Kielce, dn.05-09-2019
Znak: BSC-I.042.3.2019	

ZAPYTANIE W CELU OSZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

Zamawiający: Urząd Miasta Kielce, Biuro Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem - Smart City, 25-659 Kielce, ul. Strycharska 6.
W związku z potrzebą dokonania wstępnego szacowania/wyceny wartości zamówienia w ramach planowanego postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy świadczenia usług związanych z organizacją wydarzenia Hackathon Idea Kielce 2019 (tj. maratonu programistycznego o tematyce miejskiej przeznaczonego dla entuzjastów cyfrowych innowacji) oraz wsparcia mentorskiego po zakończeniu wydarzenia, w ramach realizacji projektu pn. „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego” wybranego do realizacji w konkursie Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju pn. „HUMAN SMART CITIES. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszkańców”, zwracam się do Państwa z prośbą o oszacowanie wartości ww. usług.
Kod CPV: Usługi doradcze w zakresie systemów i doradztwo techniczne; 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez. 
Planowany Termin realizacji usługi: organizacja wydarzenia – 16-17 listopada 2019; wsparcie mentorskie po zakończeniu wydarzenia – do maja 2020 r.

Poprzez świadczenie usług związanych z organizacją Hackathon Idea Kielce 2019 oraz wsparcia mentorskiego po zakończeniu wydarzenia Zamawiający rozumie:
1. Część I Usługa organizacji merytorycznej Hackathonu obejmujące:
1)	przygotowanie harmonogramu prac w uzgodnieniu ze Zleceniodawcą w terminie 7 dni od daty podpisania Umowy
2)	przygotowanie regulaminu wydarzenia,
3)	przygotowanie agendy do uzgodnienia ze Zleceniodawcą, 
4)	obsługę prawną Hackathonu,
5)	konsultacje merytoryczne dotyczące naboru lokalnych mentorów, 
6)	zapewnienie udziału przedstawicieli w pracach Jury,
7)	zapewnienie udziału ustalonej liczby mentorów do obsługi w trakcie trwania Hackathonu, uzgodnionych ze Zleceniodawcą (w zależności od ilości uczestników należy zapewnić przynajmniej 1 mentora dla 6 zespołów liczących 3-4 uczestników), z czego 2/3 będą stanowić mentorzy techniczni
8)	opracowanie wytycznych merytorycznych i technicznych w tym przedstawienie wyzwań tematycznych dla zespołów (z podaniem tematów dla aplikacji i analiz danych oraz zakresów danych, które powinny zostać wykorzystane), sposób udostępniania i opisywania kodów źródłowych w terminie zgodnym z przyjętym harmonogramem.

2. Część II. Usługi techniczne obejmujące:
1)	udział przedstawicieli Zleceniobiorcy w spotkaniach organizacyjnych,
2)	pozyskanie sponsorów nagród rzeczowych Hackathonu o łącznej wartości 10 000 zł brutto. Nagrody podlegają uzgodnieniu ze Zleceniodawcą,
3)	zapewnienie wykonania identyfikatorów, smyczy, koszulek, materiałowych toreb dla uczestników, mentorów i organizatorów, wg wzorów dostarczonych przez Zleceniodawcę dla szacowanej liczby uczestników ok. 100,
4)	współpracę przy przygotowaniu odpowiedniej infrastruktury technicznej w miejscu, gdzie odbywać się będzie Hackathon,
5)	wsparcie w przygotowaniu komunikacji nt. Hackathonu,
6)	prowadzenie komunikacji o Hackathonie na swoim kanale social media, zgodnie z media planem uzgodnionym ze Zleceniodawcą,
7)	 przeprowadzenie rekrutacji uczestników w uzgodnieniu ze Zleceniodawcą.

