Na podstawie upoważnienia Nr 1/2017 z dnia 3 stycznia 2017 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 3 stycznia 2017 r. do 17 lutego 2017 r. kontrolę problemową w Przedszkolu Samorządowym Nr 24 w Kielcach oraz w Przedszkolu Samorządowym Nr 30 w Kielcach w zakresie spraw organizacyjno – prawnych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz dochodów i wydatków budżetowych.

1. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Przedszkolu Samorządowym    Nr 24 w Kielcach stwierdzono, co następuje:

• W bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2015 r. zobowiązania wobec budżetów wykazywały saldo Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami w kwocie 4.682,00 zł i dotyczyły podatku dochodowego od osób fizycznych naliczonego od wynagrodzeń za grudzień 2015 r. Powyższe zobowiązanie uregulowane zostało w kwocie 4.451,00 zł. Z wyjaśnień Głównej Księgowej wynika, że w bilansie za rok 2015 pomyłkowo wykazano zobowiązania wobec budżetów na koncie 225 w kwocie 4.682 zł, a powinno być 4.451 zł.
• W książce obiektu budowlanego stwierdzono brak kompletności wpisów tj. numeru i daty sporządzenia  protokołu odbioru obiektu; nazwy organu, który wydał pozwolenie na użytkowanie obiektu, numeru i daty wydania pozwolenia na użytkowanie obiektu; danych ogólnych o obiekcie wraz z wykazem dokumentacji.
• W przypadku oznaczenia pozostałych środków trwałychstwierdzono przypadki nieaktualnych oznaczeń lub ich brak (np. Sala nr 1 zestaw pomocy dydaktycznych - PS24DzIIIK/O/J/15/s42/11, Sala nr 4 stolik PS24DzV/K21/A/10/s30/2; do księgi inwentarzowej nie zostały wprowadzone wszystkie środki trwałe – dotyczy darowizn). Ponadto stwierdzono przypadki przeniesienia środka trwałego do innego pomieszczenia bez uaktualnienia oznaczenia na przedmiocie (element segmentu Zameczek PS24.30/3 – przeniesiony z Sali nr 1 do Sali nr 4). Kontrola wykazała również, że w Sali numer 5 oznaczono szafkę małą z przegrodą numerem PS24/22/18 zaś drzwiczki do tej szafki numerem PS24/22/16 (w książce inwentarzowej mebel wpisano pod dwoma numerami, zaś na koncie 013 wprowadzono jako jeden mebel). Przedmioty o niskiej wartości ujmowane są na kartotekach: zabawek i wyposażenia. Podczas kontroli stwierdzono, że każdy przedmiot wyposażenia posiada swoją kartotekę, na której nadawany jest numer przedmiotu natomiast stwierdzono brak tego numeru na przedmiotach.
• Kontrola sprawozdań Rb-27S za rok 2016 wykazała, że dane w poszczególnych paragrafach sprawozdania za miesiące marzec, kwiecień, maj, czerwiec, wrzesień, październik oraz listopad 2016 roku są niezgodne z prowadzoną ewidencją księgową na koncie 130-2. Kontrola danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za grudzień 2016 r. wykazała kwotę wydatków wykonanych w rozdziale 80149 na § 4520 w wysokości 37,31zł, a nie jak wynika z ewidencji księgowej na koncie 130-1-801-80149-4520-GWW, gdzie wykazana jest wartość 36,49 zł. Ponadto kontrola sprawozdań Rb-28S za miesiące marzec, czerwiec i wrzesień 2016 r. wykazała, że zobowiązania według stanu na koniec okresu sprawozdawczego oraz zaangażowanie wydatków wykonanych (dotyczy czerwca oraz września 2016 r.) wykazane w sprawozdaniach nie są zgodne z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej. Stwierdzono również niezgodności pomiędzy kwotą wydatków wykonanych wykazaną w sprawozdaniach, a wynikającą z ewidencji księgowej. Szczegółowej analizie poddano dokumenty księgowe za pierwszy kwartał 2016 r. (styczeń – marzec 2016 r.). W oparciu o przedstawione dokumenty źródłowe (faktury, rachunki) stwierdzono błędy w ich księgowaniu (dokumenty źródłowe zawierały ujęcie w rozdziałach i paragrafach nieodpowiadające ewidencji księgowej na koncie 130). Konsekwencją powyższego było wykazanie błędnych kwot wydatków wykonanych na poszczególnych działach, rozdziałach i paragrafach. Kontrolasprawozdań Rb-N wykazała niezgodność ewidencji księgowej należności z danymi w sprawozdaniach. Kontrola sprawozdań Rb-34S za I, II, III kwartał 2016 r. z wykonania dochodów i wydatków, wykazała, że w sprawozdaniu Rb-34S za III kwartał 2016 r. dane wynikające z wykonania dochodów wykazanych w rozdziale 80104 § 0660 oraz w rozdziale 80148 § 0670 są niezgodne z danymi w ewidencji księgowej (132-2). Wykazanie w sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w myśl art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 168 z późn. zm.).
