Sprawozdanie z kontroli problemowej przeprowadzonej w Komendzie Straży Miejskiej w Kielcach za okres od 01 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz dochodów i wydatków, a także przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Na podstawie upoważnienia Nr 6/2016z dnia 22 kwietnia 2016 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 25kwietnia 2016 r. do 24 maja  2016 r. kontrolę problemową w Komendzie Straży Miejskiej w Kielcach w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz przychodówi kosztów,a także przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności ze stanem faktycznym w jednostce m.in. Instrukcji kasowej w zakresie metod i częstotliwości sporządzania raportów kasowych oraz Zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania w zakresie obowiązujących w jednostce druków ścisłego zarachowania. Ponadto brak zgodności z obowiązującymi przepisami Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w zakresie przeznaczenia dofinansowania oraz zgodności ze stanem faktycznym załączników do Regulaminu ZFŚS w zakresie wniosków o przyznanie dofinansowania, oświadczeń i tabeli zawierającej progi dofinansowania do wypoczynku.
• Środki finansowe rozliczone jako zaliczka na wydatki bieżące zostały wydatkowane przed datą pobrania zaliczki oraz przed datą uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki w kasie.
• W Rejestrachi Księgachstanowiącychdruki ścisłego zarachowania brak rzetelnej ewidencji druków. W większości przypadków ewidencjonowany jest tylko i wyłącznie rozchód (wydanie) druków,potwierdzony własnoręcznym podpisem osób pobierających.
• Podczas kontroli stwierdzono nieterminowe uregulowanie opłaty za podatek od nieruchomości wraz z odsetkami w łącznej kwocie 4.382,00 zł oraz opóźnienia w zapłacie faktur T-MOBILE za telefony komórkowe, skutkujące naliczeniem odsetek w łącznej wysokości 0,60 zł. Komenda Straży Miejskiej w Kielcach jako jednostka sektora finansów publicznych powinna wszelkie zobowiązania regulować terminowo.
• Stwierdzono, że jednostka w dniu 12.03.2015 r. umorzyła  odsetki od nieterminowej płatności z tytułu równowartości zapłaconej szkody na rzecz Straży Miejskiej w Kielcach. Należność główna została uregulowana w dniu 26.11.2014r., a odsetki zostały naliczone za okres od 26.07.2014 do 30.09.2014r. Kwota odsetek powinna zostać zaktualizowana na dzień 26.11.2014 r. lub na dzień 31.12.2014 r.
• Jednostka dokonała błędnej ewidencji na kontach oraz błędnie przyporządkowała paragrafydo rodzaju wydatków. Udzielone i nie spłacone pożyczki mieszkaniowe dla pracowników finansowane z ZFŚS jednostka zaewidencjonowała na koncie 240-Pozostałe rozrachunki zamiast na koncie 234-Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Ponadto kwota odsetek od nieterminowej opłaty za telefony komórkowe została zaewidencjonowana na koncie 402 -Usługi obce z § 4360 „Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych", a powinna być zaewidencjonowana na  koncie 751-Koszty finansowez § 4580 „Pozostałe odsetki". Odsetki od nieterminowej zapłaty podatku od nieruchomości ujęto na § 4480 „Podatek od nieruchomości" zamiast na § 4670„Odsetki nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości". Opłatę za wodę i ścieki ujęto na jednym § 4260 „Zakup energii",a powinno być na § 4260 „Zakup energii" – woda i na § 4300 „Zakup usług pozostałych"- ścieki. Dodatkowo diagnostyka notebooka została ujęta na § 4270 „Zakup usług remontowych", a powinno być § 4300 „Zakup usług pozostałych".
• Na koncie 011– Środki trwałe pod datą 30.12.2015 r. zaewidencjonowano zakup samochodu ciężarowego Volkswagen Transporter T6 (FV/AN/414/15/VW z dnia 16.12.2015 r.). Pojazd zarejestrowano w dniu 12.01.2016 r. W związku z czym dopiero w tym dniu stał się pełnowartościowym i zdatnym do użytku środkiem trwałym. Z kolei na koncie 013 został zaewidencjonowany zakup warnika do wody (FA/3243/2015 z dnia 21.08.2015 r.) w kwocie 321,71 zł bez uwzględnienia kosztów transportu w kwocie 28,32 zł. Dodatkowo na ww. koncie w dniu 02.09.2015 r. zaewidencjonowano zakup mebli (FV 56/2015 z dnia 21.08.2015 r.,data wpływu 21.08.2015 r.) w kwocie 2.398,50 zł z pominięciem usługi zaokleinowania stołu w kwocie 147,60 zł. Zarówno wartość kosztu transportu jak i wykonanie usługi powinny być doliczone do wartości początkowej środka trwałego i tym samym podwyższyć wartość przyjętego wyposażenia.Ponadto stwierdzono rozbieżności pomiędzy datą przyjęcia na stan składnika majątku (zakup mebli), a datą wprowadzenia go do ewidencji księgowej. Zgodnie z przyjętymi zasadamitakieskładniki majątkowe odnosi się bezpośrednio w koszty zużycia materiałów w miesiącu przyjęcia ich do użytkowania.Stwierdzono również, że na koncie 011 –Środki trwałe zaewidencjonowano zestawy komputerowe, z których zostały zlikwidowane monitory. Wartość tych środków trwałych została zmniejszona oraz zostały one w pełni zamortyzowane. Brak aktualizacji wartości po likwidacji monitorów.
