Na podstawie upoważnienia Nr 1/2016z dnia 21 sierpnia 2015 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 7 stycznia2016r. do 26 lutego2016r. kontrolę problemową wDomu Pomocy Społecznej im. Św. Brata Alberta w Kielcachoraz Domu Pomocy Społecznej im. F.Malskiej w Kielcach w zakresie spraw organizacyjno-prawnych, prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz dochodów i wydatków,a także przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

1. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Domu Pomocy Społecznej im. Św. Brata Alberta w Kielcach stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności z obowiązującymi przepisami prawa między innymi: regulaminu oceny pracowników samorządowych w zakresie terminu przeprowadzania oceny i osób objętych tym obowiązkiem oraz ze stanem faktycznym obowiązującym w jednostce m.in. zasad przydziału pracownikom środków ochronyindywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego w zakresie tabeli norm przydziału pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego pracownikom działu opiekuńczo-terapeutycznego, medyczno-rehabilitacyjnego oraz gospodarczych i obsługi Domu Pomocy Społecznej Św. Brata Alberta w Kielcach (DPS),regulaminu organizacyjnego Warsztatów Terapii Zajęciowej (WTZ), regulaminu wynagradzania i premiowania pracowników Warsztatów Terapii Zajęciowej.

• Na dzień 31.12.2015 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji środków pieniężnych znajdujących się w kasie Warsztatów Terapii Zajęciowej.

• W trakcie kontroli dokumentów dotyczących udzielanych pracownikom (DPS i WTZ) zaliczek stwierdzono brak uregulowań dotyczących m.in. minimalnej oraz maksymalnej kwoty zaliczki, charakteru zaliczki (stała, jednorazowa), wskazania osób, które mogą ją pobierać. Ponadto jeżeli chodzi o zaliczki udzielane w Warsztatach to w kontrolowanym okresie zdarzały się sytuacje dokonywania zakupów przed datą pobrania zaliczki z kasy oraz z zaliczki rozliczane były wydatki innych pracowników (zwrot kosztów) dotyczy to np. zwrotu za okulary korygujące wzrok dla jednego pracownika. Ponadto na wnioskach o zaliczkę w WTZ brak wskazania daty rozliczenia zaliczki, podpisu osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym czy podpisu kierownika jednostki. Na rozliczeniu zaliczki natomiast brak wskazania daty pobrania zaliczki, podpisu głównego księgowego oraz dyrektora.

• W trakcie kontroli stwierdzono, że w księdze druków ścisłego zarachowania Warsztatów Terapii  Zajęciowej  są zaewidencjonowane 24 sztuki czeków z Banku Gospodarki Żywnościowej, w którym warsztaty posiadały rachunki bankowe do dnia 31.12.2010 r. W związku z powyższym czeki te powinny zostać anulowane, oddane do banku  lub zlikwidowane komisyjnie podczas inwentaryzacji. Ponadto nie dało się ustalić faktycznego stanu dowodów KP i KW ponieważ osoba odpowiedzialna za ewidencję ww. druków nie wpisała faktycznej liczby przyjętych do ewidencji i zużycia druków.

• W kontrolowanym okresie DPS nieterminowo uregulował zobowiązanie za energię elektryczną z tytułu FV WO/02-47928/0615/Z z dnia 20.05.2015 r. w kwocie 2.790,00 zł, z terminem płatności 15.06.2015 r. Zobowiązanie to uregulowano z czterodniowym opóźnieniem, w związku z czym jednostka zapłaciła 2,44 zł odsetek. Dom Pomocy Społecznej, jako jednostka sektora finansów publicznych powinna wszelkie zobowiązania regulować terminowo, gdyż niewykonanie zobowiązań w terminie, którego skutkiem jest zapłata odsetek jest niezgodne z art. 16 ust. 1 ustawy
  o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013, poz.168). Jednak ze względu na to, że kwota odsetek pokrytych przez DPS wyniosła 2,44 zł, czyn ten korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 26 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013, poz.168). 

