykazała błędne naliczenie wysokości odsetek ustawowych od nieterminowych płatności opłaty za żywienie i godziny. Z uzyskanych informacji wynika, że jednostka wprowadza do terminala, który generuje m.in. wysokość zaległości odsetkowych, datę płatności za ww. opłaty bez późniejszej weryfikacji obliczeń terminala. Z przyjętej próby, dotyczy miesiąca września 2016 r., w żadnym przypadku wysokość odsetek nie odpowiadała ich prawidłowej wysokości. Ponadto w jednym przypadku odsetki od nieterminowej wpłaty za miesiąc czerwiec 2016 r. zostały naliczone w systemie Netcom Plus w miesiącu lipcu i ponownie w miesiącu październiku.
• Kontrola danych ujętych w sprawozdaniuRb-34S za IV kwartał 2016 r. wykazała kwotę dochodówwykonanych w rozdziale 80104na § 0920 w wysokości 28,38 zł, natomiast z ewidencji księgowej na koncie 132-2-801-80104-0920wynikawartość 28,83zł. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest wykazanie wsprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowejw myślart. 18 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 168 z późn. zm.). Powyższe działanie w myśl art. 26 ww. ustawynie skutkuje wszczęciem postępowania o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, ponieważ działanie lub zaniechanie określone w art. 18 pkt 2, którego przedmiotem są środki finansowew wysokości nieprzekraczającej jednorazowo, a w przypadku więcej niż jednego działania lub zaniechania – łącznie w roku budżetowym, kwoty minimalnej. Kwotą minimalną jest kwota przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowejw roku poprzednim, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznegow Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski" zgodnie z art. 5 ust. 7 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016r.,poz. 800 z późn. zm.), zwanego dalej „przeciętnymwynagrodzeniem".
• Kontroli poddano naliczenie wynagrodzenia urlopowego nauczycieli. We wszystkich przypadkach wynagrodzenie urlopowe zostało wypłacone w lipcu 2016 r. LP 67/07/2016 z dnia 12.07.2016 r., WB nr 66 z dnia 12.07.2016 r. i naliczone z miesięcy wrzesień 2015 – czerwiec 2016 zamiast za okres wszystkich miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu. Z kart ewidencji czasu pracy wynika, że urlop wypoczynkowy był udzielany pracownikom w różnych miesiącach roku 2016.
• Kontroli poddano ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jednego nauczyciela oraz dwóch pracowników obsługi. W przypadku nauczyciela zgodnie z pismem z dnia 24.06.2016 r. ekwiwalent przysługiwał za 5 dni, zaś umowa została rozwiązana z upływem czasu, na który była zawarta, tj. z dniem 30.06.2016 r. Wypłata nastąpiła na podstawie LP nr 55/06/2016 z dnia 30.06.2016 r. i WB nr 61 z dnia 29.06.2016 r., tj. przed terminem rozwiązania umowy. W przypadku Pani zatrudnionej na stanowisku pomoc n-la/sprzątaczka zgodnie z pismem z dnia 06.10.2016 r. ekwiwalent przysługiwał za 24 godziny, zaś rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło z dniem 26.09.2016 r. Wypłata nastąpiła na podstawie LP nr 91/10/2016 z dnia 06.10.2016 r. i WB nr 95 z dnia 06.10.2016 r. W związku z powyższym wypłacono ekwiwalent w kwocie 303,12 zł, zamiast kwotę 374,40 zł. W przypadku Pani zatrudnionej na stanowisku pomoc kuchenna zgodnie z pismem z dnia 28.03.2017 r. ekwiwalent przysługiwał za 12 dni tj. 96 godzin, zaś umowa została rozwiązana z upływem czasu, na który była zawarta tj. z dniem 31.03.2017 r. Wypłata nastąpiła na podstawie LP z dnia 30.03.2017 r. i WB nr 28 z dnia 30.03.2017 r., czyli przed terminem rozwiązania umowy.
• Kontrola wypłaty nagród jubileuszowych wykazała, że w przypadku 3 pracowników z pisma o przyznaniu nagrody jubileuszowej nie wynika data nabycia tej nagrody, zaś w przypadku 1 pracownika wypłata nagrody nastąpiła przed dniem nabycia prawa do nagrody. W zakresie naliczenia nagród 2 nauczycieli do podstawy nagród przyjęto przeciętną wartość godzin ponadwymiarowych i godzin doraźnych zastępstw zamiast liczbę godzin za okres wszystkich miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadku 1 nauczyciela nagrodę za 20 lat pracy naliczono z 19% dodatkiem za wysługę lat.