• Kontrola dowodów księgowych wykazała, że wyciągi bankowe zawierają dekret, który oprócz operacji wpływu środków finansowych na rachunek bankowyi wypływu środków zawiera także zapisy dotyczące operacji gospodarczych nie dotyczących bezpośrednio konta 130, np. Wn 401 / Ma 201, Wn 402 / Ma 201, Wn 403/ Ma 225, Wn 013 / Ma 201. Ponadto stwierdzono, że jednostka zadekretowała oraz opisała pod względem formalno – rachunkowym nieprawidłowe dokumenty – faktury pro-forma.
• Stwierdzono, że na terenie Posterunku Straży Miejskiej znajdowały się obce składniki majątkowe (monitoring, szafa metalowa) będące własnością Urzędu Miasta Kielce. Na terenie Komendy znajdowały się również przedmioty będące własnością pracowników Straży Miejskiej, które nie były oznaczone oraz wpisane do książki przedmiotów obcych (ewidencja ilościowa) bądź zaewidencjonowane na odpowiednim koncie pozabilansowym.
• W jednym przypadku stwierdzono, że zakupionyw dniu 19.12.2011 r. serwer o wartości początkowej 25.989,90 zł nie został w pełni zamortyzowany. Dla powyższego środka ustalono roczną stawkę amortyzacyjną w kwocie 7.796,97 zł w związku z czym pełna amortyzacja serwera powinna nastąpić w kwietniu 2015 r. Z karty amortyzacji środka trwałego wynika, że jednostka zaprzestała amortyzacji w kwietniu 2014 r. pomimo braku całościowego umorzenia serwera. Zezłożonych wyjaśnień wynika, że program podczas aktualizacji przyjął błędne okresy do wyliczenia umorzenia środka trwałego. Wyrównanie nastąpi w 2016 r.
• Jednostka nie zastosowała się doustawowego terminusporządzenia inwentaryzacji obcych składników majątkowych. Inwentaryzację przeprowadzono w dniu 25.02.2016 r.zamiast do 15.01.2016 r.
• W kontrolowanym okresie jednostka pokrywała ze środków budżetowych zakup kwiatów ciętych, zakup artykułów spożywczych i usługi gastronomicznej na spotkanie. Stwierdzono również, że pracownicy jednostki dokonują płatności gotówkowych za faktury z własnych środków, dotyczy to m.in. zakupu leków dla psów, opłat za zezwolenia na prowadzenie pojazdu uprzywilejowanego.
• Do wyliczenia wynagrodzeniazasadniczego za przepracowaną część miesiąca przyjęto liczbę dni miesiąca zamiast liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.
• Stwierdzono przypadki niewłaściwego umieszczenia dokumentów w odpowiednich częściach akt osobowych oraz niezachowania porządku chronologicznego. Analiza akt osobowych wykazała ponadto, że wydano świadectwo pracy zawierające błąd dotyczący początkowej daty zatrudnienia tj. wpisano datę 1 sierpnia 2015 r. a powinna być data 3 sierpnia 2015 r. Ponadto wydano świadectwo pracy z błędną liczbą dni przysługującego ekwiwalentu za rok, w którym ustał stosunek pracy, tj. wpisano 4 dni a powinno być 3 dni. W trakcie kontroli skorygowano błędy w świadectwach pracy i w dniu 20.05.2016 r. wysłano poprawione świadectwa. W jednym przypadku świadectwo pracy zostało wydane z datą późniejszą niż data rozwiązania umowy o pracę.
• Wyrywkowa kontrola wykazała przekroczenia w obowiązującym w jednostce tygodniowym czasie pracy, który łącznie z pracąw godzinach nadliczbowych nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w 4 – miesięcznym okresie rozliczeniowym. Ponadto nie zastosowano się do zasad i terminu wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.
• W kontrolowanym okresie jednostkanie wypłacaławynagrodzeniaza czas urlopu z wypracowanych godzin nocnych oraz nadliczbowych.
• W jednym przypadku do podstawy nagrody jubileuszowej za 20 lat przyjęto 19 %zamiast 20% dodatku za wysługę.
