Na podstawie upoważnienia Nr 12/2015 wydanego przez Prezydenta Miasta KielcepracownicyWydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielceprzeprowadzili w dniach od 08 października 2015 r. do 06 listopada 2015 r.kontrolę problemowąw zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunkóworazdochodów
i wydatków.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności z obowiązującymi przepisami prawa regulaminu organizacyjnego w zakresie zamówień publicznych dotyczących kwoty wskazanej w art. 4 pkt. 8 ustawy prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późniejszymi zmianami), regulaminu wynagradzania w zakresie dodatku za godziny nadliczbowe odpowiednio w wysokości 50% bądź 100% tego dodatku oraz regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w zakresie uznaniowości w przyznawaniu świadczeń typu: pomoc materialna, zapomoga pieniężna oraz zgodności ze stanem faktycznym w jednostce polityki rachunkowości załącznika nr 6 b w zakresie opisu kont zespołu 2 (np. konto 203, 234) oraz załącznika nr 2 w zakresie częstotliwości sporządzania raportów kasowych; instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych w zakresie terminów przekazywania dokumentów pomiędzy komórkami odpowiedzialnymi za opisy merytoryczne, formalno- rachunkowe, a działem finansowo- księgowym.
• Analiza wyciągów bankowych wykazała, że w dniu 31 grudnia 2014 r.  przekazano na konto Urzędu Miasta Kielce kwotę 355.857,39 zł, zamiast 355.857,58 zł. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że różnica w wysokości 0,19 zł została zauważona w dniu 02.01.2015 r. po otwarciu rachunków bankowych i wynikła z naliczenia przez bank odsetek kredytowych na rachunku bieżącym wydatkowym. W tym samym dniu Pani główna księgowa złożyła w powyższej sprawie reklamację do banku ING, a bank skorygował i przeksięgował ww. kwotę na rachunek Urzędu Miasta Kielce tytułem wyzerowania salda rachunku bankowego. Powyższa sytuacja nie była jednorazowa. Podobny błąd wystąpił w dniu 30.06.2014 r., jak i 31.07.2014 r. W trakcie roku jednostka zaewidencjonowała taką operację na rachunku bankowym jako naliczenie, a potem zmniejszenie kosztów „Prowizja bankowa" §4300, a na koniec roku zaewidencjonowała na koncie 248- Sumy do wyjaśnienia.
• W trakcie kontroli ustalono, że nie wpisywano przychodui rozchodudowodów kasowych KP i KW do księgi druków ścisłego zarachowania. Ponadto stwierdzono brak zgodności faktycznej ilości ww. druków z ilością wykazaną w arkuszu spisu z natury na dzień 31.12.2014 r. Ponadto zgodnie z załącznikiem Nr 3 do Polityki rachunkowości na ostatniej stronie księgi druków ścisłego zarachowania należy wpisać klauzulę: księga zawiera ilość stron, kolejno ponumerowanych, w księdze brak powyższego zapisu.Ustalono również, że w książce druków ścisłego zarachowania brak zapisów (pisemnej adnotacji) o okresowej kontroli druków ścisłego zarachowania przez osoby odpowiedzialne tj. pracowników wyznaczonych przez kierownika jednostki.
• Wyrywkowa kontrola akt osobowych wykazała brak chronologii w układaniu dokumentów w części B oraz błędy w datach dokumentów.
• W jednym przypadku w miesiącu wrześniu 2014 r. stwierdzono błędnie ustaloną kwotę dodatku stażowego. Zamiast wypłacić kwotę 513 zł, wypłacono kwotę 540 zł. Zgodnie z przedstawionym do kontroli przebiegiem zatrudnienia Pracownik ten nabył prawo do dodatku stażowego za 20 lat pracy w dniu 07.09.2014 r., czyli wypłata wyższej kwoty dodatku powinna nastąpić od miesiąca października 2014 r.
• Skontrolowano naliczenie i wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego wybranych pracowników. W przypadku pracowników u których nastąpiła wypłata godzin nadliczbowych w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie uwzględniono godzin nadliczbowych. Ponadto z podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego zostały wyłączone inne usprawiedliwione nieobecności w pracy (urlopy okolicznościowe, opieki na dziecko do lat 14), które obliczone zostały tylko z wynagrodzenia zasadniczego.
