Na podstawie upoważnienia Nr 8/2015 wydanego przez Prezydenta Miasta KielcepracownicyWydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielceprzeprowadzili w dniach od 19 czerwca 2015 r. do 10 lipca 2015 r.kontrolę problemowąw zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz dochodów i wydatków,a także przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności z obowiązującymi przepisami prawa regulaminu oceny pracowników samorządowych w zakresie terminu przeprowadzania oceny, osób objętych tym obowiązkiem, regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w zakresie szczegółowych zasad przyznawania dofinansowania do różnych form wypoczynku, regulamin wynagradzania w zakresie dodatku funkcyjnego oraz zgodności ze stanem faktycznym: instrukcji kasowej w zakresie częstotliwości sporządzania raportów kasowych, wysokości pogotowia kasowego, zaliczek, polityki rachunkowości w zakresie stosowanej ewidencji analitycznej, w zakresie powiązania zapisów kont ksiąg pomocniczych z zapisami kont księgi głównej, regulaminu wynagradzania w zakresie terminu wypłaty nagród jubileuszowych.

• W jednostce stwierdzono brak uregulowań dotyczących służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu kończącego tę służbę.

• Stwierdzono, że dokumenty źródłowe operacji kasowych nie mają nadanych kolejnych numerów np.faktury, rachunki. Operacje kasowe dotyczące danego dnia ujmowane są niew jednym, ale w kolejno następujących po sobie raportach kasowych. Brak uściślenia w procedurach wewnętrznych częstotliwości sporządzania poszczególnych typów raportów kasowych.

• Jednostka posiadaustalone pogotowie kasowe na bieżące wydatki w wysokości 2.000,00 zł oraz niezbędny zapas gotówki w kasie wwysokości5.000 zł. Stwierdzono jego przekroczenia w II, III i IV kwartale 2014 roku. Ponadto wyrywkowa kontrola wykazała, że pracownicy jednostki dokonywali zakupów gotówkowychz własnych środków pomimo braku gotówki w kasie jednostki na pokrycie wydatkowanych kwot. Zwrot poniesionych kosztów następował z kilkudniowym opóźnieniem po uzupełnieniu niezbędnego zapasu gotówki w kasie.

• Z przedstawionej dokumentacji wynika, że kierownik działu usług administracyjno- gospodarczychpobiera zaliczkę w wysokości 300 zł na zakupy bieżące, która powinna być rozliczona najpóźniej do końca miesiąca, w którym została udzielona. Kierowca pobiera zaliczkę w wysokości 400 zł na zakup paliwa, która powinna być rozliczona najpóźniej do końca roku, w którym została udzielona. W trakcie kontroli ustalono, że zaliczki te w trakcie roku nie są rozliczane na odpowiednich drukach pomimo dokonywania wydatków bieżących.

• Podczas kontroli stwierdzono, że przeksięgowanie straty finansowej za 2013 rok nastąpiło pod datą 31.12.2014 r., a powinno ostatecznie nastąpić do dnia 30 kwietnia roku następnego. W jednostkach, w których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przeksięgowanie wyniku finansowego (straty, zysku) powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

• Podczas kontroli stwierdzono, że błędnie skwalifikowano wykonanie usługi polegającej na wykonaniu badań mikrobiologicznych – sporal czy wymianę routera. Zakupy te są ewidencjonowane na § 4270 Zakup usług remontowych, zamiast § 4300 Zakup usług pozostałych. Opłatę za przeprowadzenie kontroli przez Sanepid zaewidencjonowano na § 4300 Zakup usług pozostałych, zamiast na § 4430 Różne opłaty i składki.

• Podatek dochodowy od osób fizycznych potrącany od świadczeń z ZFŚS został zaewidencjonowany na koncie 240 Pozostałe rozrachunki zamiast na koncie 225 Rozrachunki z budżetami. Stan paliwa w baku samochodu służbowego na dzień 31.12.2014 r. został zaewidencjonowany na koncie 234 Pozostałe rozrachunki
  z pracownikami, jako zaliczka dla pracownika.

• Stwierdzono, że na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki wszelkie wpływy na rachunek bieżący „WYDATKI" ewidencjonowane są niezgodnie z zapisem wynikającym z wyciągu bankowego. Ewidencja następuje przez korektę (storno czerwone zapisu), a nie jest ewidencjonowana jako wpływ na rachunek.

• Podczas kontroli stwierdzono, że na koncie 013 Pozostałe środki trwałe został zaewidencjonowany zakup steppera w kwocie 149,00 zł z pominięciem kosztów transportu w kwocie 10,00 zł oraz zakup bieżni magnetycznej w kwocie 769,99 zł z pominięciem kosztów przesyłki w kwocie 13,90 zł. Zgodnie z przyjętymi zasadami w jednostce na koncie 013 Pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się przedmioty o wartości jednostkowej powyżej 500 zł oraz sprzęt elektroniczny, meble i dywany bez względu na wartośćoraz prowadzi sięewidencjęilościowo– wartościową. Ponadto wyrywkowa kontrola wykazała, że oznaczenie środków trwałych nie jest zgodne z zasadami zawartymi w polityce rachunkowości (w numerze ewidencyjnym nadanym przez program komputerowy brak na wydruku -"Ewidencji środków trwałych" oraz na spisach z inwentarzaoznaczenia literowegojednostki, natomiast środki trwałe zawierają podwójnie oznaczenie grupą rodzajową KŚT).

• Podczas kontroli stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-28 S za miesiąc styczeń 2014 r. wykazano dane niezgodne z ewidencją księgową konta 130, w § 4210 wykazano o 590,40 zł więcej, a w §4300 wykazano o 590,40 zł mniej.

