Na podstawie upoważnienia Nr 1/2015 z dnia 7 stycznia 2015 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 8 do 28 stycznia 2015 r. z wyłączeniem dni 23-24.01.2015 r. w Świętokrzyskim Centrum Profilaktyki i Edukacji w Kielcach kontrolę problemową w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków oraz dochodów
i wydatków.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje:

Polityka rachunkowości nie jest zgodna ze stanem faktycznym w jednostce oraz obowiązującymi przepisami w zakresie m.in. gospodarki pieniężnej (nie uregulowano częstotliwości sporządzania raportów kasowych, kwestii zaliczek dla pracowników); druków ścisłego zarachowania (zasady gospodarowania drukami ścisłego zarachowania zawierają nieaktualny wykaz druków); zakładowego planu kont (nie zawiera wszystkich używanych przez jednostkę kont bilansowych oraz pozabilansowych) czy obiegu dokumentów;

Dokumenty źródłowe operacji kasowych nie mają nadanych kolejnych numerów. Powyższe dowody ujmowane są w raportach kasowych, sporządzanych jak wynika z przedstawionych do kontroli dokumentów dwa razy w miesiącu: na 15-tego oraz na ostatni dzień miesiąca. W przepisach wewnętrznych dotyczących gospodarki kasowej brak zapisów dotyczących częstotliwości sporządzania raportów kasowych;

·      Jednostka posiada ustalony zapas gotówki na bieżące wydatki od 200 zł do 5000 zł, zgodnie z Zarządzeniem Nr 1A/2011 Dyrektora Świętokrzyskiego Centrum Profilaktyki i Edukacji w Kielcach z dnia 07.01.2011 r. Zgodnie z powyższym zapisem na dzień niezapowiedzianej kontroli kasy tj. 21.01.2015 r. jednostka powinna posiadać minimum 200 zł w kasie. W trakcie niezapowiedzianej kontroli stan gotówki w kasie wynosił 0,00 zł;

·      W jednostce prowadzona jest 1 księga druków ścisłego zarachowania, w której ujmowane są operacje przychodu i rozchodu dowodów kasowych KP i KW oraz arkuszy spisu z natury. W zasadach gospodarki drukami ścisłego zarachowania ŚCPiE wymieniono jako druki ścisłego zarachowania  bloki dowodów „magazyn przyjmie", „magazyn wyda" oraz druki legitymacji. W trakcie kontroli ustalono, że jednostka nie prowadzi magazynu oraz ewidencji magazynowej, nie posiada także na stanie druków legitymacji.;

·      Stwierdzono, że jednostka w kontrolowanym okresie nieterminowo regulowała zobowiązania z tytułu:

- udrożnienie kanalizacji FV Nr 0072/TK/14 z dnia 14.03.2014 r., z terminem płatności 28.03.2014 r.,  jednostka uregulowała 01.04.2014 r. ( 4 dni po terminie),

- serwis oprogramowania i sprzętu komputerowego za m-c 02.2014 FV FA/20/02/2014 z dnia 28.02.2014 r., z terminem płatności 14.03.2014 r., jednostka uregulowała 17.03.2014 r. ( 3 dni po terminie),

- usługi w zakresie monitorowania w obiekcie ŚCPiE w Kielcach za m-c luty FV 42/03/2014 z dnia 01.03.2014 r., z terminem płatności 15.03.2014 r., jednostka uregulowała 17.03.2014 r. ( 2 dni po terminie),

- obsługi prawnej w m-cu lutym 2014 FV nr 3/02/2014 z dnia 28.02.2014 r., z terminem płatności 14.03.2014 r., jednostka uregulowała 17.03.2014 r. ( 3 dni po terminie),

- postanowienia Sygn. Akt III RNs 352/14 z dnia 24.02.2014 r., z terminem płatności 11.03.2014 r., jednostka uregulowała 17.03.2014 r. ( 6 dni po terminie),