• Kontrola losowo wybranych akt osobwych wykazała, że w poszczególnych częściach akt osobowych znajdowały się nieprawidłowo umieszczone dokumenty. Ponadto stwierdzono przypadki niezachowania chronologii.
• W przypadku wypłaty godzin ponadwymiarowych nauczycieli stwierdzono, że  wypłata nastąpiła np. w dniu 26 stycznia 2016 r., 25 lutego 2016 r., 23 marca 2016 r., 26 kwietnia 2016 r., 23 maja 2016 r., 27 czerwca 2016 r., 20 grudnia 2016 r. tj. przed wymaganym terminem.
• Kontroli poddano naliczenie wynagrodzenia urlopowego nauczycieli. W przypadku nauczycieli zatrudnionych w godzinach zajęć rewalidacyjnych przyjęta godzinowa stawka wynagrodzenia przysługująca w miesiącu wykorzystania urlopu była niezgodna ze stawką wynikającą z wymiaru godzin. W jednym przypadku wynagrodzenie urlopowe z jednorazowego dodatku uzupełniającego zostało naliczone a nie wypłacone. Ponadto pięciu nauczycielom wynagrodzenie urlopowe za miesiąc sierpień 2016 r. zostało wypłacone z miesięcy wrzesień 2015 – czerwiec 2016 zamiast za okres wszystkich miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu.
• Kontroli poddano ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z pismem z dnia 14.06.2016 r. ekwiwalent przysługiwał za 16 dni a powinien przysługiwać za 2 dni.
• W trakcie kontroli ksiąg rachunkowych stwierdzono, że jednostka nie drukuje oraz nie przenosi zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych na informatyczne nośniki danych. Jednostka posiada jedynie wydruki ww. ksiąg od stycznia do kwietnia 2016 r. Wydruki pozostałych miesięcy tj. od maja do grudnia 2016 r. zostały sporządzone w trakcie kontroli. Dodatkowo jednostka nie stosowała się do uregulowań wewnętrznych w zakresie terminu sporządzania zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
• Kontrola dowodów księgowych wykazała brak możliwości powiązania dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) z dowodem księgowym (PK), z którego wynika ich dekretacja. Dokumenty te powiązane są z wyciągiem bankowym (WB). Ponadto kontrola wykazała rozbieżności w rozdziałach i paragrafach pomiędzy dokumentem źródłowym a dokumentem księgowym.

2. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Przedszkolu Samorządowym Nr 30 w Kielcach stwierdzono, co następuje:

• W trakcie kontroli stwierdzono brak zgodności ze stanem faktycznym polityki rachunkowości w zakresie wykorzystywanych do ewidencji operacji gospodarczych kont 310, czy 700.
• W książce obiektu budowlanego stwierdzono brak kompletności wpisów tj. numeru i daty sporządzenia  protokołu odbioru obiektu; nazwy organu, który wydał pozwolenie na użytkowanie obiektu, numeru i daty wydania pozwolenia na użytkowanie obiektu; danych ogólnych o obiekcie wraz z wykazem dokumentacji.
• Kontrola sprawozdań Rb-27S wykazała, że dane w poszczególnych paragrafach sprawozdania za miesiące styczeń - listopad 2016 roku są niezgodne z prowadzoną ewidencją księgową. W kolumnie 7 – Dochody wykonane w poszczególnych paragrafach sprawozdania w miesiącach styczeń- sierpień 2016 r. zostały wykazane kwoty obrotów Ma konta 221- Należności z tytułu dochodów budżetowych, zaś w sprawozdaniach  za wrzesień - listopad 2016 r. na § 0660 kwota obrotów Ma konta 221, na § 0920 kwota obrotów Wn konta 221. Ponadto kontrola sprawozdań Rb-28S za miesiące marzec i wrzesień 2016 r. wykazała, że zobowiązania według stanu na koniec okresu sprawozdawczego nie są zgodne z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej. Stwierdzono również niezgodności pomiędzy kwotą wydatków wykonanych wykazaną w sprawozdaniach a wynikającą z ewidencji księgowej. Szczegółowej analizie poddano dokumenty księgowe dotyczące zapisów na kontach 130-1-801-80104-4260-GWW, 130-1-801-80104-4210-GWW, 130-1-801-80148-4300-GWW oraz 130-1-801-80148-4520-GWW za okres od 01 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. W oparciu o przedstawione dokumenty źródłowe (faktury, rachunki, PK, WB) stwierdzono błędy w ich księgowaniu (dokumenty źródłowe zawierały ujęcie w rozdziałach i paragrafach nieodpowiadające ewidencji księgowej na koncie 130). Konsekwencją powyższego było wykazanie błędnych kwot wydatków wykonanych na poszczególnych działach, rozdziałach i paragrafach. Kontrola sprawozdań Rb-N wykazała, że w sprawozdaniu za III kwartał 2016 r. kwota pozostałych należności z tytułu dostaw towarów i usług została ujęta w wierszu należności wymagalnych z tytułu dostaw i usług w kwocie 76,26 zł. Dotyczy faktury Vat z dnia 07.09.2016 r. za wodę źródlaną, która została zapłacona zarówno z rachunku dochodów oświatowych w dniu 26.09.2016 r. oraz z rachunku bieżącego w dniu 14.09.2016 r. Z kolei w sprawozdaniu Rb-N za II kwartał wykazano pozostałe należności w kwocie 19,07 zł wynikające z faktury VAT z dnia 29.06.2016 r. na kwotę 38,13 zł za wodę źródlaną, którą uregulowano w dniu 30.06.2016 r. w kwocie 57,20 zł. Wykazanie w sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w myśl art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 168 z późn. zm.).
