Zarządzenie Nr 189/2009

Prezydenta Miasta Kielce

z dnia 1 czerwca 2009 roku

w sprawie ustalenia zasad zarządzania i nadzoru nad pracami związanymi z ustanowieniem, wdrażaniem i doskonaleniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miasta Kielce

            Na podstawie § 5 i § 7 ust. 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kielce stanowiącego załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Kielce Nr 415/2008 z dnia 31 grudnia 2008r. w sprawie nadania Urzędowi Miasta Kielce Regulaminu Organizacyjnego, zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Zintegrowany System Zarządzania w Urzędzie tworzą System Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2009, PN-ISO/IEC 27001 oraz System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.

2. Zakres Zintegrowanego Systemu Zarządzania może zostać poszerzony o inne systemy.

§ 2

Powołuje się Pana Janusza Kozę na Pełnomocnika Prezydenta ds. opracowania, wdrożenia i utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania uprawnionego i odpowiedzialnego za:

1)      ustanowienie, wdrożenie i doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie,

2)      nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem wdrożonego Zintegrowanego Systemu Zarządzania, oraz składanie sprawozdań z funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania na przeglądzie Systemu Prezydentowi Miasta Kielce,

3)      weryfikację Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania i całej dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

4)      koordynowanie działań związanych z prowadzeniem auditów wewnętrznych (zatwierdzanie harmonogramu auditów, powoływanie auditorów, uruchamianie działań poauditowych),

5)      nadzorowanie działań związanych z monitorowaniem jakości wykonywanych zadań oraz satysfakcji klientów Urzędu z realizowanych zadań,

6)      planowanie budżetu związanego z prawidłowym funkcjonowaniem ustanowionego Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

7)      współpracę z jednostkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania i certyfikacji ustanowionego Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

§ 3

            Powołuje się Panią Agnieszkę Ceglińską na Koordynatora ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania odpowiedzialnego za:

1)      przygotowywanie dokumentacji dotyczącej wdrożenia i doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

2)      koordynowanie działań związanych z prowadzeniem auditów wewnętrznych (przygotowywanie rocznego planu auditów, ustalanie składu zespołu auditorów, nadzór nad prawidłowym przebiegiem auditów wewnętrznych),

3)      nadzór nad realizacją działań poauditowych,

4)      współpracę z wydziałami w zakresie identyfikacji realizowanych w Urzędzie procesów i ich powiązań,

5)      weryfikację i uaktualnianie dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

6)      przygotowywanie przeglądów Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

7)      analizę potrzeb szkoleniowych w zakresie Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

8)      analizę wyników badania zadowolenia klientów,

9)      analizowanie informacji oraz składanie sprawozdań Pełnomocnikowi ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania z funkcjonowania Systemu,

10)  sporządzenie rocznej analizy ryzyka dla Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym,

11)  współpracę z jednostkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania i certyfikacji ustanowionego Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

§ 4

Powołuje się Pana Tomasza Olbratowskiego na Pełnomocnika ds. Bezpieczeństwa Informacji odpowiedzialnego za:

1)      przygotowywanie dokumentacji dotyczącej wdrożenia i doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

2)      koordynowanie działań związanych z prowadzeniem auditów wewnętrznych (przygotowywanie rocznego planu auditów, ustalanie składu zespołu auditorów, nadzór nad prawidłowym przebiegiem auditów wewnętrznych),

3)      nadzór nad realizacją działań poauditowych,

4)      przygotowywanie materiałów na przeglądy Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

5)      analizę potrzeb szkoleniowych w zakresie Zintegrowanego Systemu Zarządzania,

6)      sporządzenie rocznej analizy ryzyka dla bezpieczeństwa informacji,

7)      analizowanie informacji oraz składanie sprawozdań Pełnomocnikowi ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania z funkcjonowania Systemu

8)      współpracę z jednostkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania i certyfikacji ustanowionego Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

§ 5

1. W celu sprawnego zarządzania całością zadań związanych z wdrożeniem i doskonaleniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania powołuje się Zespół ds. Jakości w składzie:

1)      Agnieszka Ceglińska – Koordynator ds. ZSZ,

2)      Tomasz Olbratowski – Pełnomocnik ds. Bezpieczeństwa Informacji,

3)      Wioletta Balicka – Wydział Organizacyjny,

4)      Małgorzata Juszczyk – Urząd Stanu Cywilnego,

5)      Aneta Skrobot – Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Geodezji,

6)      Katarzyna Telka – Wydział Edukacji, Kultury i Sportu,

7)      Magdalena Korus – Wydział Spraw Obywatelskich,

8)      Monika Dziublewska – Wydział Spraw Obywatelskich,

9)      Hanna Kamińska – Wydział Architektury i Urbanistyki,

10)  Jadwiga Skrobacka – Wydział Ochrony Środowiska,

11)  Agnieszka Szymonek – Wydział Organizacyjny,

12)  Joanna Ściegienny - Wydział Organizacyjny,

13)  Iwona Jończyk – Wydział Ochrony Środowiska,

14)  Mariusz Osiński – Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego,

15)  Sławomir Ciszowski – Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego,

16)  Piotr Czerwiński – Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego,

17)  Sylwia Salata – Wydział Prawny,

18)  Kamil Wojniak – Zakład Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce.

2. Skład Zespołu ds. Jakości w miarę potrzeb może zostać zmieniony lub poszerzony
o innych pracowników Urzędu.

3. Do zadań Zespołu należy:

1)      ustalenie strategii i zakresu wdrożenia nowych systemów oraz innych narzędzi usprawniających pracę Urzędu,

2)      nadzór nad przebiegiem prac zgodnie z przyjętymi harmonogramami,

3)      ustalenie struktury potrzebnej dokumentacji,

4)      opracowanie i wdrożenie wymaganej i ustalonej dokumentacji,

5)      wprowadzenie zmian związanych z uwagami użytkowników,

6)      uruchamianie działań korygujących w przypadkach, gdy przyczyny niezgodności są możliwe do usunięcia przez Kierownictwo Urzędu,

7)      rozpatrywanie problemów jakościowych zgłaszanych przez pracowników i auditorów wewnętrznych i zewnętrznych oraz uruchamianie działań zapobiegawczych,

8)      analiza informacji i problemów pod kątem wprowadzania zmian w Polityce Jakości i celach realizowanych procesów.

§ 6

            Zespołem ds. Jakości kieruje Pełnomocnik Prezydenta ds. opracowania, wdrożenia
i utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania przy pomocy Koordynatora ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

§ 7

            Zobowiązuje się Zastępców Prezydenta, Pełnomocników, Dyrektorów Wydziałów/ Kierowników równorzędnych komórek organizacyjnych Urzędu do ścisłej współpracy
z Pełnomocnikiem Prezydenta w zakresie wdrożenia i utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

§ 8

            Wykonanie Zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi Prezydenta ds. opracowania, wdrożenia i utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

§ 9

            Traci moc Zarządzenie Nr 35/2008 Prezydenta Miasta Kielce z dnia 15 lutego 2008r.
w sprawie ustalenia zasad zarządzania i nadzoru nad pracami związanymi z ustanowieniem, wdrażaniem i doskonaleniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miasta Kielce

§ 10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

PREZYDENT MIASTA

Wojciech Lubwski