Na podstawie upoważnienia Nr 6/2015 z dnia 8 kwietnia  2015 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 9 kwietnia 2015 r. do 13 maja  2015 r. kontrolę problemową w Wydziałach Architektury i  Urbanistyki, Spraw Obywatelskich, Środowiska, Zarządzania Usługami Komunalnymi, Gospodarki Nieruchomościami  i Geodezji  Urzędu Miasta Kielce w zakresie terminowości załatwiania spraw i wydawania decyzji administracyjnych.

1. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Wydziale Architektury i  Urbanistyki stwierdzono, co następuje:

• w opisanych w protokole kontroli sprawach  brak zawiadomienia stron postępowania o przyczynach nie załatwienia sprawy w terminie wynikającym  z  Kodeksu Postępowania Administracyjnego z powodu np. konieczności zawiadomienia stron o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym, możliwości zgłoszenia przez strony żądań co do zgromadzonego materiału dowodowego, oczekiwania na informację zwrotną od organów, do których zwrócono się o zajęcie stanowiska w sprawie. Są to okoliczności wynikające  z przyczyn niezależnych od organu prowadzącego postępowanie.
• w opisanych w protokole kontroli sprawach  brak zawiadomienia stron postępowania o kwalifikacji danej sprawy do „sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego" lub „szczególnie skomplikowanej" ze względu na złożoność prowadzonych postępowań oraz wytycznych wynikających z przepisów szczególnych np. Prawo Budowlane.

2. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Wydziale Spraw Obywatelskich stwierdzono, co następuje:

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

3. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Wydziale Środowiska stwierdzono, co następuje:

• w opisanych w protokole sprawach - ustalanie wpływu realizacji inwestycji na środowisko- brak zawiadomienia stron postępowania o kwalifikacji danej sprawy do „sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego" lub „szczególnie skomplikowanej" ze względu na złożoność prowadzonych postępowań oraz wytycznych wynikających z przepisów szczególnych.Ponadto w trzech skontrolowanych sprawachbrak zawiadomienia stron postępowania o przyczynach nie załatwienia sprawy w terminie wynikającym  z  Kodeksu Postępowania Administracyjnego z powodu np. konieczności zawiadomienia stron o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym, możliwości zgłoszenia przez strony żądań co do zgromadzonego materiału dowodowego, oczekiwania na informację zwrotną od organów, do których zwrócono się o zajęcie stanowiska w sprawie. Są to okoliczności wynikające  z przyczyn niezależnych od organu prowadzącego postępowanie.
• w opisanej w protokole sprawie w zakresie pozwolenia na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrzaopłata skarbowa została wpłacona po wydaniu decyzji administracyjnej w sprawie.
• w dwóch wnioskach o zatwierdzenie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej decyzje zostały wydane po 39 oraz 41 dniach od daty wpływu ww. wniosków. Nie były to sprawy szczególnie skomplikowane, więc należało je załatwić bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
• w dniu 21.08.2014 r. do Urzędu Miasta Kielce wpłynęła interpelacja Pana T.Koziora Radnego Rady Miasta w sprawie podjęcia działań zmierzających do wyeliminowania zagrożenia dla życia i zdrowia mieszkańców z powodu prowadzenia działalności gospodarczej polegającej na produkcji mas bitumicznych przy ul. Piekoszowskiej 390 w Kielcach. Termin udzielenia pisemnej odpowiedzi na interpelację za pośrednictwem Biura Rady Miasta został wyznaczony na 05.09.2014 r. Odpowiedź na ww. interpelacje została udzielona 08.09.2014 r., czyli 3 dni po terminie.

4. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Wydziale Zarządzania Usługami Komunalnymi stwierdzono, co następuje:

• w opisanych w protokole kontroli pięciu sprawach  dotyczących wykonywania czynności związanych z przejęciem porzuconego pojazdu z zamiarem wyzbycia się, na rzecz gminy dnia 2 grudnia 2014 roku do właścicieli pojazdów zostały wysłane informacje o tym, że pojazdy przechodzą na własność Gminy Kielce. Pisma te zostały uznane za dostarczone z dniem 17.12.2014 r., zgodnie z przepisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Pracownik odpowiedzialny za sprawy wystąpił z prośbą o  wyrażenie zgodyprzez Prezydenta Miasta Kielce na nieodpłatne przekazanie pojazdów firmie odholowującej, która dokona złomowania i nie będzie dochodziła opłat za parkowanie pojazdów od Urzędu Miasta Kielce, dopiero 5 oraz 12 stycznia 2015 r. Po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta Kielce dnia 12 oraz 19 stycznia 2015 r. zostały wysłane informacje do firmy odholowującej o nieodpłatnym przekazaniu pojazdów. Ponadto w jednej sprawie, data wpływu pisma (wniosku) do Urzędu Miasta Kielce to 30.06.2014 r., do dnia 4 maja 2015 r. nie zostały podjęte żadne czynności.
• w dniu 17.01.2014 roku złożono do Urzędu Miasta Kielce wniosek dotyczący zmiany danych we wpisie do rejestru działalności regulowanej, do Wydziału Zarządzania Usługami Komunalnymi wniosek wpłynął 20.01.2014 roku. Zaświadczenie o dokonaniu wpisu w rejestrze działalności regulowanej w zakresie zmiany nazwy firmy powinno być wydane w ciągu 7 dni od daty złożenia wniosku, a wydano je 21.02.2014 roku, czyli 28 dni po terminie.
• w dniu 14.05.2014 r. do Urzędu Miasta Kielce wpłynęła skarga Pana P.Głucha w sprawie wywozu nieczystości, do Wydziału Zarządzania Usługami Komunalnymi pismo wpłynęło 22.05.2014 r. Termin udzielenia pisemnych wyjaśnień został wyznaczony na 29.05.2014 r. Odpowiedź wpłynęła do Wydziału Organizacyjnego 04.06.2014 r., czyli 5 dni po wyznaczonym terminie. Dnia 09.06.2014 r. do Wydziału Organizacyjnego wpłynęły również dodatkowe wyjaśnienia ww. sprawie.

5. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami i Geodezji stwierdzono, co następuje:

• w jednej sprawie z zakresu przejmowania nieruchomości na rzecz gminy w dniu  28.04.2014 roku złożono do Urzędu Miasta Kielce pismo (wniosek) – „żądanie zwrotu nieruchomości". Odpowiedź na ww. pismo została przygotowana dopiero 30.09.2014 roku.  Ponadto dnia 18 kwietnia 2014 roku do Urzędu Miasta  Kielce wpłynęło pismo ze Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w sprawie stwierdzenia nabycia przez Miasto Kielce na prawach powiatu, z mocy prawa, z dniem 01.01.1999 r. prawa własności nieruchomości położonej w Kielcach, oznaczonej w ewidencji gruntów i budynków jako działka Nr 615/4, zajętej pod drogę publiczną – powiatową pn. „ulica Chodkiewicza". Odpowiedź na powyższe pismo powinna być sporządzona w terminie 14 dni od daty otrzymania, czyli 02.05.2014 r. Pracownik odpowiedzialny za sprawę udzielił odpowiedzi 6 maja 2014 r., czyli 4 dni po terminie.
• w jednej sprawie z zakresu wykonywania, ograniczenia, pozbawienia praw do nieruchomości oraz zwrotu nieruchomości dnia 26.06.2014 roku do Urzędu Miasta Kielce wpłynął wniosek o zwrot nieruchomości położonej w Kielcach ul. Kadena, działka 345/36 . Dnia 4 lipca 2014 roku został przygotowany wniosek przez Referat Gospodarowania Nieruchomościami Skarbu Państwa o wypis i kopię mapy ewidencyjnej oraz o wydanie kopii mapy zasadniczej oraz kopii mapy wraz z rejestrem pomiarowym  ww. nieruchomości. W aktach sprawy data wpływu na pieczątce do Referatu Geodezji, Kartografii i Katastru to 30.06.2014 r. Z dokumentacji uzyskanej podczas kontroli Referatu Geodezji, Kartografii i Katastru wynika, że ww. wniosek wpłynął 7 lipca 2014 roku (faks), a oryginał 8 lipca 2014 r. Z dokumentacji uzyskanej podczas kontroli w Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej wynika, że ww. pisma wpłynęły 8 lipca 2014 roku, w aktach sprawy data wpływu do Ośrodka  to 30.06.2014 r. Zaznaczyć należy, że dnia 04.07.2014 r. wnioskodawca wycofał wniosek z dnia 26.06.2014 r. Pismo to wpłynęło do Urzędu Miasta 4 lipca 2014 r., do Wydziału 10 lipca 2014 r., w związku z tym postępowanie powinno być umorzone zgodnie z art. 105 § 2 KPA. Dnia 21.07.2014 r. Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej przygotował odpowiedź na pisma z 4 lipca 2014 r., a Referat Geodezji, Kartografii i Katastru przygotował odpowiedź na wniosek dnia 8 oraz 24 lipca 2014 r., czyli już po wpłynięciu pisma w sprawie wycofania wniosku. Za powyższe czynności została pobrana opłata skarbowa obciążająca Gminę Kielce w wysokości 36 zł. Dnia 28 lipca 2014 r. Referat Gospodarowania Nieruchomościami Skarbu Państwa wydał decyzję w sprawie, zgodnie z art. 105 § 2 KPA. 
• w dniu 24 lipca 2014 r. do Urzędu Miasta wpłynęło stanowisko Komisji Rodziny, Spraw Społecznych i Ochrony Zdrowia z posiedzenia odbytego 22 lipca 2014 r. w sprawie pisma Robotniczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Armatury" odnośnie udzielenia informacji czy obecny stan prawny nieruchomości gruntowej położonej przy ul. Karczówkowskiej 36 nie pozwala na sprzedaż w żadnej formie lokali użytkowych znajdujących się w budynku? Odpowiedź powinna zostać udzielona 8 sierpnia 2014 r., a została przesłana do Biura Rady Miasta 11.08.2014 r., czyli 3 dni po terminie.