• Kontrola losowo wybranych akt osobwych wykazała, że w poszczególnych częściach akt osobowych znajdowały się nieprawidłowo umieszczone dokumenty. Ponadto stwierdzono przypadki niezachowania chronologii.
• Skontrolowano naliczenie i wypłatę godzin ponadwymiarowych nauczycieli. W przypadku nauczycieli realizujących godziny w innym wymiarze czasu pracy niż obowiązujący z angażu godziny ponadwymiarowe rozliczono niezgodnie z obowiązkowym wymiarem godzin dla stanowiska, z jakiego były realizowane.
• Kontroli poddano naliczenie wynagrodzenia urlopowego wybranych pracowników obsługi. W jednym przypadku w podstawie wynagrodzenia za urlop w lipcu i sierpniu błędnie uwzględniono czas pracy, w którym składniki zmienne (godziny nocne) nie występowały.
• Kontroli poddano naliczenie wynagrodzenia urlopowego nauczycieli. Stwierdzono, że wynagrodzenie urlopowe za miesiąc sierpień 2016 r. zostało wypłacone z miesięcy wrzesień 2015 – czerwiec 2016 zamiast za okres wszystkich miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu.
• Skontrolowano nagrody jubileuszowe pracowników przedszkola. W jednym przypadku do podstawy nagrody jubileuszowej przyjęto błędną kwotę za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz jednorazowego dodatku uzupełniającego.
• Kontrola wynagrodzeń chorobowych nauczycieli wykazała, że w dwóch przypadkach przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia chorobowego został uwzględniony jednorazowy dodatek uzupełniający wypłacony w 2016 r.
• Przedstawiona do kontroli dokumentacja księgowa za miesiące styczeń – kwiecień 2016 r.  zawierała jedynie dokumenty źródłowe (faktury, rachunki) sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, zatwierdzonym do wypłaty przez dyrektora jednostki oraz wyciągi bankowe bez stosownej dekretacji. Ponadto stwierdzono brak możliwości powiązania dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) z dowodem księgowym (PK), z którego wynika ich dekretacja.
• Kontrola dokumentów księgowych wykazała rozbieżności w rozdziałach i paragrafach oraz przypadki stosowania błędnej klasyfikacji budżetowej. Przykładowo: faktura z dnia 29.02.2016 r. za wodę i ścieki na kwotę 953,04 zł (zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych na rozdziale 80148 § 4260 tylko na kwotę 368,37 zł), faktura z dnia 14.04.2016 r. za materiały potrzebne do uzupełnienie apteczek w placówce na kwotę 50,50 zł (zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych na rozdziale 80104 § 4210, zaś zaewidencjonowano na koncie 130, rozdział 80104, paragraf 4300), faktura VAT nr WO/02-7040/0516/W z dnia 31.05.2016 r. za energię elektryczną (zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych na rozdziale 80148, paragraf 4260, zaś zaewidencjonowano na rozdziale 80104 § 4260), WB Nr 120 z dnia 20.12.2016 r. część opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w kwocie 107 zł zaewidencjonowana rozdziale 80148 § 4300, FV 209/K/III/16 z dnia 14.03.2016 r. za konserwacje dźwigu zaewidencjonowana na § 4300.
• Kontrola dokumentów księgowych wykazała, że jednostka dokonała wydatków ze środków publicznych bez planu finansowego. Powyższe dotyczy zapłaty za składki do ZUS za grudzień 2016 r. (WB Nr 124 z dnia 30.12.2016 r.). W myśl art. 11 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 168 z późn. zm.) powyższe działanie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
• Kontroli poddano dokumenty księgowe dotyczące dochodów jednostek oświatowych za miesiące lipiec – grudzień 2016 r. Stwierdzono, że przy naliczeniu opłaty 20% za przedszkole jednostka stosuje konto 700 – Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia, które nie jest wprowadzone do obowiązującej polityki rachunkowości w Przedszkolu Samorządowym Nr 30 w Kielcach. Ponadto jednostka stosuje do ewidencji wpływów 80% opłaty za przedszkole zapis na koncie 132-2 – Rachunek dochodów jednostek budżetowych w korespondencji z kontem 221-1 – Należności z tytułu dochodów budżetowych. Stwierdzono, że w przypadku konta 202 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – jednostki oświatowe, jednostka nie stosuje się do zasad prowadzenia konta w zakresie uwzględniania  poszczególnych kontrahentów (dotyczy wpłat rodziców za przedszkole), zaś w przypadku konta 221 jednostka nie prowadzi szczegółowej ewidencji z podziałem według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, których należności dotyczą.