Sprawozdanie z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Żłobku Samorządowym Nr 12 w Kielcach.

Na podstawie upoważnienia Nr 7/2016wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 24 maja 2016r. do 10 czerwca 2016r.kontrolę doraźnąw zakresie zgodności danych wynikających z ewidencji księgowej z dokumentami źródłowymi i danymi wykazywanymi w sprawozdaniach budżetowych.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

• W trakcie kontroli w jednostce stwierdzono brak zgodności ze stanem faktycznym m.in. załącznika Nr 2 do Polityki Rachunkowości z dnia 1 stycznia 2011 r. z późniejszymi zmianami w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek oraz załącznika Nr 1 do Polityki Rachunkowości w zakresie obiegu dowodów księgowych.
• Zgodnie z Załącznikiem Nr 2 pkt 3 do Polityki Rachunkowości z dnia 1 stycznia 2011 r.na określone potrzeby lub wydatki bieżące w Żłobku Samorządowym Nr 12 w Kielcach udziela się intendentowi dwóch stałych zaliczek w kwocie 500 zł (każda z nich). Zaliczki intendent zobowiązany jest rozliczyć dwa razy w roku. Kontrola pobranych w roku 2015 zaliczek wykazała, że rozliczenie każdej z zaliczek następuje raz w miesiącu, a całkowity zwrot kwoty niewykorzystanej dwa razy do roku. Ponadto w dniu 15.07.2015 r. zaliczkę pobrała osoba nie ujęta w zasadach polityki rachunkowości, zaś w dniu 04.12.2015 r. pobrano zaliczkę z ZFŚS na zakup paczek dla dzieci pracowników. Z pobranych zaliczek jednostka rozliczyła wydatki związane z opłatą pocztową, na które nie posiada dokumentów spełniających wymogi dowodu księgowego (dotyczy to kontrahenta Poczta Polska S.A.). Opłaty te rozliczono na podstawie oświadczenia pracownika oraz Pocztowej książki nadawczej.
• Ze sprawozdania Rb-27S za miesiąc lipiec 2015 r. wynika, że jednostka wykonała dochody w kwocie 101.926,08 zł. Z ewidencji na koncie 222- „Rozliczenie dochodów budżetowych" wynika, że kwota dochodów przekazanych w okresie 01.01.2015-31.07.2015 r. do Urzędu Miasta Kielce wyniosła 101.491,58 zł. Należna kwota dochodów budżetowych w wysokości 434,50 zł, wynikająca z zestawienia obrotów i sald oraz zestawienia dochodów budżetowych za rok 2015 została przekazana dopiero w dniu 11.09.2015 r.
• Jednostka zgodnie z przyjętym Zarządzeniem wprowadziła naliczenie odsetek od nieterminowych płatności (za opóźnienie w zapłacie za pobyt i żywienie w żłobku) w okresach na koniec miesiąca nie później niż na koniec każdego kwartału. Natomiast naliczenie i ewidencja w księgach rachunkowych jednostki odbywa się w momencie wpływu na konto.
• Dekretacja dokumentów księgowych w kontrolowanym okresie była dokonywana ręcznie. Zapisy na dekretach są prowadzone syntetycznie, a nie analitycznie. Szczegółowy sposób ujęcia w księgach rachunkowych wynika z księgi głównej.
• W trakcie kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono niezgodność polegającą na błędnym przyporządkowaniu paragrafów klasyfikacji budżetowej do rodzaju wydatków, dotyczy to opłaty za ostrzenie noży kuchennych, która została zaewidencjonowana na §4210-„Zakup materiałów i wyposażenia", a powinna być ujęta na §4300- „Zakup usług pozostałych".
• Kontrola dokumentów księgowych wykazała przypadki zapłaty za fakturę, nie odnotowania tego faktu na dokumencie, czego konsekwencją było dokonywanie podwójnych płatności za faktury, przykładowo: F-ra FA/MG/437/03/2015 z dnia 23.03.2015 r. na kwotę 315,95 zł zapłacono w dniu 27.03.2015 r. (WB 60/2015) oraz w dniu 31.03.2015 r. (WB 62/2015), nadpłaconą kwotę potrącono z kolejnej faktury nr FA/MG/42/04/2015 z dnia 02.04.2015 r. na kwotę 329,18 zł dopłacając różnicę w kwocie 13,23 zł (WB 67/2015); FV 87/03/2015 z dnia 24.03.2015 r. na kwotę 430,50 zł zapłacono w dniu 27.03.2015 r. (WB 60/2015) oraz w dniu 31.03.2015 r. (WB 62/2015); FV/004435/2015/03/3 z dnia 02.03.2015 r. na kwotę 124,03 zł zapłacono w dniu 05.03.2015 r. (WB 44/2015) oraz w dniu 16.03.2015 r. (WB 51/2015); FV 1992/2015 z dnia 23.03.2015 r. na kwotę 273,20 zł zapłacono w dniu 27.03.2015 r. (WB 60/2015) oraz w dniu 31.03.2015 r. (WB 62/2015); FV F/1/15/002017 z dnia 24.03.2015 r. na kwotę 200,61 zł zapłacono w dniu 27.03.2015 r. (WB 60/2015) oraz w dniu 31.03.2015 r. (WB 62/2015). Powstałe nadpłaty zaliczane są na poczet przyszłych płatności i wykazywane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-N w pozycji N5.1 w kolumnie przedsiębiorstwa niefinansowe. W jednym przypadku stwierdzono, że jednostka w dniu 27.02.2015 r. dokonała płatności na konto błędnego kontrahenta Firmy Veolia Usługi dla Środowiska S.A. przekazując kwotę 15.754,84 zł tytułem „odprowadzenie dochodów budżetowych za 02/2015", zamiast do Urzędu Miasta Kielce. Powyższa kwota została zwrócona przez Veolia w dniu 02.03.2015 r. Następnie w dniu 03.03.2015 r. odprowadzono prawidłową kwotę 15.924,50 zł na konto Urzędu Miasta Kielce tytułem „odprowadzenie środków tyt. doch. budżetowe za 02/2015".