Na podstawie upoważnienia Nr 18/2016 wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 27 września do 28 października 2016 r. kontrolę problemową w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, przychodów i kosztów oraz przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych za okres od dnia
01 stycznia 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności ze stanem faktycznym Polityki rachunkowości w zakresie technik dokumentowania zapisów księgowych oraz Instrukcji gospodarki kasowej
  w zakresie ujęcia w raporcie kasowym dowodów kasowych dotyczących wypłat
  i wpłat gotówki.

• Kontrola dowodów źródłowych ujętych w raportach kasowych wykazała, że Spółka nie stosuje się do zapisów § 10 i § 13 Instrukcji gospodarki kasowej, zgodnie
  z którymi wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki dokonywane w danym dniu powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologiczne, w dniu
  w którym przychód lub rozchód gotówki rzeczywiście miał miejsce.Ponadto stwierdzono, że zgodnie z funkcjonującym w Spółce elektronicznym obiegiem dokumentów każdy dokument podlega akceptacji na poszczególnych etapach obiegu przez upoważnionych pracowników. Dokument może zostać zatwierdzony do wypłaty po uzyskaniu akceptacji przez Główną Księgową i przez Zarząd. Kontrola dokumentów źródłowych rozliczonych w raportach kasowych wykazała przypadki wypłaty gotówki przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu do wypłaty.

• Dokonano wyrywkowej kontroli teczek akt osobowych pracowników MPEC Spółka
  z o.o. W wyniku kontroli stwierdzono przypadki niewłaściwego umieszczenia dokumentów w odpowiednich częściach akt osobowych oraz niezachowania porządku chronologicznego.

• Kontroli poddano naliczenie i wypłatę ryczałtu za używanie do celów służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy za miesiące marzec i lipiec 2015 r. W jednym przypadku dokonano błędnego wyliczenia kwoty ryczałtu przysługującego pracownikowi za miesiąc lipiec 2015 r.

• Ustalono, że w Spółce za pranie odzieży roboczej i wykonywanie drobnych napraw tej odzieży i obuwia  przysługuje pracownikowi ekwiwalent pieniężny waloryzowany w każdym roku o średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów
  i usług. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 4/2014 Dyrektora Naczelnego MPEC Spółka z o.o. w Kielcach z dnia 19 lutego 2014 r. ustalona została miesięczna wysokość ekwiwalentu dla czterech grup. W powyższym Zarządzeniu brak uregulowania
  w przedmiocie obliczania przysługującego ekwiwalentu oraz wskazania nieobecności do odliczania z podstawy ekwiwalentu.

• Poddano wyrywkowej kontroli karty ewidencyjne wyposażenia (odzieży roboczej dla pracowników). Stwierdzono, że karty ewidencyjne wyposażenia są uzupełnianie nieprawidłowo. W poszczególnych pozycjach kart wykazywane były sorty, których okres używalności jeszcze się nie zakończył (poprzez przepisanie). W związku z czym w rubryce „data pobrania" nie została zachowana odpowiednia chronologia. W kartach wykazywana była również odzież, która została wydana np. w dniu 23.10.2016 r. (niedziela) oraz odzież, która będzie wydana np. w dniu 30.10.2016 r. (kontrola kart ewidencyjnych wyposażenia Działu Administracji odbyła się w dniu 24.10.2016 r.). Ponadto w kartach ewidencyjnych wyposażenia brak wpisu dotyczącego daty zdania sortów.