• Odsetki od nieterminowej płatności zostały zaewidencjonowane na koncie 401 „Zużycie materiałów i energii" z § 4260 „Zakup energii", a powinny być zaewidencjonowane na  koncie 751 „Koszty Finansowe" z § 4580 „Pozostałe odsetki". Przychody z tytułu sprzedaży makulatury z miesiąca czerwca, sierpnia oraz listopada zaewidencjonowano na  koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych", a powinny być zaewidencjonowane na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne", konserwacja sprzętu ppoż  została zaewidencjonowana  na § 4300 „Zakup usług pozostałych" , a powinna być zaewidencjonowana na § 4270 „Zakup usług remontowych", zakup rękawic gumowych oraz rękawic gospodarczych został zaewidencjonowany na § 3020 „Wydatki osobowe nie zaliczane do wynagrodzeń", a powinien być zaewidencjonowany na § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia".

• Zapisy w księgach rachunkowych jednostki dotyczące operacji bankowych nie zawsze odpowiadały dokumentom źródłowym tzn. na dekrecie oprócz ewidencji wpływów i wypływów na rachunkach bankowych pojawiają się także zapisy dotyczące technicznego zapisu korygującego obroty konta 130, zasilenia rachunku bankowego płacowego - dekret Wn konto 231, Ma konto 130, a powinno być Wn konto 141, Ma konto 130. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że faktycznie wynagrodzenie pracowników DPS-u trafia na indywidualne rachunki  pracowników z rachunku pomocniczego płacowego, a nie z bieżącego. W księgach rachunkowych jednostki brak ujęcia operacji na wyodrębnionym rachunku bankowym płacowym.

• Saldo konta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych"  powinno odpowiadać sumie sald kont 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia" oraz 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub 240 „Pozostałe rozrachunki" (w przypadku byłych pracowników). Na dzień 31.12.2015 r. stwierdzono różnicę w wysokości 659 zł.  Z wyjaśnień głównego księgowego wynika, że niezgodność ta powstała w 2011 roku. Różnica ta została skorygowana  w księgach rachunkowych 2015 roku.

• W 2014 roku oraz 2015 roku nie była prowadzona ewidencja na koncie pozabilansowym 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych okresów", a  konto 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku budżetowego" na koniec 2014 roku wykazało saldo.

• Jednostka posiada trzy książki obiektu budowlanego – dwie dla działki nr 1201 oraz jedną dla działki nr 1203.  Książki te nie zawierały danych dotyczącychfunkcji obiektu, roku zakończenia budowy, właściciela obiektu, zmiany właściciela obiektu, zarządcy obiektu, zmiany zarządcy obiektu, protokołu odbioru obiektu, pozwolenia na użytkowanie obiektu; nieuzupełniony jest spis dokumentacji dołączonej do książki obiektu oraz osoby upoważnione do dokonywania wpisu.

• Podczas kontroli stwierdzono, że na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne" nie zaewidencjonowano pierwszorazowego zakupu licencji na niewyłączne, nieprzenaszalne korzystanie z pakietu programów komputerowych Złoty abonament Optivum wariant I wraz z towarzysząca mu dokumentacją. Ponadto na koncie 014 „Zbiory biblioteczne" zaewidencjonowane są książki przeznaczone do użytku mieszkanek Domu Pomocy Społecznej. Biblioteka ta nie spełnia jednak warunków określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13.11.2012 r. w sprawie sposobu organizacji obsługi bibliotecznej w domach pomocy społecznej oraz sposobu współdziałania bibliotek publicznych w wykonywaniu tej obsługi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1291). W związku z powyższym zbiory biblioteczne powinny być objęte tylko ewidencją ilościową. Ponadto wyrywkowa kontroli oznaczenia numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia jednostki, wykazała, że część wyposażenia posiada oznaczenia niezgodne z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi lub jest nieoznaczona. W sali 203 na oddziale II znajdowało się o jedno łóżko więcej niż wynikało to ze spisu inwentarza znajdującego się w pomieszczeniu. Natomiast w portierni DPS, biurze WTZ, pracowni gospodarstwa domowego, czy pracowni plastyczno – muzycznej brak spisów inwentarza. Na terenie domu znajdowały się także przedmioty (wyposażenie) będące własnością pensjonariuszek (głównie meble). Przedmioty te nie podlegają jakiejkolwiek ewidencji. W Warsztatach Terapii Zajęciowej prowadzona jest także dodatkowa papierowa księga inwentarzowa, w której ewidencjonowany jest przychód oraz rozchód wyposażenia. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że data przychodu w książce przychodu nie odpowiada dacie przyjęcia na koncie 013.

