Na podstawie upoważnienia Nr 7/2015 z dnia 14 maja 2015 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 18 maja do 12 czerwca 2015 r.  w Geoparku Kielce kontrolę problemową w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem, dochodów i wydatków oraz przestrzegania ustawy – Prawo zamówień publicznych.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności z obowiązującymi przepisami prawa regulaminu pracy w zakresie czasu na dostarczenie i wykonanie badań wstępnych, podpisanie umowy tj. przed rozpoczęciem pracy, nie później niż w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy, dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych oraz zgodności ze stanem faktycznym w jednostce regulaminu wynagradzania pracowników w zakresie tabeli określającej maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego, regulaminu organizacyjnego w zakresie wykazu samodzielnych stanowisk.

• W kasie jednostki przechowywane są weksle, ubezpieczenia i gwarancje, depozyty (klucze i hasła) oraz inne zabezpieczenia wierzytelności. Ewidencja przychodu i rozchodu tych dokumentów jest prowadzona w formie rejestru. Porównano faktyczną liczbę posiadanych weksli, gwarancji, ubezpieczeń, depozytów i innych zabezpieczeń wierzytelności z zapisami w rejestrach, przy czym stwierdzono, że w rejestrze weksli i gwarancji Geoparku Kielce brak wpisu dotyczącego 1- go weksla oraz wpisu dotyczącego 3-ech gwarancji i ubezpieczeń .

• W aktach osobowych pracownika prowadzącego kasę brak jest  zapytania o karalność lub stosownego oświadczenia, z którego wynikałoby, że osoba, której powierzono prowadzenie kasy Geopark Kielce w trakcie zawartej umowy o pracę nie była notowana w Centralnym Rejestrze Skazanych za przestępstwo popełnione umyślnie oraz że korzysta z pełni praw publicznych.

• Brak określenia częstotliwości sporządzania raportów kasowych oraz zapasu gotówki w kasie na bieżące wydatki.

• W książce druków ścisłego zarachowania brak zapisów (pisemnej adnotacji) o kontroli druków ścisłego zarachowania przynajmniej raz do roku przez osoby odpowiedzialne tj. kierownika jednostki lub głównego księgowego lub jak wynika z przyjętych zasad rachunkowości protokołu z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania.

• Podczas kontroli stwierdzono, że nie ma jednolitości przy kwalifikowaniu do odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej wyposażenia czy nagród w konkursach (dotyczy to m.in. 3 sztuk zestawów sprzętu geologicznego, szaf w/g projektu, książek, mikroskopów). Zakupy te są ewidencjonowane zarówno na § 4300 Zakup usług pozostałych, jak i na § 4210 Zakup materiałów i wyposażenia. Z opisu merytorycznego na odpowiednich dokumentach źródłowych oraz na składanych zamówieniach wynika, że dotyczą one wykonania, montażu, dostawy
  ww. przedmiotów.

• Jednostka posiada trzy książki obiektu budowlanego - jedną dla Centrum Geoedukacji, drugą dla Ogrodu Botanicznego, a trzecią dla Amfiteatru Kadzielnia. Książka dla Ogrodu Botanicznego przy ul. Jagiellońskiej 78 nie zawierała:

- pozwolenia na użytkowanie obiektu - nazwę organu, który wydał, numer i datę  wydania,

- protokołu odbioru obiektu - numer i datę sporządzenia,

- zmianę właściciela lub zarządcy - numer i datę protokołu przejęcia obiektu.

• Podczas kontroli stwierdzono, że na koncie 013 Pozostałe środki trwałe został zaewidencjonowany zakup mikroskopów o wartości jednostkowej 289,00 zł.Zgodnie z przyjętymi zasadami w jednostce, na koncie 013 Pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się przedmioty o wartości jednostkowej powyżej 350 zł oraz prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową. Ponadto wyrywkowa kontroli oznaczenia numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia jednostki, wykazała, że część wyposażenia posiadała nieaktualne oznaczenia, przedmioty były oznaczone w sposób nieczytelny lub nie były w ogóle oznaczone oraz oznaczenia faktycznie naniesione na sprzęty (przyjęte w 2014 roku) nie odpowiadały oznaczeniom wskazanym za właściwe w zasadach rachunkowości jednostki. Stwierdzono brak pomocniczych ksiąg inwentarzowych, które powinny być prowadzone przez kierowników komórek organizacyjnych.

• W wyrywkowo skontrolowanych aktach osobowych nieprawidłowo ustalono kategorię zaszeregowania  następujących pracowników: głównego księgowego, inspektora, podinspektora oraz dwóch kierowników.

• W wyrywkowo skontrolowanych aktach osobowych nieprawidłowo ustalono kwotę maksymalnego wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z załącznika nr 1 do Regulaminu Wynagradzania jednostki następujących pracowników: głównego księgowego, dwóch kierowników.

• W trakcie kontroli stwierdzono, że jedna nagroda jubileuszowa została wypłacona 2 dni przed terminem nabycia do niej prawa. Ponadto u pięciu pracowników w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego zostało ujęte wynagrodzenie za czas choroby,a następnie przeliczone proporcjonalnie do normy czasu pracy obowiązującej w miesiącu choroby, tak jak wynagrodzenie za przepracowanie niepełnego miesiąca. Jeden pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca, do przepracowania według normy czasu pracy miał 160 godzin i tyle wypracował. Powinien więc otrzymać wynagrodzenie za pełny miesiąc, a otrzymał wynagrodzenie pomniejszone o 1 dzień.

• W wynagrodzeniu za czas choroby głównego księgowego za miesiąc grudzień 2014 r. w podstawie naliczenia ww. wynagrodzenia została uwzględniona błędna kwota dodatku funkcyjnego za miesiąc marzec 2014. Zamiast przyjąć po uzupełnieniu, w myśl art. 38 pkt. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U z 2014 r. poz. 159), kwotę faktycznie przysługującą tj. 800 zł przyjęto do podstawy kwotę 1.050 zł błędnie podwyższając ją, tak jak w przypadku wynagrodzenia za przepracowanie niepełnego miesiąca. Ponadto na zastępczej asygnacie zasiłkowej oraz na zestawieniu rozliczenia zasiłku dla danego pracownika brak wskazania okresu, z którego naliczana jest podstawa wynagrodzenia za czas choroby.

• W kontrolowanym okresie jednostka przy rozliczeniu podróży służbowych krajowych nie zastosowała  się do zapisu z § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) . Brak wniosku pracownika do pracodawcy o wyrażenie zgody na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym.

W kontrolowanym okresie dowody księgowe, potwierdzające dokonanie operacji dotyczące  faktur korygujących za gaz nie zawierały opisu merytorycznego tzn. czego lub kogo dotyczy dany wydatek jednostki. Faktury dotyczące zakupu np. notebooka czy drukarki nie zawierają danych dotyczących pod jaką pozycją oraz datą sprzęt jest wpisany w „komputerową" książkę inwentarzową. Ponadto ześrodków finansowych Geoparku Kielce pokrywane są również wydatki na zakup art. spożywczych (kawa, ciastka) do sekretariatu, pokoju socjalnego oraz do gabinetu dyrektora. Podczas czynności kontrolnych ustalono, że jednostka nie posiada funduszu reprezentacyjnego, więc takowe wydatki nie powinny mieć miejsca.