• W przypadku dwóch pracowników wypłata nagród jubileuszowych nastąpiła przed datą nabycia do nich prawa oraz błędnie naliczono podstawę zarówno ze stałych składników, jak i składników zmiennych. W przypadku jednego pracownika błędnie naliczono podstawę nagrody jubileuszowej ze stałych składników.
• Skontrolowano naliczenie i wypłatę godzin nadliczbowych. Stwierdzono, że w jednostce stosuje się 4 miesięczny okres rozliczeniowy. Zestawienie godzin nadliczbowych wypracowanych za okres od stycznia do kwietnia 2014 roku wykazuje stan godzin nadliczbowych na dzień 24.04.2014 r., a więc przed końcem pierwszego okresu rozliczeniowego. Lista płac została sporządzona w dniu 25.04.2014 r., zaś wypłata godzin za ten okres nastąpiła w dniu 28.04.2014 r. wraz z wynagrodzeniem za miesiąc kwiecień 2014 r. Ponadto stwierdzono, że w przypadku trzech pracowników błędnie naliczono podstawę stawki za 1 godzinę nadliczbową przyjmując wynagrodzenie chorobowe do podstawy.
• Naliczenie wynagrodzenia urlopowego pracowników zostało ustalone tylk z wynagrodzenia zasadniczego oraz proporcjonalnie do czasu przebywania na urlopie wypoczynkowym 1/12 części godzin nadliczbowych. Nie uwzględniono wszystkich stałych i zmiennych składników.
• Wyrywkowa kontrola wynagrodzeń chorobowych oraz zasiłków opiekuńczych wykazała, że w przypadku dwóch pracowników przy ustalaniu podstaw wymiaru zasiłków nie uwzględniono godzin nadliczbowych wypłaconych w okresie, z którego ustalano podstawę. W przypadku jednej osoby do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjęto dodatkowe wynagrodzenie roczne, które nie zostało wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych.
• Skontrolowano naliczenie i wypłatę odprawy emerytalnej oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Wypłata odprawy oraz ekwiwalentu powinna nastąpić w dniu rozwiązania stosunku pracy tj. w dniu 31.08.2014 r., a  nastąpiła w dniu 27.08.2014 r. Ponadto ekwiwalent za urlop wypoczynkowy naliczono za 53 dni urlopu, zamiast za godziny, w tym przypadku 424 godziny.
• W przypadku jednego pracownika stwierdzono, że wartość otrzymanych świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wolnych od podatku dochodowego od osób fizycznych wyniosła łącznie w roku 2014 kwotę 400 zł.
• Na dowodach księgowych (fakturach zakupowych, wyciągach bankowych) brak numeru dziennika nadanego przez program, pod którym dokument ten został ujęty w księgach rachunkowych jednostki. Jednostka na ww. dokumentach  umieszcza numer pod którym dokument został ujęty np. w rejestrze zakupu (faktury zakupowe) oraz numerz pomocniczego rejestru faktur. Ponadto każdy zapis ma nadawany swój numer, tym samym jeden dokument ewidencjonowany jest w kilku pozycjach, po zakończeniui zamknięciu miesiąca. W trakcie miesiąca generowane są tylko i wyłącznie wydruki robocze, które załączane są do dokumentów źródłowych.
• Stwierdzono, że dekrety dołączone do źródłowych dokumentów (wyciągów bankowych) nie są zgodne z operacjami zawartymi na wyciągach. Ewidencja księgowa zawiera również ujemne zapisy techniczne.
• Podczas wyrywkowej kontroli faktur zakupowych stwierdzono, że w dniu 11.09.2014r. jeden pracownik pobrał z banku gotówkę na wskazany w podaniu cel kamerę endoskopową. Wydatek ten został zaewidencjonowany jako zaliczka bez odpowiedniego udokumentowania. Skontrolowano zwrot kosztów zakupu przez pracowników okularów korygujących. W jednym przypadku stwierdzono brak zgodności danych nabywcy, tj. zamiast danych pracownika załączona do wniosku faktura została wystawiona na Miejski Zarząd Budynków w Kielcach.
• Kontrola wykazała, że umowa zawarta w dniu 23.01.2003 r. między Wojewódzkim Ośrodkiem Medycyny Pracy w Kielcach, a Miejskim Zarządem Budynków w Kielcach w zakresie badań wstępnych, okresowych i kontrolnych oraz innych świadczeń zdrowotnych została zawarta na czas nieokreślony.