• Wyrywkowa kontrola stanu magazynowego wykazała rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym, a przedstawionym do kontroli zbiorczym wydrukiem zestawienia obrotów indeksów materiałowych w zakresie ilości następujących produktów: chrzanu, małego dżemu, koncentratu pomidorowego, mąki tortowej, mąki ziemniaczanej, przyprawy warzywko.  

• W przypadku dwóch pracowników DPS brak ustalonej kategorii zaszeregowania przy zmianie stanowiska pracy, zaś u jednego pracownika nieprawidłowo ustalono kategorię zaszeregowania. W przypadku pracowników WTZ kwota wynagrodzenia zasadniczego była ustalona niezgodnie z kategorią zaszeregowania. Ponadto tabela kwot rozpiętości dla poszczególnych kategorii zaszeregowania nie odpowiada faktycznym kwotom w poszczególnych grupach zaszeregowania. Z § 7 regulaminu wynagradzania i premiowania pracowników WTZ wynika, że „miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego pracownika, odpowiadająca kategorii zaszeregowania, ustalona jest na podstawie tabeli zaszeregowań, stanowiącej załącznik nr 1 do regulaminu". Ponadto tabela kwot rozpiętości dla poszczególnych kategorii zaszeregowania nie odpowiada faktycznym kwotom w poszczególnych grupach zaszeregowania. Dodatek za wieloletnią pracę czterech pracowników zatrudnionych w WTZ został naliczony niezgodnie z dokumentacją zawartą w aktach osobowych oraz przyznane składniki wynagrodzenia nie były zgodne z wysokością wynikającą z umów o pracę i aneksów .

• Wyrywkowa kontrola akt osobowych pracowników DPS wykazała, że w części B akt osobowych znajduje się dokumentacja związana z przyznanym dofinansowaniem za okulary korygujące wzrok tj. wniosek o dofinansowanie, zaświadczenie o konieczności pracy w szkłach korygujących oraz oryginał faktury bądź rachunku, które nie stanowią części akt osobowych, a są częścią dokumentacji finansowo – księgowej. Ponadto w aktach osobowych jednego pracownika WTZ zatrudnionego od dnia 01.10.2008 r. brak badań lekarskich wstępnych, pierwsze zaświadczenie lekarskie o badaniach pojawia się w dniu 17.04.2009 r. , a w części C akt osobowych znajdują się pisma dotyczące zajęcia wynagrodzeniaoraz  korespondencja z komornikiem.

• Wyrywkowa kontrola wykazała brak ocen z roku 2012 pracowników na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych. Ostatnia ocena zgodnie z przedstawioną dokumentacją została przeprowadzano w 2014 roku.

• W kontrolowanym okresie wynagrodzenie za czas urlopu z wypracowanych godzin nocnych nie było wypłacane.

• Skontrolowano naliczenie oraz wypłatę nagród jubileuszowych wybranych pracowników jednostki. U dwóch pracowników do podstawy nagrody jubileuszowej za 20 lat przyjęto kwotę dodatku stażowego w wysokości odpowiednio 19% , zamiast 20%.  W jednym przypadku do podstawy przyjęto błędną kwotę godzin nocnych. Ponadto z przedstawionej dokumentacji wynikają rozbieżności pomiędzy datą nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, a datą sporządzenia pism dotyczących jej wypłaty i datą sporządzenia list wypłat. Ponadto z pism załączonych do akt osobowych nie wynika kiedy pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej. Nagrody naliczane i wypłacane są w dniu sporządzenia pisma. W przypadku kierownika Warsztatów Terapii Zajęciowej źle ustalono podstawę nagrody jubileuszowej.

