Na podstawie upoważnienia Nr 15/2016 wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 05 września 2016 r. do 26 września 2016r. kontrolę problemową w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunkóworaz dochodów i wydatkówbudżetowych.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

• Kontrola dokumentów w zakresie przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę wykazała, że służba przygotowawcza w przypadku jednego pracownika zatrudnionego od dnia 01.06.2009 r. na stanowisku urzędniczym nie została przeprowadzona.
• Kontrola wykazała przypadki pobrania kwoty pogotowia kasowego w wysokości wyższej niż ustalona w § 3 pkt. 1 i 2 Instrukcji kasowej (tj. dla środków budżetowych, ustalone jest do wysokości kwoty 1000 zł na miesiąc, zaś dla środków z dochodów do wysokości kwoty 100 zł na miesiąc). W jednym miesiącu pogotowie kasowe niezostało uzupełnione do wymaganej wysokości. Ponadto wyrywkowa kontrola dokumentów wykazała, że pracownicy jednostki dokonywali zakupów gotówkowych z własnych środków pomimo braku gotówkiw kasie jednostki na pokrycie wydatkowanych kwot. Zwrot poniesionych kosztów następował z kilkudniowym opóźnieniem po uzupełnieniu niezbędnego zapasu gotówki w kasie. Ww. nieprawidłowości stwierdzono w następujących raportach kasowych: RK 01/2014 BUDŻET, RK 02/2015 BUDŻET, RK 03/2015 BUDŻET, RK 06/2015 BUDŻET, RK 10/2015 BUDŻET, RK 11/2015 BUDŻET, RK 01/2015 DOCHODY, RK 02/2015 DOCHODY, RK 04/2015 DOCHODY, RK 08/2015 DOCHODY, RK 12/2015 DOCHODY.
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok 2015, jak i jednorazowy dodatek uzupełniający dla nauczycieli dyplomowanych za rok 2013, 2014 i 2015 wypłacone w 2016 roku ujęte zostaływ kwocie brutto na koncie 231- „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", nakłady pracodawcy (ubezpieczenia społeczne oraz fundusz pracy) ujęte zaś zostały na koncie 229- „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne".W bilansie jednostki zarówno w pozycji zobowiązań wobec budżetów (saldo Ma konta 225), zobowiązań z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń (saldo Ma konta 229), jak i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń (saldo Ma konta 231) powinny wykazane być stany powyższych zobowiązań zgodnie z prawidłową ewidencją na kontach oraz treścią ekonomiczną operacji gospodarczych, zamiast łącznego stanu zobowiązań z tytułu wynagrodzeń wykazanego na koncie 231.
• Podczas wyrywkowej kontroli sprawozdańza rok 2015 stwierdzono, że dane wykazane w poszczególnych paragrafach sprawozdania Rb- 27S za miesiące marzec, kwiecień, maj, czerwiec oraz grudzień 2015 roku są niezgodne z prowadzoną ewidencją księgową.
• Wyrywkowa kontrolaakt osobowychwykazała, że w części C wyrywkowo skontrolowanych akt osobowychznajdowały się świadectwa pracy wydane pracownikom ponownie nawiązującym stosunek pracy z dotychczasowym pracodawcą. Przykładowo: świadectwa pracy wydane w dniu 31.08.2015 r. obejmują zakończone okresy po terminie wskazanym w § 1²  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy,bądź wydanesą bez wniosku pracownika, niezgodnie z § 1³ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy.
• Kontroli poddano naliczenie wynagrodzenia urlopowego wybranych pracowników.Do podstawy naliczenia przyjęto wynagrodzenie ze zmiennych składników (godzin nocnych) w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu dzieląc podstawę przez normę czasu pracy z tych miesięcy, zamiastliczbę godzin,w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa.
• Kontrolanagródjubileuszowych wykazała, żew przypadku jednego pracownika (nauczyciela) wypłata nagrody jubileuszowej nastąpiła po terminieuprawniającymdo nagrody. Z pisma wynika,że „przysługuje Panu nagroda jubileuszowa w wysokości 100% wynagrodzenia w związku z 25 letnim stażem pracy od dnia 02.01.2015 r.". Z przedstawionego w trakcie kontroli przebiegu zatrudnienia wynika, iż ww. pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej w dniu 02.01.2015 r., wypłata nastąpiła zaś w dniu 12.01.2015 r. Ponadto wprzypadku naliczenia nagrody jubileuszowej ww. pracownikaw podstawie nie uwzględniono jednorazowego dodatku uzupełniającego.
• Kontroli poddano przyznawanie świadczeń oraz wypłaty ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wmyśl § 10 oraz § 13 Regulaminu obowiązującego w Miejskim Szkolnym Ośrodku Sportowym środki funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu w tym m.in. pomocy pieniężnej w formie świadczenia pieniężnego oraz w formie zapomóg pieniężnych: zapomogi zwykłej (ekonomicznej) oraz zapomogi losowej, w związku z indywidualnymi zdarzeniami losowymi, klęską żywiołową, długotrwałą chorobą lub śmiercią. Wyrywkowa kontrola dokumentacji dotyczącej przyznanych zapomóg losowych ustaliła, że jednostka do ww. zapomóg zalicza także zapomogi przyznane w związku z przewlekłą chorobą, które nie mieszczą się w definicji pojęcia "zdarzenia losowego" oznaczającego zdarzenie nieprzewidywalne, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia mimo zachowania należytej staranności.
• W wyniku kontroli imiennychkartewidencji odzieży roboczo –ochronnej pracowników stwierdzono, że pracownikom zatrudnionym na stanowisku konserwator, dozorca, palacz – dozorca oraz sprzątaczka przydzielony został sprzęt ochrony osobistej (maseczka ochronna, ochronniki słuchu, półmaska p/pyłowa), który nie jest wykazany w Ramowej tabeli norm przydziału. Ponadto stwierdzono, że jednostka nie odnotowuje w kartach ewidencji zdania zużytego asortymentu, a tym samym nie stosuje się do zapisów Instrukcji  dotyczącej zasad gospodarki odzieżą roboczo – ochronną i obuwiem roboczo – ochronnym oraz sprzętem ochrony osobistej wprowadzonej Zarządzeniem Nr 4/2012, w myśl której pracownikom przydzielana jest nowa odzież roboczo –ochronna, obuwie roboczo – ochronne oraz sprzęt ochrony osobistej po uprzednim zwrocie zużytych sortów. Dokonano również sprawdzenia naliczenia ekwiwalentu za pranie. W Instrukcji brak zapisu dotyczącego odliczania nieobecności oraz brak ustalenia sposobu naliczania ekwiwalentu.