• Wyrywkowa kontrola akt osobowych wykazała, że w części A znajdowały się dokumenty poświadczające nabyte wykształcenie w ciągu trwania stosunku pracy, zaś w części C znajdowały się świadectwa pracy z zakończonych stosunków pracy, które powinny znajdować się w części A, ewidencje urlopowe oraz poświadczone delegacje odbyte w trakcie trwania stosunku pracy, co powinno znajdować się w części B. Teczka akt osobowych jednego pracownika, z którymzostała rozwiązana w dniu 28.10.2014 r. umowa o pracę w związku z przejściem na emeryturę, a następnie pracownik ten został ponownie zatrudnionypo przeszło miesięcznej przerwie dnia 01.12.2014 r. prowadzona jest ciągiem,w tych samych aktach osobowych, tak jakby rozwiązanie umowy nie miało miejsca. Nowa umowa dotyczy zatrudnienia na innym stanowisku, z inną kategorią zaszeregowania oraz innym wynagrodzeniem. W aktach tego pracownikabrak np. zaświadczenia z badań wstępnych, informacji o przebytym szkoleniu wstępnym BHP.

• Kontrola wykazała że godziny nocne w maju 2014 r. zostały wypłacone niezgodnie
  z zapisem art. 151⁸ Kodeksu Pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 z późn. zm.). Do wyliczeń przyjęto błędną normę czasu pracy 168 godzin zamiast 160 godzin, a co za tym idzie podstawa dodatkowego wynagrodzenia rocznego u tych pracowników została przyjęta w błędnej wysokości. Ponadto w 2014 roku pracownicy działu pielęgnacyjno- rehabilitacyjnego oraz administracyjno- gospodarczego nie otrzymywali wynagrodzenia za czas urlopu z wypracowanych godzin nocnych.

• Do podstawy jednej nagrody jubileuszowej przyjęto kwotę godzin nocnych za miesiąc grudzień 2013 r. w pełnej wysokości, a powinno się uwzględnić przeciętną wysokość godzin nocnych z okresu trzech miesięcy poprzedzających. Z przedstawionej dokumentacji wynikają rozbieżności pomiędzy datą nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, datą sporządzenia pism dotyczących wypłaty, datą sporządzenia list wypłat, a datą wypłaty nagrody jubileuszowej. Ponadto z pism załączonych do akt osobowych nie wynika kiedy pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej.

• W związku z niewypłacaniem w 2014 roku wynagrodzenia za czas urlopu z wypracowanych godzin nocnych, u pracowników którym przysługiwało takie wynagrodzenie, w podstawie wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego czy świadczenia rehabilitacyjnego nie ujęto tego składnika, tym samym zaniżono podstawę. Ponadto zawyżono podstawę u pracowników, którzy w okresie dwunastu miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy otrzymali nagrodę roczną, przyjmując ją w pełnej wysokości, a nie w wysokości 1/12.

• Stwierdzono nieprawidłowości w naliczeniu i wypłacie odprawy pośmiertnej oraz ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jednego pracownika. W związku z powyższym wysokość odprawy pośmiertnej powinna wynieść brutto 6.089,61 zł, zamiast 6.191,40 zł. W przypadku  ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wartość powinna wynieść 2.630,73 zł brutto, a została wypłacona w kwocie brutto 2.675,76 zł. Z przedstawionej podczas kontroli dokumentacji wynika, że od odprawy został naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych i odprowadzony do właściwego Urzędu Skarbowego 31.12.2014 r. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego. Pracownicy jednostki przy sporządzaniu zeznania rocznego PIT-4R za rok 2014 zauważyli ww. nieprawidłowość. W dniu 29 stycznia 2015 r. Drugi Urząd Skarbowy w Kielcach zwrócił na rachunek jednostki kwotę potrąconego i pobranego podatku. Zwrot podatku na konto jednostki powinien być zakwalifikowany przez głównego księgowego jako dochód budżetowy i odprowadzony na konto dochodów Urzędu Miasta Kielce. W dniu 30 stycznia 2015 r. zwrócony podatek przelano na konto małżonka tytułem odprawy pośmiertnej. Ponadto korekty naliczonego w grudniu 2014 r. podatku dokonano w księgach rachunkowych 2015 r. Właściwe zapisy księgowe powinny być ujęte w księgach rachunkowych 2014 roku pod datą 31 grudnia 2014 r.

• W trakcie kontroli ustalono, że w jednostce w kontrolowanym okresie nie dokonywano pełnej dekretacji ręcznej dowodów księgowych (faktur zakupowych, raportów kasowych, poleceń księgowania), nie drukowano także dekretów z programu księgowego. Ponadto dekrety zamieszczone na dokumentach nie odpowiadają klasyfikacji zawartej w opisie merytorycznym oraz formalno-rachunkowym, jak i zapisom przedstawionym w wydruku księgi głównej za 2014 rok. Kontrolowana jednostka prowadzi ewidencję księgową w jednym dzienniku głównym. Podczas kontroli stwierdzono, że zapisy dotyczące jednego wyciągu bankowego są ewidencjonowane za pomocą różnych typów dzienników (dokumentów, rejestrów) np. WB- wyciąg bankowy, WA- wpłata-mieszk.ter.10, GM- Przypis-gmina ter.25, WF- Wpłata-mieszk.ter.15 oraz ujmowane pod kilkoma pozycjami dziennika głównego - jeżeli stosuje się dzienniki częściowe grupujące zdarzenia według ich rodzajów to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Ponadto dokumenty poleceń księgowania PK nie są ponumerowane, brak daty wystawienia, pełnej dekretacji ręcznej, olej opałowy przyjęto na stan na podstawie faktury pod datą jej wystawienia, a nie pod datą jej wpływu.