• Wyrywkowej kontroli poddano naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2014 wypłaconego w roku 2015. W jednym przypadku w WTZ nie wypłacono dodatkowego wynagrodzenia rocznego pomimo, że okres zatrudnienia wynosił co najmniej 6 miesięcy. Ponadto w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie uwzględniono wynagrodzenia za czas urlopu ze zmiennych składników (godzin nocnych). Ponadto z podstawy dodatkowego wynagrodzenia u pracowników DPS-u zostały wyłączone inne usprawiedliwione nieobecności w pracy (urlopy okolicznościowe, opieki na dziecko do lat 14). Jednak zostały one błędnie wyliczone, gdyż podstawa wymiaru została podzielona przez liczbę dni w danym miesiącu, zamiast przez liczbę godzin (normę) danego miesiąca. W przypadku pracowników zatrudnionych w Warsztatach Terapii Zajęciowej usprawiedliwione nieobecności, o których mowa nie zostały wyłączone z podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Ponadto do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego zostały włączone nagrody dyrektora, uznaniowe, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty. Dodatkowo w związku ze zmianą programu komputerowego w roku 2015, dane płacowe z roku 2014 zostały przepisane do nowego programu VULCAN w wartościach innych niż wynikało to z danych z poszczególnych miesięcy z programu ProKomp (dotyczy DPS). Spowodowało to różnice w naliczeniu podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego w nowym programie.

• Wyrywkowej kontroli poddano wynagrodzenia chorobowe, zasiłki opiekuńcze, zasiłki macierzyńskie oraz świadczenie rehabilitacyjne. W związku z niewypłacaniem wynagrodzenia za czas urlopu z wypracowanych godzin nocnych (pracownicy DPS), u pracowników którym przysługiwało takie wynagrodzenie, w podstawie zasiłków nie ujęto tego składnika, tym samym zaniżono podstawę zasiłków. Ponadto u pięciu pracowników przyjęto nieprawidłową wartość do podstawy zasiłków z godzin nocnych. Spowodowane to było błędnym przepisaniem danych płacowych z programu ProKomp (gdzie wypłacano te składniki do końca 2014 roku) do programu VULCAN (funkcjonującego w DPS-ie od 2015 roku). Podstawa wynagrodzenia za czas choroby czterech pracowników Warsztatów była ustalona niezgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U z 2014 r., poz. 159) ponieważ składniki wynagrodzenia takie jak premie, nagrody, czy inne składniki, przysługujące za okresy roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W związku z powyższym zaniżono podstawę zasiłku opiekuńczego oraz dwóch wynagrodzeń za czas choroby nie uwzględniając w podstawie świadczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nagrody oraz dodatku specjalnego. Ponadto podstawa świadczenia rehabilitacyjnego jednego pracownika przebywającego do dnia 10.08.2015 r. na zwolnieniu lekarskim następnie na świadczeniu rehabilitacyjnym, została ponownie przeliczona, a nie powinna.

• Skontrolowano naliczenie i wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów zleceń i umów o dzieło. W jednym przypadku rachunek za miesiące lipiec- sierpień 2015 r. został wystawiony zbiorczo w dniu 25.08.2015 r. Zgodnie z § 4 umowy zlecenie nr 4/2015 z dnia 29.05.2015 r. wynagrodzenie płatne będzie do 20-go dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni przelewem bankowym, zaś zgodnie z wystawionym rachunkiem zostało wypłacone w dniu 25.08.2015 r. W kolejnym przypadku zgodnie z § 6 umowy zlecenia świadczenia usług doradztwa prawnego z dnia 27.03.2015 r. wynagrodzenie powinno być przekazane na wskazane przez Zleceniobiorcę konto do końca każdego miesiąca. Wynagrodzenie jest płatne w cyklu miesięcznym z dołu za miesiąc poprzedni. W miesiącach kwiecień - czerwiec, sierpień- wrzesień oraz listopad- grudzień 2015 r. wynagrodzenie to nie zostało wypłacone w terminie umowy.

• W trakcie kontroli ustalono, że dokumenty od  stycznia do lutego 2015 roku takie jak: rachunki, faktury zakupowe, raporty kasowe były wprowadzane na bieżąco w miesiącu, którego dotyczą ( data dokumentu, data operacji) do programu finansowo – księgowego (w buforze), a faktyczne ich zatwierdzenie (zaksięgowanie) nastąpiło
  w większości przypadków w miesiącu marcu 2015 r. 