• Analiza wniosków o przyznanie zapomogi socjalnej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wykazała, że przeznaczenie dofinasowania w postaci bezzwrotnej zapomogi nie jest udokumentowane. Zgodnie z treścią wniosku należy dołączyć do niego kopię dokumentacji (oryginał do wglądu) potwierdzającą trudną sytuację materialną, życiową i rodzinną, np. o stracie pracy członka rodziny, chorobie, itp. Ponadto wystąpiły nieprawidłowości w klasyfikacji zapomóg. Przyznano zapomogi socjalne (pieniężne) mimo, iż uzasadnienie we wniosku wskazuje na zapomogi zdrowotne.W przypadku dofinansowania do wypoczynku (wczasy pod gruszą) stwierdzono przypadki, że we wnioskach o dofinansowanie do wypoczynku okres przebywania przez pracownika na urlopie wypoczynkowym nie odpowiada wymogom wynikającym z wniosku o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z którym warunkiem udzielenia dofinansowania jest skorzystanie z minimum 14 dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. Przedstawione kontrolującym wnioski o przyznanie ww. świadczenia nie zawierają kserokopii karty urlopowej za okres przebywania na urlopie wypoczynkowym, bądź innego potwierdzenia wykorzystania urlopu. Ponadto Regulamin ZFŚS nie reguluje opisanej wyżej kwestii. Kontrola wniosków o przyznanie świadczenia z ZFŚS w postaci dofinansowania do wypoczynku wykazała, że 2 pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim, a następnie na urlopie macierzyńskim otrzymało świadczenie pomimo nie spełnienia warunku przebywania na urlopie wypoczynkowym.
• W trakcie kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono niezgodność polegającą na błędnym przyporządkowaniu paragrafów klasyfikacji budżetowej do rodzaju wydatków, dotyczy to m.in.: kontroli technicznej budynku przedszkola która została ujęta na § 4390„Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii", a powinna być zaewidencjonowana na § 4300 „Zakup usług pozostałych"; przeglądu przewodów kominowych, który w jednym przypadku został ujęty na § 4390 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii", zaś drugim razem § 4300 „Zakup usług pozostałych", a powinien być zaewidencjonowany na § 4300 „Zakup usług pozostałych"; konserwacja pcv w jednym przypadku została ujęta na § 4300 „Zakup usług pozostałych", zaś drugim razem na § 4270 „Zakup usług remontowych", a powinno być § 4300 „Zakup usług pozostałych"; montaż wykładziny pcv został ujęty na § 4270 „Zakup usług remontowych", a powinno być § 4300 „Zakup usług pozostałych"; termopara + usługa serwisowa zostały ujęte na § 4270 „Zakup usług remontowych", a powinno być § 4300 „Zakup usług pozostałych" oraz § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia"; uszczelniacz + usługa serwisowa zostały ujęte na § 4270 „Zakup usług remontowych", a powinno być § 4300 „Zakup usług pozostałych" oraz § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia".
• Wyrywkowa kontrola dokumentów księgowych i podłączonych do nich dokumentów źródłowych wykazała, że w miesiącach styczeń 2016 r. – marzec 2017 r. dokumenty nie zawierały stosownej dekretacji. Przedstawiona dokumentacja zawierała jedynie dokumenty źródłowe (faktury, rachunki) sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, zatwierdzonym do wypłaty przez dyrektora jednostki oraz wyciągi bankowe. Kontrola wykazała brak możliwości powiązania dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) z dowodem księgowym (PK, FO), z którego wynika ich dekretacja. Na dokumentach źródłowych znajduje się jedynie powiązanie z wyciągiem bankowym, z którego wynika płatność za dany dokument. W przypadku jednego dokumentu źródłowegoz warunków zapłaty dokumentu wynika płatność przelewem w terminie 18 dni od daty wystawienia faktury. W tym przypadku zobowiązanie zostało częściowo uregulowane przed dniem wystawienia dokumentu (faktura z dnia 31.12.2016 r. w kwocie 10.794,12 zł, z czego kwotę 10.102,63 zł uregulowano w dniu 30.12.2016 r., zaś kwotę 691,49 zł uregulowano w dniu 11.01.2017 r.).
• Zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości analityka konta 202-2 prowadzona jest w oparciu o system NETCOM PLUS i arkusz kalkulacyjny EXCEL. W rzeczywistości analityka do konta 202-2 nie jest prowadzona, dotyczy wpłat rodziców za przedszkole (opłata za żywienie i godziny).