Na podstawie upoważnienia Nr 3/2017 z dnia 17 lutego 2017 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 20 do 28 lutego 2017 w Wydziałach Budżetu, Inwestycji, Księgowości Urzędu oraz Kultury i Promocji Miasta Kielce kontrolę problemową w zakresie prawidłowości obiegu dokumentów.

W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Wydziale Budżetu oraz Wydziale Inwestycji nie stwierdzono nieprawidłowości.

W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Wydziale Księgowości Urzędu stwierdzono, że w przypadku dowodów księgowych:

- nr 4916-4917 - FV 24/10/2016/SP-ZZM z dnia 15.10.2016 r., termin płatności 29.10.2016 r., data wpływu do Wydziału Usług Komunalnych i Zarządzania Środowiskiem 25.10.2016 r., data wpływu do Wydziału Księgowości 21.11.2016 r., zapłacono w dniu 22.11.2016 r.;

- nr 240 - Postanowienie Sygn. Akt Km 305/16 z dnia 19.01.2017 r., termin płatności 7 dni od daty otrzymania niniejszego postanowienia, data wpływu do Urzędu Miasta 24.01.2017 r., data wpływu do Wydziału Księgowości 09.02.2017 r., zapłacono w dniu 10.02.2017 r.;

- nr 217 - FV FA/0425/00569/17/KI z dnia 23.01.2017 r., termin płatności 07.02.2017 r., data wpływu do Urzędu Miasta 31.01.2017 r., data wpływu do Wydziału Księgowości 07.02.2017 r., zapłacono w dniu 08.02.2017 r.;

-  nr 216 - Zawiadomienie wierzyciela o wysokości kosztów postępowania egzekucyjnego Nr 1223-EA.511.6.12.2017.MC z dnia 05.01.2017 r., termin płatności 14 dni od dnia otrzymania niniejszego zawiadomienia, data wpływu do Urzędu Miasta 12.01.2017 r., data wpływu do Wydziału Księgowości 06.02.2017 r., zapłacono w dniu 08.02.2017 r.;

-  nr 214 - Zawiadomienie wierzyciela o wysokości kosztów postępowania egzekucyjnego Nr 2605-EA.511.81.2017 z dnia 10.01.2017 r., termin płatności 14 dni od dnia otrzymania niniejszego zawiadomienia, data wpływu do Urzędu Miasta 13.01.2017 r., data wpływu do Wydziału Księgowości 06.02.2017 r., zapłacono w dniu 08.02.2017 r.;

-  nr 190 - FV 0075/17/FVS z dnia 20.01.2017 r., termin płatności 03.02.2017 r., data wpływu do Urzędu Miasta 30.01.2017 r., data wpływu do Wydziału Księgowości 03.02.2017 r., zapłacono w dniu 07.02.2017 r.;

nie zastosowano się do § 39 Zarządzenia Nr 317/2012 Prezydenta Miasta Kielce z dnia
2 sierpnia 2012 r. w sprawie kontroli i obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Miasta Kielce z późniejszymi zmianami i Załącznika Nr 5 do Zarządzenia Nr 451/2016 Prezydenta Miasta Kielce z dnia 22 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Miasta Kielce i Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów dla podległych Miastu Kielce jednostek organizacyjnych dotyczącej przekazywania środków budżetowych na realizację wydatków bieżących i majątkowych, dokonywania zwrotów oraz przekazywania sprawozdań budżetowych i sprawozdań w zakresie operacji finansowych.

W myśl przywołanych wyżej przepisów termin przekazania dokumentu wraz z kompletem wymaganych załączników do Wydziału Księgowości Urzędu wynosi do 5 dni roboczych od daty otrzymania dokumentu, nie później jednak niż 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem zapłaty zobowiązania. W przypadku dokumentów Nr 4916 - 4917, 216, 214 brak wyjaśnienia przyczyn opóźnienia. Zgodnie z § 15 ust. 4 Zarządzenia Nr 317/2012 Prezydenta Miasta Kielce z dnia 2 sierpnia 2012 r. oraz Zarządzenia Nr 451/2016 Prezydenta Miasta Kielce z dnia 22 grudnia 2016 r. dokumenty, dla których upłynął termin zapłaty, będą przyjmowane tylko z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację, ponieważ nieterminowa realizacja płatności za zobowiązania może spowodować naliczenie odsetek karnych za zwłokę, a tym samym stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Kontrola wykazała, że w przypadku dowodu księgowego nr 4970 brak możliwości prawidłowego ustalenia terminu płatności za fakturę vat nr 10/10/2016 z dnia 31.10.2016 r. (termin płatności 14 dni od daty otrzymania). Powyższe wynika z nie zastosowania się wydziału merytorycznego (w tym przypadku Wydziału Edukacji, Profilaktyki i Pożytku Publicznego) do § 15 ust. 2 Zarządzenia Nr 317/2012 Prezydenta Miasta Kielce z dnia 2 sierpnia 2012 r., zgodnie z którym pracownik wydziału merytorycznego dokonujący odbioru faktury VAT/rachunku musi wskazać datę przyjęcia dokumentu celem prawidłowego ustalenia terminu płatności. Wydział Księgowości Urzędu dokonał płatności za otrzymaną w dniu 15.11.2016 r. fakturę, w dniu 23.11.2016 r.

Analogiczna sytuacja wystąpiła również w przypadku dowodu księgowego nr 182 tj. faktura nr 3/2017 z dnia 23.01.2017 r. (termin płatności 14 dni), przekazanego przez Wydział Spraw Obywatelskich i Działalności Gospodarczej do Wydziału Księgowości Urzędu w dniu 25.01.2017 r. Wydział Księgowości Urzędu dokonał płatności za otrzymaną fakturę w dniu 23.11.2016 r.

W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Wydziale Kultury i Promocji Miasta stwierdzono, że:

- pod znakiemKMP-III.0542.4.2017 zarejestrowana została sprawa (oferta szkoleniowa dot. studiów podyplomowych), która zgodnie z § 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) stanowi dokumentacje nie tworzącą akt spraw. Stosownie do przywołanego wyżej paragrafu taką dokumentację przyporządkowuje się jedynie do klasy z wykazu akt;

- sprawa KPM-V.0012.2.2017, której znak wynika ze spisu spraw posiedzeń komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy za rok 2017 odpowiedzi udzielono ze znakiem nie odpowiadającym klasyfikacji sprawy tj. KPM-V.033.2.2017. W związku
z powyższym nie zachowano prawidłowego oznaczenia wynikającego z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).