• Na fakturach zakupowych w danych nabywcy oraz na rachunkach sprzedażowych
  w danych sprzedawcy widnieją dane Warsztatów Terapii Zajęciowej przy Domu Pomocy Społecznej im. Św. Brata Alberta w Kielcach.  Z Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej im. Św. Brata Alberta wynika, że Warsztaty stanowią część (dział, komórkę) DPS i są przez niego prowadzone, a nie stanowią odrębnej wewnętrznej jednostki podlegającej obowiązkowi ewidencyjnemu. W związku z powyższym finalnym nabywcą jak i sprzedawcą powinien być DPS, a nie WTZ.

• Podczas kontroli stwierdzono, że jednostka nie stosuje się do wprowadzonych Zarządzeniem nr 12/2014 z dnia 28.11.2014 r. Dyrektora Domu Pomocy Społecznej im. Św. Brata Alberta zasad przydziału pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego w zakresie rodzaju, okresu użytkowania, przydziału nowego wyposażenia pomimo braku adnotacji dotyczącej zdania zużytego lub uszkodzonego wyposażenia.

2. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Domu Pomocy Społecznej im. F.Malskiej w Kielcach stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności z obowiązującymi przepisami prawa między innymi: regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Domu Pomocy Społecznej im. F.Malskiej w Kielcach w zakresie przeznaczenia środków funduszu (upominki) oraz ze stanem obowiązującym w jednostce, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w zakresie zasad przyjmowania dokumentów, kart instrukcyjnych określających zasady sporządzania i obiegu dowodów księgowych np. faktur dostawy VAT, regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w zakresie stosowanych załączników, regulaminu pracy w zakresie przydziału i eksploatacji środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego dla pracowników Domu Pomocy Społecznej im. F.Malskiej w Kielcach.

• W trakcie kontroli dokonano wyrywkowego sprawdzenia prawidłowości sporządzania raportów kasowych przy czym stwierdzono, że raporty kasowe wydatkowe obejmują te same okresy czasu oraz data wydatku nie odpowiada faktycznemu rozchodowi gotówki z kasy, a data sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym odpowiada dacie wystawienia dokumentu bądź dacie rozchodu gotówki z kasy.

• Zarządzeniem nr 1/2015 z dnia 09.02.2015 r. Dyrektor jednostki ustalił wysokość pogotowia kasowego w wysokości 1.000 zł . Pogotowie to dotyczy wydatków w § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że w miesiącu sierpniu w raporcie kasowym wydatkowym nr 14 pogotowie kasowe nie zostało uzupełnione do kwoty 1.000 zł.

• W skontrolowanym okresie stwierdzono, że zaliczki na zakup artykułów przemysłowych i spożywczych udzielane są na wniosek. Jednak w przypadku rozliczenia zaliczki stosowane są dowody KP, dowody KW oraz dokument rozliczenia zaliczki (tylko na koniec roku).

• W trakcie kontroli stwierdzono, że w na koncie 234 -1 ewidencjonowany jest stan zakupionych znaczków pocztowych pozostałych do rozliczenia u pracownika odpowiedzialnego za ich ewidencję.

• W kontrolowanym okresie DPS nie naliczał i nie ewidencjonował w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowych płatności od np. należności z tytułu opłat za pobyt mieszkańców.

• Zapisy w księgach rachunkowych jednostki dotyczące operacji bankowych nie zawsze odpowiadały dokumentom źródłowym tzn. na dekrecie oprócz ewidencji wpływów i wypływów na rachunkach bankowych pojawiają się także zapisy dotyczące technicznego zapisu korygującego obroty konta 130. Ponadto  na koncie 130  został zaewidencjonowany przelew środków w kwocie 193,00 zł na podatek dochodowy od paczek świątecznych z rachunku podstawowego Wn konto 225 Rozrachunki z budżetami Ma konto 130 Rachunek bieżący jednostki na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Wn konto 135 Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Ma konto 225. Faktycznie jest to przelew środków pomiędzy rachunkami, a nie zapłata podatku dochodowego od osób fizycznych. Jeżeli chodzi o konto 139 oprócz operacji dotyczących wpływów i wypływów na rachunek bankowy depozytowy zaewidencjonowano także operacje dotyczące operacji na koncie 101-6 Kasa depozytowa.