- postanowienia Sygn. Akt III RNs 349/14 z dnia 24.02.2014 r., z terminem płatności 11.03.2014 r., jednostka uregulowała 17.03.2014 r. ( 6 dni po terminie),

- postanowienia Sygn. Akt III RNs 353/14 z dnia 24.02.2014 r., z terminem płatności 11.03.2014 r., jednostka uregulowała 17.03.2014 r. ( 6 dni po terminie),

- postanowienia Sygn. Akt III RNs 346/14 z dnia 24.02.2014 r., z terminem płatności 10.03.2014 r., jednostka uregulowała 17.03.2014 r. ( 7 dni po terminie),

- postanowienia Sygn. Akt III RNs 348/14 z dnia 24.02.2014 r., z terminem płatności 10.03.2014 r., jednostka uregulowała 17.03.2014 r. ( 7 dni po terminie),

- pobytu na obozie FV 5/07/204 z dnia 17.07.2014 r., z terminem płatności 24.07.2014 r., jednostka uregulowała 25.07.2014 r. (1 dzień po terminie);

·      W kontrolowanym okresie jednostka pokryła koszt opłaty skarbowej za zaświadczenie o niekaralności dla dwóch pracowników, co zaewidencjonowała na §4300 „ Zakup usług pozostałych", a powinno być na § 4430 „ Różne opłaty i składki". Ponadto stwierdzono, że przychody z najmu pomieszczeń były ewidencjonowane zarówno na koncie 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia", jak i koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne";

·      Zapisy w księgach rachunkowych jednostki dotyczące operacji bankowych nie zawsze odpowiadają dokumentowi źródłowemu. Na dekrecie oprócz ewidencji wpływów i wypływów na rachunkach bankowych pojawiają się także zapisy dotyczące naliczenia wynagrodzeń, naliczenia kosztów gospodarowania odpadami komunalnymi czy techniczny zapis korygujący obroty konta;

·      Księgowań dotyczących wynagrodzeń osobowych  na kontach 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne", 225 „Rozrachunki z budżetami", 240 „Pozostałe rozrachunki" dokonywano nie zgodnie z zasadą podwójnego zapisu wynikającą z art.15 ustawy o rachunkowości (Dz. U. Nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami);

·      Podczas wyrywkowej kontroli sprawozdań za rok 2014 stwierdzono, że dnia 28.02.2014 r. jednostka pokryła z dochodów uzyskiwanych przez jednostkę z wynajmu pomieszczeń oraz zwrotu zaliczek przez Sąd za badania psychiatryczno-psychologiczne wydatki bieżące z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne oraz podatku dochodowego od osób fizycznych za miesiąc luty 2014 r. w kwocie 1.561,94 zł;

·      Przy naliczeniu wynagrodzenia za czas choroby, zasiłku chorobowego oraz zasiłku macierzyńskiego 1 pracownika do podstawy wymiaru wynagrodzenia został wliczony dodatek specjalny przyznany za okres krótszy niż 1 miesiąc (od 01.07.2012 r. do 20.07.2012 r.) w wysokości 400 zł. Zgodnie z zapisem § 12 pkt 4 Regulaminu wynagradzania ŚCPiE  w Kielcach „ dodatek specjalny przyznany na okres powyżej 1 miesiąca  wlicza się do podstawy wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa";

·      Analiza dokumentów płacowych wykazała, że pracownicy ŚCPiE w Kielcach, w przypadku zwiększonych obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań mogą otrzymywać zarówno zwiększoną do 40% premię oraz dodatek specjalny;

·      W kontrolowanym okresie jednostka przy rozliczeniu jednej podróży służbowej krajowej nie zastosowała  się do zapisu z § 3 pkt. 1 ww. rozporządzenia. W poleceniu wyjazdu służbowego nr 113/2014 wskazanym środkiem lokomocji było PKP II kl., a faktycznie pracownik korzystał z TLK Intercity oraz pociągu Express. Pracownik sam  bez zgody pracodawcy nie może zmienić środka lokomocji. W zaistniałej sytuacji pomimo zmiany środka transportu pracownik powinien mieć zwrócone koszty przejazdu środkiem lokomocji wskazanym w delegacji, a nie faktycznie poniesione i udokumentowane stosownym oświadczeniem;