• Stwierdzono, że w podstawie ekwiwalentu nie uwzględniono wynagrodzenia ze składników zmiennych z najbliższych miesięcy, za które przysługiwało to wynagrodzenie. Ponadto u pracownika, który był zatrudniony do dnia 14.01.2015r. do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z 2014 r. przyjęto współczynnik obowiązujący w roku 2014 r., a powinien być przyjęty współczynnik obowiązujący w roku 2015 r. Dodatkowo wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w dniu rozwiązania stosunku pracy a nastąpiła w terminie późniejszym.
• W podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie uwzględniono wynagrodzenia za czas urlopu ze zmiennych składników (godzin nocnych, nadliczbowych), zaś w przypadku pracowników, którym w roku 2015 wypłacono wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, składnik ten nie został uwzględniony w podstawie. Z kolei z podstawy wynagrodzenia u pracowników Straży Miejskiej nie zostały wyłączone inne usprawiedliwione nieobecności w pracy (urlopy okolicznościowe, opieki na dziecko do lat 14).
• W podstawie wynagrodzeniaza czas choroby, zasiłkach chorobowych, zasiłkach opiekuńczych i urlopie ojcowskim, których okres objęty podstawą obejmuje miesiące podwyżek (październik 2015, wyrównanie w listopadzie 2015 r.; kwiecień 2015 r., wyrównanie w lipcu 2015 r.) błędnie przyjęto wyrównanie wynagrodzenia zasadniczego wraz z dodatkiem stażowym, bądź nie ujęto wyrównania wynagrodzenia. W przypadkuzasiłku macierzyńskiego/urlopu ojcowskiegow podstawiewymiaru nie uwzględniono wypłaconegopracownikowi dodatku za wieloletnią pracę, który należy przyjąć do podstawy wymiaru, gdyż pracownik nie zachowuje prawa do tego dodatku w czasie, kiedy korzysta z urlopu macierzyńskiego podstawowego, dodatkowego lub urlopu ojcowskiego.
• Jednostka prowadzi rejestr delegacji i tam ewidencjonuje wydane delegacje. W rejestrze tym ujęto polecenia wyjazdu służbowego samochodem osobowym, na które brak wniosków pracowników do pracodawcy o wyrażenie zgody na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym (prywatnym). W przypadku ryczałtu za używaniesamochodu osobowego do celów służbowych nie zachowano wymaganego i warunkującego wypłatę terminu składania oświadczeń o używaniu samochodu osobowego do celów służbowych.
• Jednostka pokryła ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wydatki, które wychodzą poza definicję działalności socjalnej oraz nie uzależniała wysokości dopłat z Funduszu  od  sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W przypadku zapomóg zdrowotnych brak dokumentów potwierdzających przewlekłość choroby osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W kilku przypadkach wnioskowano o przyznanie zapomogi dla osób nie uwzględnionych w liście uprawnionych do korzystania z Funduszu jednostki (np. rodzice pracownika). Ponadto wystąpiły nieprawidłowości w klasyfikacji zapomóg. Przyznano zapomogi zdrowotne mimo, iż uzasadnienie we wniosku wskazuje na zapomogi pieniężne. Stwierdzono, że tabela wysokości dofinansowania do wypoczynku stanowiąca załącznik nr 1 do Regulaminu ZFŚS zawiera nieaktualne progi dofinansowania do wczasów. Ponadto pracownicy do wniosku składają oświadczenie o dochodach za miesiąc poprzedzający urlop, którego brak w załącznikach do Regulaminu ZFŚS.
• Podczas kontroli stwierdzono, że w imiennych kartachewidencyjnych dotyczących środków ochrony indywidualnej odzieży i obuwia roboczego ujmowane są przedmioty niezgodnie z okresem użytkowania wyposażenia, którego normy określone zostały w tabeli sortów mundurowych. Ponadto w niektórych kartach brak wpisu dotyczącego okresu używalności przydzielonego ubioru służbowego oraz brak dokładniej daty przydzielenia i zdania przedmiotu. Stwierdzono przypadki przydzielania większej ilości przedmiotów niż wynika to z tabeli sortów mundurowych.
• W przypadku zamówieńpublicznychosoby odpowiedzialne za prowadzenie postępowania nie w każdym przypadku stosowały się do trybu i zasad  realizacji zamówieńprzewidzianych w Regulaminiem. in. oferty Wykonawców zostały przesłane drogą mailową (skan dokumentów) zgodnie z wymogiem stawianym przez osobę prowadzącą postępowaniezamiast w formie pisemnej w zamkniętej i opisanej kopercie. Brakogłoszenia treści zapytania ofertowego oraz ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty w BIP, powiadomienia Wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz umowy o realizacji zamówienia.