• Stwierdzono, że na terenie domu znajdowały się przedmioty (wyposażenie) będące własnością pensjonariuszek oraz Pani Dyrektor  (głównie meble, dekoracje oraz sprzęt  RTV). Przedmioty te nie były oznaczone oraz wpisane do utworzonej w tym celu książki przedmiotów obcych oraz nie byłyobjęteewidencją ilościową.

• Dlaśrodków trwałych, które zostały przyjęte do używania przed zmianą Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT)  (Dz. U. z 2010 nr 242, poz. 1622)stosowane są stare stawki amortyzacji. Jednak od momentu przyjęcia ich do użytkowania do końca 2015 r. były one modernizowane, w związku z czym zmieniała się ich wartość.

• Wyrywkowa kontrola stanu magazynowego wykazała rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym, a przedstawionymido kontroli kartotekami indeksów magazynowych w zakresie ilości następujących produktów: aromatów oraz mleka w proszku.

• W sprawozdaniach Rb-N sporządzanych w 2015 roku w pozycji N.5.3 Pozostałe należności z tytułów innych niż należności wymagalne, gotówka i depozyty, pożyczki, papiery wartościowe, w  kolumnie gospodarstwa domowe ujmowany był również stan zakupionych znaczków pocztowych będących w posiadaniu pracownika, który jest odpowiedzialny za ich ewidencję. Pracownik ten nie posiada na stanie aktywów finansowych , a towar czy materiał w postaci znaczków. Z wyjaśnień głównego księgowego wynika, że co pół roku pracownik ten jest rozliczny z posiadanych znaczków pocztowych, wtedy też wartość zużytych znaczków jest zaliczana w koszty działalności jednostki.

• Wypłata wynagrodzeń dla pracowników jednostki regulowana jest na wskazany przez pracownika we wniosku rachunek bankowy. Natomiast dodatkowe wypłaty finansowane ze środków ZFŚS (wczasy pod gruszą, świadczenia świąteczne) są wypłacane gotówką z kasy. Zgodnie z art. 86 § 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r., poz.1502 z późn. zm.) obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika jeżeli pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. W związku z powyższym jeżeli pracownicy DPS wyrazili zgodę na wypłatę wynagrodzenia na wskazane indywidualne rachunki bankowe to wszelkie wypłaty bez względu na źródło finansowania związane ze stosunkiem pracy powinny być regulowane bezgotówkowo.

• Podstawę wynagrodzenia urlopowego podzielono przez normę godzin z trzech poprzedzających miesięcy, a nie przez liczbę godzin w czasie których pracownik faktycznie wykonywał pracę w okresie, z którego została obliczona ta podstawa. W przypadku dwóch nagród jubileuszowych nie uwzględniono podwyżki wynagrodzenia zasadniczego od 01.08.2015 r ponieważ informacja o podwyżce została sporządzona przez pracownika ds. osobowych  i przekazana do działu księgowości dnia 24.08.2015 r., czyli po wypłacie nagród jubileuszowych dla tych pracowników. W jednym przypadku w nagrodzie jubileuszowej przyjęto błędną podstawę ze składników zmiennych oraz uwzględniono wynagrodzenie za czas urlopu. W podstawie odprawy emerytalnej oraz przy naliczeniu ekwiwalentu urlopowego u jednego pracownika nie uwzględniono wynagrodzenia ze składników zmiennych z najbliższych miesięcy.

• Skontrolowano naliczenie dodatkowego wynagrodzenia przy czym stwierdzono, że
  z podstawy zostały wyłączone nieobecności z tytułu urlopu okolicznościowego lub opieki na dziecko do lat 14, ale podstawa wymiaru została ustalona wyłącznie
  z wynagrodzenia zasadniczego.

• Wyrywkowej kontroli poddano wynagrodzenia chorobowe, zasiłki chorobowe, zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, zasiłki opiekuńcze oraz zasiłek macierzyński wybranych pracowników. W jednym przypadku czas pierwszych 33 dni w roku kalendarzowym, zakwalifikowano oraz wypłacono jako zasiłek chorobowy. U trzech pracowników przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku  chorobowego nie wyłączono wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy. W jednym przypadku wynagrodzenie za czas choroby zostało wypłacone niezgodnie z posiadaną przez jednostkę dokumentacją.