·      W kontrolowanym okresie dowody księgowe, potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w większości przypadków nie zawierały sprawdzenia (opisu) merytorycznego tzn. czego lub kogo dotyczy dany wydatek jednostki. W kilku przypadkach stwierdzono brak sprawdzenia pod kątem formalno-rachunkowym: faktury, rachunki  otrzymywane przez jednostkę nie miały pouzupełnianych wszystkich wymaganych pól (termin i formę płatności, NIP, datę wystawienia, tytuł zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego z podatku VAT).  Ustalono, że zakupy w jednostce odpowiedzialny jest jeden pracownik – administrator. Pobiera on na nie zaliczkę z kasy, z której przynajmniej raz w miesiącu jest rozliczny. Kontrola dokumentów księgowych wykazała, że zakupów dokonują także inni pracownicy. Nie pobierają oni na zakupy gotówki z kasy jednostki, pokrywają oni wydatek ze środków własnych. Refundacja wydatku następuje w formie przelewu na indywidualny rachunek bankowy;

·      Ze środków finansowych ŚCPiE pokrywane są również wydatki na zakup art. spożywczych (kawa, cukier) do sekretariatu oraz do gabinetu dyrektora. Podczas czynności kontrolnych ustalono, że jednostka nie posiada funduszu reprezentacyjnego, więc takowe wydatki nie powinny mieć miejsca;

·      ŚCPiE finansuje w całości lub części szkolenia pracowników jednostki zgodnie z planem szkoleń, który stanowi załącznik do Zarządzenia Dyrektora ŚCPiE Nr 9/2012 z dnia 17.10.2012 r.  We wspomnianym dokumencie brak jest jednak zapisów dotyczących m.in. kryteriów podziału posiadanych środków finansowych na poszczególnych pracowników oraz szczegółowych zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. Stosowane przez jednostkę formy dokształcania czy podnoszenia kwalifikacji przez pracowników powinny wynikać z obowiązujących przepisów prawa;

·      Zgodnie z art. 21, ust. 1a, pkt  2 oraz stosowanymi metodami prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostka dokonuje wydruku dekretu bezpośrednio z komputerowego programu księgowego. W takim przypadku niezbędne jest trwałe połączenie wydruku dekretu z dokumentem stanowiącym dowód źródłowy (np. sklejenie lub zszycie). W kontrolowanej jednostce brak takiego połączenia w przypadku większej ilości rachunków do umów zleceń. Polecenia księgowania dotyczące wynagrodzeń za dany miesiąc nie posiadają załączonych  dokumentów źródłowych tzn. list płac czy zestawień list płac. Celowym jest ponadto umieszczenie na dokumencie stanowiącym dowód źródłowy numeru nadanego przez program, pod którym dokument ten został ujęty w księgach rachunkowych (np. na wypadek ewentualnego odłączenia się wydruku dekretu od dokumentu źródłowego) oraz określenie ilości załączników do danego wydruku dekretu.

·      Nawiązując do art. 24 punkt  1, 2, 3 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. W trakcie kontroli stwierdzono, że data na dekrecie nie jest zgodna z datą operacji gospodarczej lub data operacji gospodarczej jest nieuzupełniona, data ujęcia w księgach rachunkowych umieszczona na dokumencie źródłowym w kilku przypadkach nie jest zgodna z przyjętymi przez jednostkę zasadami rachunkowości, oznaczenia dokumentu źródłowego na dekrecie są różne np. faktura od kontrahenta jest oznaczona symbolem FV – faktura VAT, FO- faktura obca, RU- rachunek uproszczony; raport kasowy oznaczony jest symbolem RK - raport kasowy, PK - polecenie księgowania.