3. Część III. Usługi promocyjne obejmujące: 
1)	zapewnienie ogólnopolskiego partnera/patrona medialnego uzgodnionego ze Zleceniodawcą, 
2)	promocję poprzez kanały informacyjne Zleceniobiorcy, 
3)	poprowadzenie kampanii marketingowej w social mediach o wartości 1500 zł brutto
4)	umieszczenie logotypów zgodnie z wymaganiami Zleceniodawcy oraz wskazanych przez niego jego partnerów na wszystkich materiałach Hackathonu;
5)	umieszczenie logotypów zgodnie z wymaganiami Zleceniodawcy oraz wskazanych przez niego jego partnerów w mediach społecznościowych 
6)	kreowanie pozytywnego wizerunku Zleceniodawcy w czasie obowiązywania umowy;

4. Część IV. Usługi wsparcia mentorskiego dla uczestników Hackathonu po zakończeniu wydarzenia obejmujące:
1)	zdalne konsultacje prowadzone przez doświadczonego programistę w postaci 8 godzin w miesiącu w okresie trwania umowy, realizowanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej 
2)	osobiste konsultacje prowadzone przez doświadczonego programistę dla wybranych zespołów w łącznym wymiarze 8 godzin w okresie trwania umowy.

Uprzejmie proszę o przesłanie szacowanej wartości zamówienia wyłącznie w wersji elektronicznej do dnia 13 września 2019 r. do godziny 14.00 na adres: anna.dwurnik@um.kielce.pl 

Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tj.Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie stanowi zaproszenia do składania ofert, nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.) oraz nie stanowi zobowiązania Miasta Kielce do przyjęcia którejkolwiek z ofert.Wszelkie pytania na temat niniejszego zapytania należy kierować na adres e-mail: anna.dwurnik@um.kielce.pl lub agnieszka.michta@um.kielce.pl

Niniejsze zapytanie zostało sporządzone na potrzeby szacunku i nie stanowi zaproszenia do składania ofert.

Załączniki:
Załącznik Nr 1 Formularz szacowania wartości zamówienia
Załącznik Nr 2 Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Załącznik nr 1 do Zapytania 
w celu oszacowania wartości zamówienia

FORMULARZ SZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA
świadczenia usług związanych z organizacją Hackathon Idea Kielce 2019 oraz wsparcia mentorskiego po zakończeniu wydarzenia
Nazwa projektu:	„System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego”	
Cena jednostkowa brutto w PLN za każdą część:	
	Netto [PLN]	VAT [PLN]	Brutto [PLN]*	
I część				
II część				
III część				
IV część				
Wartość całości zamówienia*				
Wartość zamówienia brutto (słownie)**		
* Do rozeznania rynku będzie brana wartości całości zamówienia	
**Cena brutto zawiera podatek VAT oraz wszystkie koszty związane z całkowitym wykonaniem przedmiotu zamówienia	

Informacja o oferencie przygotowującym szacunek:
Nazwa		
Adres		
Nr tel. kontaktowego		
Adres e-mail		
NIP		
REGON		

Data sporządzenia szacunku:

Załącznik nr 2 do Zapytania 
w celu oszacowania wartości zamówienia

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), uprzejmie informujemy, iż:
a)	Administratorem Państwa danych osobowych jest Prezydent Miasta Kielce, Rynek 1, 
25-303 Kielce. W przypadku pytań dotyczących procesu przetwarzania swoich danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pisząc na adres e-mail iod@um.kielce.pl,
b)	podane dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzonym postępowaniem w sprawie świadczenia usług związanych z organizacją Hackathon Idea Kielce 2019 oraz wsparcia mentorskiego po zakończeniu wydarzenia, w ramach realizacji projektu pn. „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego”, w celu rozeznania rynku na świadczenie ww. usługi. 
c)	podanie danych jest obowiązkowe, a podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych przez Administratora jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz 6.5 Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 - Zamówienia udzielane w ramach projektów.
d)	przekazane przez Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego dane te zostały przekazane, z zastrzeżeniem, iż okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przewidziany przez przepisy prawa, jakie mogą mieć związek z realizacją niniejszego celu, lub bezterminowo w przypadku zaklasyfikowania dokumentacji do kategorii archiwalnej A.
e)	przysługuje Państwu prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, kopii danych, usunięcia danych, przy czym uprawnienie to zostanie zrealizowane po okresie nie krótszym niż okres przechowywania danych,
f)	odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa lub podmioty upoważnione na podstawie podpisanej umowy pomiędzy Administratorem a tym podmiotem.
g)	w przypadku powzięcia informacji o niewłaściwym przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez Administratora, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi na przetwarzanie swoich danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.