• Dekretacja dokumentów w jednostce prowadzona jest metodą mieszaną, głównie jednak komputerowo. Zapisy na kontach syntetycznych prowadzi się komputerowo,
  a zapisy na kontach analitycznych prowadzi się komputerowo z wyjątkiem ewidencji do kont 011,013,014,020, które prowadzi się w książkach inwentarzowych. Jednak nie wszystkie dokumenty posiadają wydruk dekretu z programu komputerowego np. wyciągi bankowe czy przypisy należności od mieszkańców. Dekrety mogą nie być zamieszczane na dowodzie księgowym, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. W przypadku rezygnacji z dekretacji ręcznej i zastąpienia jej komputerową dekretacją automatyczną, niezbędne jest trwałe połączenie wydruku dekretu z dokumentem stanowiącym dowód źródłowy (np. sklejenie lub zszycie). 

• W kontrolowanym okresie jednostka prowadziła ewidencję księgową w jednym dzienniku głównym. Podczas kontroli stwierdzono, że w 2015 r. zapisy dotyczące jednego wyciągu bankowego czy raportu kasowego (depozyty, dochody) są ewidencjonowane za pomocą różnych typów rejestrów (dokumentów, dzienników), gdzie nadawany jest numer danej pozycji rejestru np. PK -polecenie księgowania, ZW – zwroty, T7 – wpłaty zasiłków nowe zasady – stałe, T4 - wpłaty zasiłków stare zasady – S termin 15,T2 -  wpłaty zasiłków stare zasady – S termin 5, UF – wpłaty termin 15 – N,  VF- wpłaty termin 15 – S, WM – wpłaty termin 25 – MOPR, WF- Wplaty termin 15 – MOPR, WA- wpłaty termin 10- MOPR,W5- Wpłaty termin 05-MOPR,W1- wpłaty termin 01-MOPR,Wq – wpłaty zas.- nowe zas.-Rach.MOPR oraz ujmowane pod kilkoma pozycjami dziennika głównego. Z wyjaśnień głównego księgowego wynika, że taka sytuacja miała miejsce do końca 2015 roku, a od 2016 roku wszystkie operacje dotyczące dochodów, wydatków, depozytów i ZFŚS są księgowane w jednolitym programie finansowo-księgowym.

• Wyrywkowa kontrola faktur zakupowych wykazała, że dokumenty te nie mają pieczątki wpływu do jednostki, brak na nich szczegółowego opisu merytorycznego (czego dotyczy dany zakup, miejsca przeznaczenia, zgodności z umową czy złożonym zamówieniem itp.) przez osoby odpowiedzialne, co jest niezgodne z Instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych.

• W kontrolowanym okresie jednostka pokryła ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wydatki na upominki w związku z przejściem na emeryturę pracowników. Wydatki te jednak nie mieszczą się w katalogu działalności socjalnej oraz nie są uzależnione od  sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

• Ponadto stwierdzono, że imienne karty ewidencyjne dotyczące środków ochrony indywidualnej odzieży i obuwia roboczego prowadzone przez kierownika administracyjnego zawierają dane niezgodne z zakresem i okresem użytkowania wyposażenia, którego normy określone zostały w tabeli przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego dla pracowników. Z kart wynika, iż pracownikom przydzielane jest nowe wyposażenie pomimo braku adnotacji dotyczącej zdania zużytego lub uszkodzonego wyposażenia. Ponadto w kartach brak wpisu dotyczącego okresu używalności przydzielonych środków ochrony indywidualnej odzieży i obuwia roboczego

• W realizowanym przez DPS zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Modernizacja pralni i zagospodarowanie terenu Domu Pomocy Społecznej im. F. Malskiej w Kielcach – II etap"brak np. kopert ze składanych ofert.  Ponadto zgodnie z obowiązującym w jednostce  Regulaminem udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych jednostka może udzielić zamówienia w sposób uproszczony tj. zapraszając do składania ofert wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. W okresie objętym kontrolą jednostka zrealizowała w powyższy sposób zamówienie na dostawę środków czystości i środków piorących oraz zamówienie na wykonanie systemu kontroli dostępu do budynków DPS. Wszczynając oba postępowania jednostka nie zastosowała Załącznika Nr 3 ww. Regulaminu.